खरीद केपीआई में स्थिरता कैसे मापें: एक व्यावहारिक मार्गदर्शिका

आप आपको जानते हैं चाहिए स्थिरता को मापना। आपके सीईओ इसके बारे में पूछ रहे हैं. आपके ग्राहक इसकी अपेक्षा करते हैं. और सच कहूं तो, यह करना सही काम है।

लेकिन यहाँ समस्या यह है: आपके पास संभावित KPI की एक सूची है, लेकिन कोई स्पष्ट विचार नहीं है कि उन्हें वास्तविक संख्याओं में कैसे बदला जाए। फार्मूला क्या है? आपको डेटा कहां मिलता है? और आप अभिभूत हुए बिना कैसे शुरुआत करते हैं?

परिचित लग रहा है? आप अकेले नहीं हैं।

यह गाइड अलग है. हम सैद्धांतिक सूचियों से आगे बढ़ रहे हैं। हम आपको गणना करने, ट्रैक करने और रिपोर्ट करने के लिए एक स्पष्ट, चरण-दर-चरण प्लेबुक दे रहे हैं टिकाऊ खरीद प्रदर्शन . आइए जमीनी स्तर से अपनी माप रणनीति बनाएं।

 

 

अधिकांश क्यों केपीआई पहल असफल (और जाल से कैसे बचें)

 

कई कंपनियाँ उत्साह के साथ शुरुआत करती हैं। वे प्रभावशाली लगने वाले मेट्रिक्स की एक लंबी सूची इकट्ठा करते हैं। फिर, वास्तविकता सामने आती है।

उन्हें एहसास हुआ कि डेटा विभिन्न विभागों में बिखरा हुआ है। सूत्र अस्पष्ट हैं. और उन्हें पता नहीं है कि किस मेट्रिक्स को पहले प्राथमिकता देनी है। परियोजना रुक गई है, और स्थिरता "अच्छी बात" चर्चा का विषय बनी हुई है।

सफलता का रहस्य कोई लंबी सूची नहीं है। यह एक बेहतर ढांचा है. आपको एक संरचित दृष्टिकोण की आवश्यकता है जो आपके कार्यक्रम के साथ बढ़ता है।

 

एक साधारण 3-स्तरीय ढांचा आपके KPI के लिए

अपने KPI के बारे में तीन परतों में सोचें, बुनियादी अनुपालन से लेकर रणनीतिक प्रभाव तक। इससे आपको छोटी शुरुआत करने और बड़े पैमाने पर काम करने में मदद मिलती है।

• टियर 1: अनुपालन KPI - "क्या हम नियमों का पालन कर रहे हैं?"

  • ये आपकी नींव हैं. वे बुनियादी नीतियों के पालन पर नज़र रखते हैं। इन्हें मापना अक्सर सबसे आसान होता है और ये जोखिम प्रबंधन के बारे में होते हैं।

  • उदाहरण: आपूर्तिकर्ता आचार संहिता साइन-ऑफ दर, उच्च जोखिम वाले आपूर्तिकर्ताओं का प्रतिशत।

• टियर 2: प्रदर्शन KPI - "हम कैसे कर रहे हैं?"

  • एक बार जब आपकी नींव तैयार हो जाती है, तो ये मेट्रिक्स दिखाते हैं कि स्थिरता आपके दैनिक संचालन और खर्च में कैसे एकीकृत होती है।

  • उदाहरण: सतत व्यय प्रतिशत, औसत आपूर्तिकर्ता ईएसजी स्कोर।

• टियर 3: प्रभाव केपीआई - "हम क्या मूल्य बना रहे हैं?"

  • यह रणनीतिक स्तर है. ये KPI आपकी खरीद गतिविधियों को व्यापक व्यावसायिक और पर्यावरणीय लक्ष्यों से जोड़ते हैं। वे नेतृत्व को रिपोर्ट करने के लिए सबसे शक्तिशाली हैं।

  • उदाहरण: कार्बन उत्सर्जन में कमी, पुनर्चक्रित सामग्री की मात्रा का उपयोग।

यह ढाँचा आपको एक ही बार में सब कुछ करने का प्रयास करने से रोकता है। आप टियर 1 से शुरुआत कर सकते हैं और वहां से निर्माण कर सकते हैं।

 

आपकी मुख्य KPI लाइब्रेरी: सूत्र और वास्तविक गणनाएँ

 

यहीं पर सिद्धांत अभ्यास से मिलता है। आइए सटीक फ़ार्मुलों और वास्तविक संख्याओं के साथ कुछ सबसे मूल्यवान KPI को तोड़ें।

 

 

केपीआई 1: सतत व्यय प्रतिशत

• यह आपको क्या बताता है: आपके कुल खर्च का अनुपात जो आपके परिभाषित स्थिरता मानदंडों के अनुरूप है।

• सूत्र:
  (Total Spend with Pre-Qualified Sustainable Suppliers / Total Procurement Spend) x 100

• डेटा कहां मिलेगा: आपका ईआरपी या व्यय विश्लेषण प्रणाली। प्रमाणित/पसंदीदा आपूर्तिकर्ताओं की आपकी सूची।

• काम किया गया उदाहरण:

  • मान लीजिए कि आपकी कंपनी, "एबीसी मैन्युफैक्चरिंग" का पिछली तिमाही में कुल खरीद व्यय $1,000,000 था।

  • ऐसे आपूर्तिकर्ताओं के साथ आपका खर्च $350,000 था जो फेयर-ट्रेड प्रमाणित हैं या जिनके पास शीर्ष स्तरीय इकोवाडिस रेटिंग है।

  • आपकी गणना:($350,000 / $1,000,000) x 100 = 35%

  • आपका KPI: आपका स्थायी व्यय प्रतिशत 35% है।

 

केपीआई 2: आपूर्तिकर्ता ईएसजी ऑडिट पूर्णता दर

• यह आपको क्या बताता है: आप अपने सबसे महत्वपूर्ण आपूर्ति श्रृंखला क्षेत्रों में जोखिम का प्रबंधन कितने प्रभावी ढंग से कर रहे हैं।

• सूत्र:
  (Number of High-Risk Suppliers Audited for ESG / Total Number of Identified High-Risk Suppliers) x 100

• डेटा कहां खोजें: आपका आपूर्तिकर्ता जोखिम मूल्यांकन डेटाबेस; आंतरिक लेखापरीक्षा रिकॉर्ड.

• काम किया गया उदाहरण:

  • आपने 50 आपूर्तिकर्ताओं को उनके उद्योग और स्थान के आधार पर "उच्च जोखिम" के रूप में पहचाना है।

  • पिछले 12 महीनों में, आपने उनमें से 18 के लिए ईएसजी ऑडिट (ऑनसाइट या रिमोट) पूरे कर लिए हैं।

  • आपकी गणना:(18 / 50) x 100 = 36%

  • आपका KPI: आपका आपूर्तिकर्ता ESG ऑडिट पूर्णता दर 36% है।

 

केपीआई 3: कार्बन उत्सर्जन में कमी (टियर 3 प्रभाव)

• यह आपको क्या बताता है: आपके स्थायी सोर्सिंग निर्णयों का वास्तविक पर्यावरणीय लाभ।

• सूत्र:
  (Baseline Emissions from Transportation & Materials - Current Emissions from Transportation & Materials)

  • ध्यान दें: इसके लिए आप अक्सर एलसीए (जीवन चक्र आकलन) डेटा या इकोवाडिस कार्बन एक्शन मॉड्यूल जैसे टूल के साथ काम करेंगे।

• डेटा कहां मिलेगा: आपूर्तिकर्ता-विशिष्ट उत्सर्जन डेटा, लॉजिस्टिक्स भागीदार रिपोर्ट, एलसीए डेटाबेस।

• काम किया गया उदाहरण:

  • पिछले साल, एक उत्पाद श्रृंखला के लिए आपके लॉजिस्टिक्स ने 500 टन CO2 का उत्पादन किया था।

  • इस वर्ष, 200 मील नजदीक के आपूर्तिकर्ता पर स्विच करने और इलेक्ट्रिक वाहन बेड़े वाले वाहक का उपयोग करने से उत्सर्जन 380 टन तक गिर गया।

  • आपकी गणना: 500 tons - 380 tons = 120 tons

  • आपका KPI: आपने CO2 उत्सर्जन में 120 टन की कमी हासिल की है।

 

आपका 3 चरण कार्यान्वयन रोडमैप : ज़ीरो से हीरो # नगण्य व्यक्ति का महत्वपूर्ण बन जाना

 

समुद्र को उबालने की कोशिश मत करो. इसे लागू करने की एक व्यावहारिक योजना यहां दी गई है।

 

 

चरण 1: फाउंडेशन (पहले 3 महीने)

• लक्ष्य: प्रक्रिया को साबित करें और त्वरित जीत हासिल करें।

• क्रिया: एक या दो टियर 1 KPI चुनें। आपूर्तिकर्ता की आचार संहिता साइन-ऑफ़ दर शुरू करने के लिए एक बेहतरीन जगह है। इसे स्प्रेडशीट में मैन्युअल रूप से ट्रैक करें। अपने 100% नए आपूर्तिकर्ताओं से हस्ताक्षर करवाएं।

 

चरण 2: गति (महीने 4-12)

• लक्ष्य: मुख्य खरीद निर्णयों में स्थिरता को एकीकृत करना।

• कार्रवाई: सतत व्यय प्रतिशत की तरह एक टियर 2 KPI का परिचय दें। प्रगति की कल्पना करने के लिए हमारे निःशुल्क डैशबोर्ड टेम्पलेट (नीचे) का उपयोग शुरू करें। "टिकाऊ आपूर्तिकर्ताओं" की पहचान कैसे करें, इस पर अपनी टीम को प्रशिक्षित करें।"

 

चरण 3: रणनीतिक प्रभाव (वर्ष 2 और उससे आगे)

• लक्ष्य: अपने कार्यक्रम का वित्तीय और ब्रांड मूल्य प्रदर्शित करें।

• कार्रवाई: कार्बन उत्सर्जन में कमी की तरह टियर 3 प्रभाव KPI को अपनाएं। अधिक सटीक डेटा के लिए विशेष सॉफ़्टवेयर में निवेश करें। वार्षिक रिपोर्ट और नेतृत्व में अपनी उपलब्धियों की रिपोर्ट करना शुरू करें।

 

व्यापार के उपकरण: स्प्रेडशीट से लेकर सॉफ्टवेयर तक

शुरू करने के लिए आपको बड़े बजट की आवश्यकता नहीं है।

• स्प्रेडशीट (एक्सेल/गूगल शीट): चरण 1 के लिए बिल्कुल उपयुक्त। वे लचीले हैं और हर किसी के पास हैं। नकारात्मक पक्ष? वे मैनुअल हैं और गन्दा हो सकते हैं।

• बीआई और विज़ुअलाइज़ेशन टूल (पावर बीआई, टेबल्यू): चरण 2 के लिए उत्कृष्ट। वे आपके डेटा से जुड़ते हैं और रिपोर्टिंग के लिए शक्तिशाली, स्वचालित डैशबोर्ड बनाते हैं।

• विशिष्ट स्थिरता प्लेटफ़ॉर्म (इकोवाडिस, सीवो): चरण 3 के लिए विकल्प। वे आपूर्तिकर्ताओं से डेटा संग्रह को स्वचालित करते हैं, उद्योग बेंचमार्क प्रदान करते हैं, और कार्बन फ़ुटप्रिंट जैसे जटिल मैट्रिक्स की गणना करने में मदद करते हैं।

 

आपकी कार्य योजना और निःशुल्क डैशबोर्ड टेम्पलेट

 

अब आपके पास खाका है. केवल एक ही काम करना बाकी है और वह है शुरुआत।

1. अपना पहला KPI परिभाषित करें: रूपरेखा के आधार पर, टियर 1 से एक मीट्रिक चुनें।

2. डेटा का पता लगाएं: वित्त या संचालन से बात करें। पता लगाएं कि वह डेटा कहां रहता है।

3. अपनी आधार रेखा की गणना करें: यह देखने के लिए कि आप आज कहाँ खड़े हैं, उपरोक्त सूत्रों का उपयोग करें।

इसे अविश्वसनीय रूप से आसान बनाने के लिए, हमने एक सतत खरीद KPI स्टार्टर किट बनाई है।

 

अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न: स्थिरता KPI को लागू करना

 

1. प्रश्न: हमें कैसे मिलेगा आंतरिक खरीदारी और बजट इन स्थिरता KPI को ट्रैक करने के लिए?

A: अपने सीएफओ की भाषा बोलकर शुरुआत करें। "अच्छा-महसूस" पहलू के साथ आगे न बढ़ें। इसके बजाय, जोखिम शमन (भविष्य के अनुपालन जुर्माने से बचना), लागत बचत (उदाहरण के लिए, ऊर्जा-कुशल आपूर्तिकर्ताओं से), और राजस्व वृद्धि (ईएसजी-सचेत ग्राहकों के लिए आकर्षक) पर केंद्रित एक व्यावसायिक मामला बनाएं। एक व्यावसायिक इकाई के साथ एक छोटा पायलट प्रोजेक्ट अधिक फंडिंग सुरक्षित करने के लिए एक शक्तिशाली अवधारणा के प्रमाण के रूप में काम कर सकता है।

 

2. प्रश्न: हमारे सामने आने वाली सबसे बड़ी डेटा चुनौती क्या है और हम इसे कैसे दूर कर सकते हैं?

A: सबसे बड़ी बाधा अक्सर आपूर्तिकर्ताओं, विशेषकर छोटे आपूर्तिकर्ताओं का असंगत डेटा होता है। आप सरल शुरुआत करके इस पर काबू पा सकते हैं। 100 डेटा पॉइंट न मांगें. एक संक्षिप्त, अनिवार्य आपूर्तिकर्ता स्व-मूल्यांकन प्रश्नावली से शुरुआत करें। आप तृतीय-पक्ष रेटिंग प्लेटफ़ॉर्म (जैसे इकोवाडीज़) का भी लाभ उठा सकते हैं जो पहले से ही इस डेटा को एकत्र और मानकीकृत करते हैं, जिससे आपकी मेहनत बच जाती है।

 

3. प्रश्न: हमें वास्तव में कितने KPI को ट्रैक करना शुरू करना चाहिए?

A: हर चीज़ पर नज़र रखने की इच्छा का विरोध करें। यह बर्नआउट करने का एक तेज़ तरीका है। पूरी तरह से व्यावहारिक बनें. तीन से अधिक से प्रारंभ न करें. हमारे द्वारा चर्चा की गई रूपरेखा के प्रत्येक स्तर में से एक चुनें। इससे प्रयास प्रबंधनीय रहता है और आपकी टीम को आगे बढ़ने से पहले सीखने, अनुकूलन करने और आत्मविश्वास बनाने की अनुमति मिलती है।

 

4. प्रश्न: हमारे आपूर्तिकर्ता स्थिरता डेटा साझा करने में झिझक रहे हैं। हम क्या कर सकते हैं?

A: पारदर्शिता दो-तरफ़ा सड़क है। व्याख्या करना क्यों आपको डेटा की आवश्यकता है और इसका उपयोग कैसे किया जाएगा - सजा के लिए नहीं, बल्कि सहयोग और विकास के लिए। उन्हें बेहतर बनाने में मदद के लिए निष्कर्षों का सारांश साझा करने की पेशकश करें। सबसे महत्वपूर्ण बात यह है कि इसे अपने आपूर्तिकर्ता अनुबंध और पूर्व-योग्यता प्रक्रिया का हिस्सा बनाएं, ताकि यह एक वैकल्पिक अनुरोध न होकर एक मानक अपेक्षा बन जाए।

 

5. प्रश्न: हम उस स्थिति को कैसे संभालेंगे जहां हमारी स्थिरता केपीआई लागत-बचत लक्ष्यों के साथ संघर्ष करती है?

A: यह क्लासिक खरीद दुविधा है. मुख्य बात विश्लेषण करना है मालिकाने की कुल कीमत (टीसीओ), न कि केवल इकाई मूल्य। एक "सस्ता" घटक अधिक ऊर्जा की खपत कर सकता है, जिससे आपके ग्राहक के लिए लागत अधिक हो सकती है। दीर्घकालिक मूल्य और जोखिम के आधार पर निर्णय लें। दिखाएँ कि कैसे एक स्थायी आपूर्तिकर्ता से थोड़ी अधिक अग्रिम लागत प्रतिष्ठित क्षति, री-सोर्सिंग, या नियामक जुर्माने से संबंधित भविष्य की लागतों को रोकती है।

 

6. प्रश्न: हमारे संगठन में इन KPI का "स्वामी" कौन होना चाहिए?

A: स्थिरता एक साइलो में नहीं रह सकती। खरीद टीम के पास डेटा संग्रह और रिपोर्टिंग का स्वामित्व होना चाहिए, लेकिन उन्हें स्थिरता विभाग (यदि आपके पास एक है), वित्त (खर्च डेटा के लिए), और संचालन (प्रदर्शन डेटा के लिए) के साथ निकटता से साझेदारी करनी चाहिए। यह सुनिश्चित करने के लिए कि KPI प्रासंगिक हैं और डेटा सटीक है, एक छोटी, क्रॉस-फ़ंक्शनल टीम बनाएं।

 

7. प्रश्न: हमें इन मैट्रिक्स की कितनी बार समीक्षा और रिपोर्टिंग करनी चाहिए?

A: यह KPI पर निर्भर करता है. मानक खरीद समीक्षाओं में परिचालन KPI (जैसे टिकाऊ व्यय%) की मासिक या त्रैमासिक समीक्षा की जा सकती है। रणनीतिक प्रभाव केपीआई (जैसे कार्बन कटौती) आमतौर पर अर्ध-वार्षिक या वार्षिक आधार पर नेतृत्व को सूचित किए जाते हैं। मुख्य बात निरंतरता है—समय के साथ रुझानों पर नज़र रखने के लिए एक नियमित समय-सारणी पर रिपोर्ट करना।

 

8. प्रश्न: यदि हमारे उद्योग में मानकीकृत स्थिरता मेट्रिक्स नहीं हैं तो क्या होगा?

A: आपके पास नेता बनने का बहुत अच्छा अवसर है। सबसे प्रासंगिक वैश्विक ढांचे (जैसे संयुक्त राष्ट्र सतत विकास लक्ष्य या जीआरआई मानक) को अपनाकर शुरुआत करें और उन्हें अपने संदर्भ के अनुसार अनुकूलित करें। सामान्य मानक विकसित करने के लिए उद्योग संघों के साथ सहयोग करें। इस बीच, साल-दर-साल अपनी प्रगति पर नज़र रखने पर ध्यान केंद्रित करें। आपका आंतरिक बेंचमार्क वह है जो प्रारंभ में सबसे अधिक मायने रखता है।

 

9. प्रश्न: क्या हम अपनी खरीद टीम को प्रोत्साहित करने के लिए इन KPI का उपयोग कर सकते हैं?

A: बिल्कुल, लेकिन सावधान रहें। बोनस को सीधे विशिष्ट KPI लक्ष्यों से जोड़ने से अनपेक्षित परिणाम या सिस्टम "गेमिंग" हो सकता है। एक बेहतर तरीका यह है कि स्थिरता प्रदर्शन को प्रदर्शन समीक्षा और उद्देश्य-निर्धारण का एक प्रमुख घटक बनाया जाए। उन टीमों का जश्न मनाएं जो इस क्षेत्र में सुधार और नवोन्मेषी सोच का प्रदर्शन करती हैं, केवल संख्या हासिल करने के बजाय जिम्मेदारी की संस्कृति को बढ़ावा देती हैं।

 

10. प्रश्न: हम यह कैसे सुनिश्चित करें कि हमारा KPI प्रोग्राम प्रासंगिक बना रहे और "चेक-द-बॉक्स" अभ्यास न बन जाए?

A: वार्षिक "KPI स्वास्थ्य जाँच" शेड्यूल करें। अपनी क्रॉस-फ़ंक्शनल टीम को इकट्ठा करें और पूछें: क्या ये मेट्रिक्स अभी भी सही व्यवहार चला रहे हैं? क्या हमें अभी भी बहुमूल्य जानकारियां मिल रही हैं? क्या कोई नए स्थिरता जोखिम या अवसर हैं जिनका हमें आकलन करना चाहिए? यह सुनिश्चित करता है कि आपका कार्यक्रम आपकी रणनीति और बाहरी परिदृश्य के साथ विकसित हो, इसे गतिशील और मूल्यवान बनाए रखे।