क्यों खरीद प्रक्रिया मायने रखती है: एक डेटा-समर्थित गाइड

यदि आप इसे पढ़ रहे हैं, तो आप पहले से ही जानते हैं प्रोक्योरमेंट प्रक्रिया मामले। लेकिन यह जानने के बीच कि यह महत्वपूर्ण है और अपने सीएफओ के लिए इसका मूल्य साबित करना है - या एक टूटी हुई प्रणाली को ठीक करना - एक बड़े पैमाने पर अंतराल करता है जिसमें संगठनों को लाखों की लागत आती है।

हम सिद्धांत से परे चले गए हैं। यह गाइड सबूत, रूपरेखा और कार्रवाई योग्य अंतर्दृष्टि प्रदान करता है जिसे आपको एक लागत केंद्र से खरीद को एक रणनीतिक हथियार में बदलने की आवश्यकता है।

 

1। पठार से परे: क्या "महत्वपूर्ण" वास्तव में मतलब है

 

आइए स्पष्ट करें: जब हम कहते हैं कि "खरीद में प्रक्रिया बहुत महत्वपूर्ण है," हम नौकरशाही के चरणों का पालन करने के बारे में बात नहीं कर रहे हैं। हम एक दोहराने योग्य प्रणाली बनाने के बारे में बात कर रहे हैं जो अनुमानित परिणाम उत्पन्न करता है।

क्या विश्व स्तरीय खरीद को बाकी लोगों से अलग करता है?

शीर्ष प्रदर्शन करने वाले संगठन केवल तेजी से खरीद आदेशों की प्रक्रिया नहीं करते हैं। वे अपनी खरीद प्रक्रिया का लाभ उठाते हैं:

• 8.5% औसत लागत बचत (हैकेट समूह) में लॉक

• 95%+ अनुपालन दर प्राप्त करें

• आपूर्ति जोखिम जोखिम को 40% तक कम करें

• 30-50% तक सोर्सिंग चक्र समय में कटौती

अंतर इरादा नहीं है - यह कार्यान्वयन है। और यह कार्यान्वयन वास्तव में समझने के साथ शुरू होता है कि आप क्या बना रहे हैं और क्यों।

 

2। सबूत: खरीद मूल्य के चार स्तंभ

 

स्तंभ 1: लागत बचत से परे वित्तीय प्रभाव

हर कोई बचत के बारे में बात करता है, लेकिन परिपक्व प्रक्रियाएं मूल्य परिष्कृत सीएफओ वास्तव में परवाह करती हैं:

 

कार्यशील पूंजी अनुकूलन:

• विस्तारित भुगतान शर्तों ने संरचित के माध्यम से बातचीत की सप्लायर प्रबंधन

• प्रारंभिक भुगतान छूट सुव्यवस्थित चालान प्रक्रियाओं के माध्यम से कैप्चर की गई

• बेहतर मांग योजना के माध्यम से इन्वेंटरी में कमी

 

स्वामित्व की कुल लागत (TCO) प्रबंधन:

एक संरचित प्रक्रिया इकाई मूल्य से परे मूल्यांकन को बल देती है। इस विनिर्माण उदाहरण पर विचार करें:

 

लागत तत्व	पारंपरिक दृष्टिकोण	सामरिक प्रक्रिया दृष्टिकोण
यूनिट मूल्य	$100	$105
परिवहन	$15	$12 (समेकित)
गुणवत्ता रिटर्न	8% दोष दर	2% दोष दर
भुगतान की शर्तें	नेट 30	नेट 60
प्रभावी लागत	$127.40	$119.60

 

जब आप पूरी तस्वीर के लिए खाते हैं तो "सस्ता" आपूर्तिकर्ता वास्तव में 6.5% अधिक खर्च होता है।

 

स्तंभ 2: जोखिम शमन जो वास्तव में काम करता है

रिएक्टिव जोखिम प्रबंधन सक्रिय रोकथाम से 3-5x अधिक लागत। एक अनुशासित प्रक्रिया के माध्यम से सुरक्षा का निर्माण करती है:

 

आपूर्तिकर्ता विटिंग कि मायने रखता है:

• वित्तीय स्वास्थ्य निगरानी (डी एंड बी स्कोर, भुगतान इतिहास)

• भू -राजनीतिक जोखिम मूल्यांकन

• व्यापार निरंतरता योजना सत्यापन

• अनुपालन प्रमाणन ट्रैकिंग

 

संविदा प्रबंधन यह समस्याओं को रोकता है:

एक ग्राहक ने पाया कि 23% सक्रिय अनुबंधों में ऑटो-नवीनीकरण खंड थे जो वे नहीं चाहते थे। उनकी "अनौपचारिक प्रक्रिया" उन्हें अनावश्यक नवीकरण में सालाना $ 2.3M की लागत थी।

 

स्तंभ 3: अनुपालन आप माप सकते हैं

"छाया खर्च "केवल एक नियंत्रण मुद्दा नहीं है - यह एक वित्तीय रिसाव है। खराब खरीद प्रक्रियाओं वाले संगठन आमतौर पर देखते हैं:

• अनुमोदित चैनलों के बाहर होने वाले 15-25% खर्च

• तेजी से विकास की अवधि के दौरान 40% अधिक मावेरिक खर्च

• विनियमित उद्योगों में 3x अधिक अनुपालन उल्लंघन

उपयुक्त नियंत्रणों के साथ एक प्रलेखित प्रक्रिया आमतौर पर 80-90% दुष्ट दो तिमाहियों के भीतर खर्च करती है।

 

स्तंभ 4: रणनीतिक संबंध जो नवाचार को चलाते हैं

लेन -देन की खरीद को आज का आदेश मिलता है। रणनीतिक खरीद कल के लाभ को सुरक्षित करती है।

नवाचार पाइपलाइन:
जब आप संरचित आपूर्तिकर्ता विकास के लिए मूल्य वार्ता से आगे बढ़ते हैं, तो आप अनलॉक करते हैं:

• संयुक्त उत्पाद विकास के अवसर

• नई प्रौद्योगिकियों के लिए विशेष पहुंच

• पहले-से-बाजार लाभ

• साझा निरंतर सुधार पहल

एक मोटर वाहन आपूर्तिकर्ता ने अपने संरचित आपूर्तिकर्ता नवाचार कार्यक्रम को पांच वर्षों में अपने पेटेंट फाइलिंग के 42% के साथ श्रेय दिया।

 

3। इसे गलत होने की लागत: वास्तविक परिणाम

 

खराब प्रक्रियाओं में स्पष्ट, औसत दर्जे का प्रभाव होता है:

वित्तीय रिसाव उदाहरण:

• एक टेक फर्म ने अप्रबंधित सॉफ्टवेयर लाइसेंस नवीनीकरण के माध्यम से सालाना $ 4.7M खो दिया

• एक रिटेलर ने खंडित अनुबंध के कारण रसद सेवाओं के लिए 22% ऊपर बाजार का भुगतान किया

• एक निर्माता ने अकेले एक तिमाही में फीस को तेज करने में $ 850K का आयोजन किया

परिचालन प्रभाव:

• नए उत्पादों के लिए 35% लंबा समय-समय पर बाजार

• 50% अधिक आपूर्ति व्यवधान

• 28% कम आपूर्तिकर्ता प्रदर्शन स्कोर

ESG अंधा:
एक कठोर प्रक्रिया के बिना, ईएसजी प्रतिबद्धताएं खाली वादे बनी हुई हैं। एक उपभोक्ता वस्तु कंपनी ने अपने "टिकाऊ" आपूर्तिकर्ताओं का 60% खोजा जब ऑडिट किए जाने पर बुनियादी अनुपालन प्रलेखन प्रदान नहीं कर सके।

 

4। फ्रेमवर्क: खरीद उत्कृष्टता के पांच घटक

 

घटक 1: रणनीतिक योजना और खुफिया जानकारी

• लाभ उठाने के अवसरों की पहचान करने के लिए वर्गीकरण से परे विश्लेषण करें

• बाजार खुफिया सोर्सिंग रणनीति में एकीकृत

• औपचारिक शासन के माध्यम से हितधारक संरेखण

कार्यान्वयन टिप: 12 महीने की श्रेणी प्रबंधन रोडमैप के साथ शुरू करें जो व्यावसायिक उद्देश्यों के साथ संरेखित करता है, न कि केवल खरीद लक्ष्यों के साथ।

 

घटक 2: आपूर्तिकर्ता प्रबंधन जो परिणाम वितरित करता है

एक स्तरीय दृष्टिकोण संसाधनों से मिलान रणनीतिक महत्व सुनिश्चित करता है:

 

टीयर	मानदंड	प्रबंधन दृष्टिकोण
सामरिक	खर्च/प्रभाव द्वारा शीर्ष 10%	त्रैमासिक व्यापार समीक्षा, संयुक्त योजना, नवाचार कार्यशालाएं
फ़ायदा उठाना	उच्च खर्च, कम भेदभाव	प्रदर्शन प्रबंधन, निरंतर लागत सुधार
लेन-देन संबंधी	कम खर्च, कम जोखिम	सुव्यवस्थित प्रक्रियाएं, स्व-सेवा पोर्टल

 

घटक 3: स्रोत-से-अनुबंध इंजन

आपकी प्रक्रिया के दिल को कठोरता की जरूरत है:

आरएफएक्स विकास इसके परिणाम मिलते हैं:

• भारित मानदंड व्यावसायिक उद्देश्यों के लिए संरेखित (सिर्फ मूल्य नहीं)

• विभिन्न पुरस्कार रणनीतियों के लिए परिदृश्य विश्लेषण

• कागज पर क्या है परे आपूर्तिकर्ता क्षमता का आकलन

बातचीत की योजना जो जीतती है:

सबसे सफल वार्ताएं मेज पर बैठने से पहले होती हैं। तैयारी में शामिल होना चाहिए:

• बातचीत समझौते (BATNA) परिभाषा का सबसे अच्छा विकल्प

• स्पष्ट व्यापार-बंद के साथ रियायत योजना

• वॉक-दूर पदों पर हितधारक संरेखण

 

घटक 4: खरीद-से-भुगतान दक्षता

इस क्षेत्र का अनुकूलन आमतौर पर 200-300% ROI के माध्यम से उत्पन्न करता है:

• इलेक्ट्रॉनिक कैटलॉग प्रबंधन

• तीन-तरफ़ा मैच स्वचालन

• गतिशील छूट कार्यक्रम

 

घटक 5: दांतों के साथ प्रदर्शन प्रबंधन

क्या मापा जाता है प्रबंधित हो जाता है। आवश्यक मैट्रिक्स में शामिल हैं:

• लागत बचत संबोधित खर्च के प्रतिशत के रूप में

• श्रेणी के आधार पर खरीद चक्र समय

• एसएलएएस के खिलाफ आपूर्तिकर्ता प्रदर्शन

• प्रक्रिया अनुपालन दर

 

5। आपका कार्यान्वयन रोडमैप: आंतरिक बनाम भागीदार-नेतृत्व वाला दृष्टिकोण

 

पथ ए: आंतरिक उत्कृष्टता का निर्माण

चरण 1: मूल्यांकन (सप्ताह 1-4)

• प्रक्रिया परिपक्वता मूल्यांकन

• विश्लेषण और अवसर की पहचान खर्च करें

• हितधारक साक्षात्कार और दर्द बिंदु मानचित्रण

चरण 2: रणनीति विकास (सप्ताह 5-8)

• श्रेणी रणनीति विकास

• प्रौद्योगिकी ढेर मूल्यांकन

• संगठनात्मक डिजाइन और क्षमता मूल्यांकन

चरण 3: कार्यान्वयन (महीने 3-9)

• प्रक्रिया पुनर्निर्देशन और प्रलेखन

• प्रौद्योगिकी कार्यान्वयन

• परिवर्तन प्रबंधन और प्रशिक्षण

चरण 4: अनुकूलन (चल रहा)

• निष्पादन की निगरानी

• निरंतर सुधार पहल

• क्षमता विकास

 

पथ बी: बाहरी समर्थन पर कब विचार करना है

A प्रोक्योरमेंट पार्टनर जब समझ में आता है:

• आपके पास विशिष्ट श्रेणी विशेषज्ञता की कमी है

• आंतरिक संसाधन विवश हैं

• आपको तेजी से परिवर्तन की आवश्यकता है

• ऑब्जेक्टिव मार्केट इंटेलिजेंस महत्वपूर्ण है

सही साथी का चयन करना:

• प्रदर्शनित श्रेणी विशेषज्ञता के लिए देखें, न कि केवल सामान्य खरीद ज्ञान

• अपने परिणामों के साथ संरेखित पारदर्शी मूल्य निर्धारण मॉडल की आवश्यकता है

• उनकी तकनीक और विश्लेषणात्मक क्षमताओं का मूल्यांकन करें

• औसत दर्जे के परिणामों के साथ विशिष्ट केस स्टडी के लिए पूछें

 

6। ज्ञान से कार्रवाई तक: आपके अगले चरण

 

यह समझना कि खरीद के मामले शुरुआती बिंदु क्यों हैं। कार्रवाई करना वह है जो बाजार के नेताओं को बाकी लोगों से अलग करता है।

तत्काल कार्रवाई (इस सप्ताह):

1. एक त्वरित खर्च विश्लेषण करें - पसंदीदा आपूर्तिकर्ताओं के साथ प्रतिशत क्या है?

2. अपने शीर्ष 5 अनुबंधों की समीक्षा करें - क्या आप सभी शर्तों और नवीनीकरण की तारीखों को समझते हैं?

3. आंतरिक हितधारकों का सर्वेक्षण करें - उनके सबसे बड़े खरीद दर्द बिंदु क्या हैं?

रणनीतिक योजना (अगले 90 दिन):

1. इस गाइड में डेटा का उपयोग करके प्रक्रिया सुधार के लिए एक व्यावसायिक मामला विकसित करें

2. खर्च और रणनीतिक महत्व के आधार पर एक श्रेणी प्राथमिकता मैट्रिक्स बनाएं

3. अपने वर्तमान खरीद प्रदर्शन के लिए बेसलाइन मैट्रिक्स स्थापित करें

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अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न: खरीद प्रक्रिया उत्कृष्टता

 

1। प्रश्न: घर्षण पैदा किए बिना खरीद प्रक्रिया का पालन करने के लिए हमें अन्य विभाग (जैसे मार्केटिंग या आर एंड डी) कैसे मिलते हैं?

A: यह एक परिवर्तन प्रबंधन चुनौती है, एक प्रक्रियात्मक नहीं। कुंजी अपने आप को एक सूत्रधार के रूप में एम्बेड करना है, न कि एक गेटकीपर के रूप में। अपने लक्ष्यों को जल्दी समझने के लिए प्रमुख विभागों को खरीद व्यापार भागीदारों को असाइन करें। उनके साथ सह-विकास श्रेणी की रणनीतियाँ और उनकी भाषा का उपयोग करें-"अभियान लॉन्च को अनुबंध के मुद्दों से देरी नहीं कर रही है" या "विक्रेता सहयोग के दौरान बौद्धिक संपदा की रक्षा करने में देरी नहीं है।"

 

2। प्रश्न: हमारी कंपनी एक बहु-स्तरीय आपूर्तिकर्ता कार्यक्रम के लिए बहुत छोटी है। हमें न्यूनतम व्यवहार्य प्रक्रिया क्या चाहिए?

A: "महत्वपूर्ण कुछ" पर ध्यान केंद्रित करें। किसी भी नए विक्रेता के लिए एक अनिवार्य आपूर्तिकर्ता प्रश्नावली के साथ एक सेट खर्च थ्रेशोल्ड पर शुरू करें। एक सरल, केंद्रीय अनुबंध रिपॉजिटरी (यहां तक ​​कि एक मानक टेम्पलेट के साथ एक साझा ड्राइव) को लागू करें। सबसे महत्वपूर्ण बात, खर्च या प्रभाव द्वारा अपने शीर्ष 3-5 आपूर्तिकर्ताओं के साथ एक त्रैमासिक व्यावसायिक समीक्षा स्थापित करें। यह प्रयास के 20% के साथ मूल्य का 80% कवर करता है।

 

3। प्रश्न: एक अनुबंध में कौन से विशिष्ट खंड हमें आपूर्ति श्रृंखला व्यवधानों से सबसे अच्छी तरह से बचाते हैं?

एक: मानक बल मेजर से परे, विस्तृत व्यापार निरंतरता योजना प्रकटीकरण और परिचालन लचीलापन के लिए राइट-टू-ऑडिट खंड पर जोर दें। इसके अलावा, इन्वेंट्री स्टॉकिंग दायित्वों और वैकल्पिक शिपिंग मार्ग आवश्यकताओं को शामिल करें। ये सक्रिय खंड पहले से ही एक विघटन होने के बाद जुर्माना खंड से अधिक प्रभावी हैं।

 

4। प्रश्न: हम नए खरीद सॉफ्टवेयर को लागू कर रहे हैं। हम कैसे सुनिश्चित करते हैं कि हमारी टीम वास्तव में इसका उपयोग करती है और हमें अपने निवेश पर वापसी मिलती है?

एक: प्रौद्योगिकी गोद लेने के बिना विफल हो जाती है। एक महीने के लिए एक समानांतर पायलट प्रक्रिया (पुराना तरीका बनाम नया रास्ता) चलाएं और समय की बचत को मात्रात्मक रूप से दिखाए। प्रत्येक टीम में "प्रोसेस चैंपियन" को पहचानें और सशक्त करें। सबसे महत्वपूर्ण बात, सॉफ्टवेयर को एकीकृत करें KPIS व्यक्तिगत प्रदर्शन लक्ष्यों में - जिसे मापा जाता है और पुरस्कृत किया जाता है।

 

5। प्रश्न: हम नवाचार पर खरीद फ़ंक्शन के प्रभाव को कैसे माप सकते हैं, न कि केवल लागत बचत?

एक: ट्रैक अग्रणी संकेतक, न कि केवल वित्तीय पिछड़ने से। मैट्रिक्स बनाएं यह लागत-कटर से मूल्य-निर्माताओं तक खरीद की धारणा को बदल देता है।

 

6। प्रश्न: पहली बार अपनी खरीद प्रक्रिया में सुधार करने की कोशिश करते समय सबसे आम गलती कंपनियां क्या करती हैं?

A: वे समुद्र को उबालने की कोशिश करते हैं। वे एक "सही" एंड-टू-एंड प्रक्रिया डिजाइन करते हैं जो कि यह इतना जटिल है कि यह अपने वजन के तहत ढह जाता है। सबसे सफल परिवर्तन एक दर्दनाक, उच्च-दृश्यता श्रेणी (जैसे आकस्मिक श्रम या विपणन एजेंसियों की तरह) उठाकर शुरू करते हैं, उस प्रक्रिया को पूरी तरह से ठीक करते हैं, और व्यापक रोलआउट के लिए गति बनाने के लिए त्वरित जीत का उपयोग करते हैं।

 

7। प्रश्न: हमारे अनुरोध अक्सर एक पूर्ण प्रतिस्पर्धी बोली प्रक्रिया के लिए बहुत जरूरी होते हैं। इसे संभालने के लिए एक आज्ञाकारी तरीका क्या है?

A: एक पूर्व-अनुमोदित "तत्काल आवश्यकताएं" प्रोटोकॉल बनाएं। इसमें महत्वपूर्ण श्रेणियों के लिए आपूर्तिकर्ताओं के एक वीटेड पूल को बनाए रखना शामिल है जो पहले से ही पूर्व-उपेक्षित दरों और शर्तों के लिए सहमत हो चुके हैं। जब कोई आपातकालीन हिट होता है, तो आप इस पूल से एक सीधा पुरस्कार जारी कर सकते हैं और गति और अनुपालन दोनों को बनाए रखते हुए, "तत्काल आवश्यकता" प्रोटोकॉल के तहत औचित्य का दस्तावेजीकरण कर सकते हैं।

 

8। प्रश्न: हम ईएसजी (पर्यावरण, सामाजिक, शासन) कारकों को प्रभावी ढंग से कैसे एकीकृत करते हैं, इसके बिना यह केवल "चेकबॉक्स" व्यायाम है?

A: प्रश्नावली से परे चलें। ESG मेट्रिक्स को सीधे अपने आपूर्तिकर्ता स्कोरकार्ड में सार्थक भार (जैसे, कुल प्रदर्शन मूल्यांकन का 15-20%) के साथ एकीकृत करें। महत्वपूर्ण आपूर्तिकर्ताओं के सबसेट पर स्पॉट ऑडिट का संचालन करें। सबसे महत्वपूर्ण बात, अनुबंध नवीनीकरण के लिए एक गैर-परक्राम्य गेट मानदंड के रूप में ईएसजी प्रदर्शन को शामिल करें, जिससे यह एक व्यावसायिक अनिवार्य है, न कि बाद में।

 

9। प्रश्न: एक कंपनी में खरीद की क्या भूमिका है जो विलय और अधिग्रहण (एम एंड ए) में भारी रूप से शामिल है?

A: खरीद के बाद के एकीकरण और उचित परिश्रम के लिए खरीद महत्वपूर्ण है। उचित परिश्रम के दौरान, खरीद लक्ष्य के आपूर्तिकर्ता अनुबंधों का आकलन करती है, देनदारियों, जोखिमों और लागत-बचत तालमेल की पहचान करती है। अधिग्रहण के बाद, खरीद, संयुक्त आपूर्तिकर्ता आधार को युक्तिसंगत बनाने, खर्च करने वाली शक्ति में वृद्धि करने और एक ही मंच पर असमान प्रक्रियाओं को एकीकृत करने के प्रयास का नेतृत्व करती है।