एआई-संचालित खरीद परिवर्तन: कैसे डार्कहॉर्स सोर्सिंग आपूर्ति श्रृंखलाओं को स्मार्ट, तेज़ और अधिक कुशल बनाती है

आज की खरीद टीमों को अभूतपूर्व दबाव का सामना करना पड़ता है: अधिक आपूर्तिकर्ता, सख्त बजट, और गति और अनुपालन के लिए उच्च उम्मीदें। पारंपरिक मैन्युअल प्रक्रियाएँ अब जारी नहीं रह सकतीं। आईबीएम इंस्टीट्यूट ऑफ बिजनेस वैल्यू की एक हालिया रिपोर्ट के अनुसार, 64% मुख्य आपूर्ति श्रृंखला अधिकारी (सीएससीओ) और मुख्य परिचालन अधिकारी (सीओओ) का कहना है कि जेनरेटिव एआई पहले से ही आपूर्ति श्रृंखला वर्कफ़्लो को बदल रहा है।

इस परिवर्तन में सबसे आगे एआई एजेंट हैं, जो खरीद और अनुबंध प्रबंधन में क्रांति ला रहे हैं। डार्कहॉर्स सोर्सिंग व्यवसायों को आपूर्तिकर्ता प्रबंधन, अनुबंध, क्रय प्रक्रियाओं और चालान प्रबंधन को अनुकूलित करने में मदद करने के लिए उन्नत एआई सोर्सिंग तकनीक का लाभ उठाता है - जिससे खरीद अधिक स्मार्ट, तेज और अधिक लचीली हो जाती है।

चार प्रमुख तरीके जिनसे एआई एजेंट खरीद में बदलाव लाते हैं

1. सप्लायर प्रबंधन

एआई एजेंट आपूर्तिकर्ता ऑनबोर्डिंग को स्वचालित कर सकते हैं दस्तावेज़ एकत्र करना, अनुपालन की पुष्टि करना, और अनुमोदनों को रूट करना . आंतरिक प्रणालियों और बाहरी स्रोतों से डेटा का लगातार विश्लेषण करके, एआई एजेंट वास्तविक समय आपूर्तिकर्ता जोखिम मूल्यांकन प्रदान करते हैं, जिससे खरीद टीमों को संभावित व्यवधानों की जल्द पहचान करने में मदद मिलती है।

यह दृष्टिकोण दक्षता में सुधार करता है और आपूर्ति श्रृंखला जोखिम प्रबंधन को मजबूत करता है।

2. सोर्सिंग और अनुबंध प्रबंधन

सोर्सिंग सॉफ्टवेयर और कैंडिडेट सोर्सिंग सॉफ्टवेयर के समर्थन से, एआई एजेंट पसंदीदा विक्रेताओं की सिफारिश करते हुए आपूर्तिकर्ता तुलना और आरएफएक्स प्रतिक्रिया ट्रैकिंग में तेजी लाते हैं। वे जोखिमों को चिह्नित करने, अनुबंध समाप्ति की निगरानी करने और आंतरिक नीतियों या नियामक परिवर्तनों के आधार पर क्लॉज अपडेट का सुझाव देने के लिए अनुबंधों और वास्तविक समय डेटा का विश्लेषण भी कर सकते हैं।

यह अनुपालन सुनिश्चित करता है, मैन्युअल कार्यभार को कम करता है और खरीद चक्र को सुव्यवस्थित करता है।

3. चालान प्रबंधन

एआई एजेंट खरीद टीमों को खरीद आदेशों (पीओ) और रसीदों के साथ चालान का मिलान करने, विसंगतियों का पता लगाने, अनुमोदन शुरू करने और अपवादों को संभालने में मदद करते हैं। मैन्युअल त्रुटियों को कम करके और भुगतान चक्र में तेजी लाकर, एआई-संचालित चालान प्रबंधन वित्त और खरीद टीमों के बीच सहयोग को बढ़ाता है।

4. खरीद और खरीद निष्पादन

एआई एजेंट संपूर्ण खरीद अनुरोध-से-ऑर्डर प्रक्रिया को सुव्यवस्थित करते हैं। वे बजट को मान्य करते हैं, नीति अनुपालन को लागू करते हैं, अनुमोदन को स्वचालित करते हैं और पीओ बनाते हैं, यह सुनिश्चित करते हुए कि खरीद प्रणालियाँ जुड़ी हुई हैं और कुशलतापूर्वक काम कर रही हैं।

इन प्रक्रियाओं को एकीकृत करके, व्यवसाय तेज़, अधिक निर्बाध खरीद अनुभव प्राप्त करते हैं।

खरीद में एआई एजेंटों को एकीकृत करने के लिए सर्वोत्तम अभ्यास

डेटा सटीकता सुनिश्चित करें : AI उतना ही प्रभावी है जितना डेटा के साथ यह काम करता है। एआई एजेंट के प्रदर्शन को अधिकतम करने के लिए स्वच्छ, अद्यतन ऐतिहासिक और वर्तमान डेटा बनाए रखें।

मानक और दिशानिर्देश स्थापित करें : आपूर्तिकर्ता प्रबंधन, डेटा प्रोसेसिंग और खरीद वर्कफ़्लो में स्थिरता, पूर्वानुमेयता और विश्वसनीयता सुनिश्चित करने के लिए एआई एजेंट संचालन के लिए नियमों को परिभाषित करें।

कर्मचारियों को तैयार करें : एआई एजेंटों का परिचय वर्कफ़्लो बदलता है। गोद लेने और आरओआई को अधिकतम करने के लिए अपस्किलिंग, रीस्किलिंग और पारदर्शी संचार के माध्यम से चिंताओं का समाधान करें।

धीरे-धीरे लागू करें : पायलट कार्यक्रमों या शुरुआती उपयोग के मामलों के माध्यम से रणनीतिक रूप से एआई एजेंटों को तैनात करें। यह संगठनों को संभावित मुद्दों की पहचान करने, एआई सिस्टम को बेहतर बनाने और न्यूनतम जोखिम के साथ सुचारू एकीकरण सुनिश्चित करने की अनुमति देता है।