खरीद के चार प्रकार क्या हैं? दिशानिर्देश और उद्योग मामले

जब आपकी कंपनी को कच्चा माल, सॉफ्टवेयर सदस्यता, सफाई सेवाएँ और एक नया कार्यालय भवन खरीदने की आवश्यकता होती है, तो क्या आप इसका उपयोग करते हैं खरीद दृष्टिकोण उन सभी के लिए? यदि आपने 'नहीं' में उत्तर दिया है, तो आप पहले से ही समझ रहे हैं कि अलग-अलग खरीदारी के लिए अलग-अलग रणनीतियों की आवश्यकता होती है - चाहे आपको इसका एहसास हो या नहीं।

चार प्रकार की खरीद को समझना सिर्फ अकादमिक सिद्धांत नहीं है। यह आपके खर्च को अनुकूलित करने, जोखिम प्रबंधन करने और वास्तविक रणनीतिक मूल्य बढ़ाने की नींव है। आइए जानें कि प्रत्येक प्रकार का वास्तव में क्या मतलब है और उन्हें अपने संगठन में कैसे लागू किया जाए।

 

 

भ्रम दूर करें: 4 खरीद प्रकार परिभाषित

 

अधिकांश खरीद चर्चाएँ अधिक सरलीकरण के कारण गलत हो जाती हैं। यहां वह है जो आपको वास्तव में जानना आवश्यक है:

सीधी खरीद : पैसा कमाने वाली चीज़
यह वही है जो आपके अंतिम उत्पाद या सेवा में जाता है। यदि आप निर्माता हैं, तो यह आपका कच्चा माल है। यदि आप एक रेस्तरां हैं, तो यह आपकी भोजन सामग्री है। यदि आप एक सॉफ्टवेयर कंपनी हैं, तो यह आपका क्लाउड इंफ्रास्ट्रक्चर है जो सीधे आपके उत्पाद का समर्थन करता है।

यहाँ सौदा है: सीधी खरीद सीधे आपके राजस्व को प्रभावित करती है। जब ये आपूर्ति बंद हो जाती है, तो आपका उत्पादन बंद हो जाता है। इसीलिए इसकी मांग है आपूर्तिकर्ताओं के साथ रणनीतिक संबंध , केवल लेन-देन संबंधी खरीदारी नहीं।

अप्रत्यक्ष खरीद : "रोशनी चालू रखें" खर्च
यह वह सब कुछ है जो आपके व्यवसाय को चालू रखता है लेकिन आपके अंतिम उत्पाद में समाप्त नहीं होता है। कार्यालय की आपूर्ति, उपयोगिताओं, रखरखाव उपकरण और स्लैक या माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस जैसे सॉफ़्टवेयर सदस्यता के बारे में सोचें।

चुनौती? यह खर्च अक्सर विभिन्न विभागों में बंटा हुआ होता है और इसमें दृश्यता का अभाव होता है। लेकिन यहाँ अवसर है: अप्रत्यक्ष खरीद का रणनीतिक प्रबंधन त्वरित जीत और महत्वपूर्ण लागत बचत प्रदान कर सकता है।

सेवाएँ अधिप्राप्ति: वह विशेषज्ञता जो आपके पास घर में नहीं है
इसमें परामर्श और विपणन एजेंसियों से लेकर अस्थायी कर्मचारी और विशेष ठेकेदारों तक सब कुछ शामिल है। बड़ा अंतर? आप ज्ञान और परिणाम खरीद रहे हैं, भौतिक उत्पाद नहीं।

कुंजी के साथ सेवाओं की खरीद क्या आप डिलिवरेबल्स और रिश्तों का प्रबंधन कर रहे हैं, इन्वेंट्री का नहीं। इसके लिए विभिन्न अनुबंधों, विभिन्न मूल्यांकन विधियों और विभिन्न संबंध प्रबंधन दृष्टिकोणों की आवश्यकता होती है।

पूंजीगत व्यय (CapEx) खरीद: बड़े निवेश
यह आपकी दीर्घकालिक परिसंपत्ति खरीद है - एक नई सुविधा का निर्माण, प्रमुख उपकरण, या एंटरप्राइज़ सॉफ़्टवेयर सिस्टम खरीदना। इन निर्णयों के बहु-वर्षीय वित्तीय निहितार्थ होते हैं और आमतौर पर कार्यकारी अनुमोदन की आवश्यकता होती है।

CapEx को क्या अलग बनाता है? मूल्यांकन प्रक्रिया लंबी है, दांव ऊंचे हैं, और आप ऐसे निर्णय ले रहे हैं जो आने वाले वर्षों में आपके व्यवसाय को प्रभावित करेंगे।

 

उद्योग लेंस के माध्यम से: वास्तविक दुनिया के अनुप्रयोग

 

सिद्धांत अच्छा है, लेकिन यह वास्तव में विभिन्न उद्योगों में कैसे काम करता है? चलो मैं तुम्हें दिखाती हूँ।

 

विनिर्माण क्षेत्र में:

• प्रत्यक्ष: स्टील, प्लास्टिक रेजिन, इलेक्ट्रॉनिक घटक

• अप्रत्यक्ष: सुरक्षा उपकरण, मशीन स्नेहक, फैक्टरी रखरखाव आपूर्ति

• सेवाएँ: उपकरण मरम्मत, रसद और परिवहन, अस्थायी श्रम

• CapEx: औद्योगिक रोबोट, उत्पादन लाइन मशीनरी, गोदाम विस्तार

प्रौद्योगिकी में:

• प्रत्यक्ष: क्लाउड कंप्यूटिंग संसाधन, ग्राहक-सामना वाले उत्पादों के लिए डेटा सेंटर हार्डवेयर

• अप्रत्यक्ष: कार्यालय फर्नीचर, उत्पादकता सॉफ्टवेयर, टीम लंच

• सेवाएँ: सॉफ्टवेयर विकास ठेकेदार, साइबर सुरक्षा ऑडिट, डिजिटल मार्केटिंग एजेंसियां

• CapEx: कॉर्पोरेट मुख्यालय, डेटा सेंटर निर्माण, प्रमुख सॉफ्टवेयर प्लेटफ़ॉर्म लाइसेंस

हेल्थकेयर में:

• प्रत्यक्ष: फार्मास्यूटिकल्स, सर्जिकल उपकरण, चिकित्सा प्रत्यारोपण

• अप्रत्यक्ष: प्रशासनिक आपूर्ति, सफाई सेवाएँ, रोगी लिनेन

• सेवाएँ: चिकित्सा उपकरण रखरखाव, अस्थायी नर्सिंग स्टाफ, आईटी सहायता

• CapEx: एमआरआई मशीनें, अस्पताल विंग निर्माण, इलेक्ट्रॉनिक स्वास्थ्य रिकॉर्ड सिस्टम

यहां पैटर्न महत्वपूर्ण है: आपका उद्योग यह निर्धारित करता है कि किस प्रकार की खरीद सबसे अधिक ध्यान और संसाधनों की हकदार है।

 

लघु व्यवसाय शॉर्टकट: एक सरलीकृत दृष्टिकोण

 

 

यदि आप एक छोटे संगठन में हैं, तो चार-प्रकार का मॉडल भारी लग सकता है। यहां बताया गया है कि इसे कैसे अनुकूलित किया जाए:

खरीद के लिए 80/20 नियम:
अपने 80% प्रयास को 20% खर्च पर केंद्रित करें जो कुप्रबंधित होने पर वास्तव में आपके व्यवसाय को नुकसान पहुंचा सकता है।

तीन सरलीकृत श्रेणियाँ:

1. पैसा कमाने की सामग्री (प्रत्यक्ष खरीद का आपका संस्करण)

   • कुछ भी जो ग्राहकों तक डिलीवरी करने की आपकी क्षमता को सीधे प्रभावित करता है

   • रणनीतिक आपूर्तिकर्ता संबंधों और बैकअप योजनाओं के साथ प्रबंधन करें

2. व्यावसायिक अनिवार्यताएँ (अप्रत्यक्ष और सेवाओं का संयोजन)

   • आपके संचालन को चलाने के लिए आवश्यक सभी चीज़ें

   • समेकन और दक्षता पर ध्यान दें

3. गेम-चेंजिंग निवेश (आपका कैपेक्स)

   • प्रमुख खरीदारी जो आपके व्यवसाय को बढ़ाएगी या बदल देगी

   • संपूर्ण आरओआई विश्लेषण और कार्यकारी इनपुट की आवश्यकता है

मैंने देखा है कि छोटी कंपनियाँ इस सरल वर्गीकरण प्रणाली को लागू करके अपने कुल खर्च पर 15-20% की बचत करती हैं।

 

उद्देश्य के साथ खरीद: स्थिरता को एकीकृत करना

 

आज, प्रत्येक खरीद निर्णय में पर्यावरणीय और सामाजिक निहितार्थ होते हैं। यहां बताया गया है कि प्रत्येक खरीद प्रकार में स्थिरता कैसे बनाई जाए:

सीधी खरीद के लिए:
अपने आपूर्तिकर्ताओं से पूछें: "इन सामग्रियों के उत्पादन के लिए आपका कार्बन पदचिह्न क्या है?" और "क्या आप अपनी आपूर्ति श्रृंखला श्रम प्रथाओं में पारदर्शिता प्रदान कर सकते हैं?"

अप्रत्यक्ष खरीद के लिए:
ऐसे आपूर्तिकर्ता चुनें जो टिकाऊ विकल्प प्रदान करते हैं - जैसे पुनर्नवीनीकरण कार्यालय आपूर्ति या ऊर्जा-कुशल उपकरण। यहां छोटे-छोटे बदलाव तेजी से जुड़ते हैं।

सेवाओं की खरीद के लिए:
संभावित साझेदारों का उनकी विविधता नीतियों, उचित वेतन प्रथाओं और पर्यावरणीय प्रतिबद्धताओं पर मूल्यांकन करें। उनके मूल्य आपके ब्रांड का विस्तार बन जाते हैं।

के लिए पूंजीगत व्यय:
अपने मूल्यांकन में ऊर्जा दक्षता और पर्यावरणीय प्रभाव को प्रमुख मानदंड बनाएं। नए विनिर्माण उपकरण का मूल्यांकन लागत और कार्बन आउटपुट दोनों के आधार पर किया जाना चाहिए।

श्रेष्ठ भाग? सतत खरीद अक्सर लागत-बचत के साथ संरेखित होता है। ऊर्जा-कुशल उपकरण को संचालित करने की लागत कम होती है। नैतिक आपूर्तिकर्ताओं के पास आम तौर पर बेहतर प्रतिधारण और गुणवत्ता होती है।

 

आपकी 4-चरणीय कार्य योजना: सिद्धांत से परिणाम तक

श्रेणियों को जानना एक बात है और उन्हें लागू करना दूसरी बात है। यहां आपका रोडमैप है:

चरण 1: आचरण करें विश्लेषण खर्च करें
अपने अकाउंटिंग सिस्टम से पिछले 12 महीनों का डेटा निकालें। प्रत्येक महत्वपूर्ण खरीदारी को वर्गीकृत करें. आपको संभवतः उन खर्च करने के तरीकों का पता चलेगा जिन पर आपने कभी ध्यान नहीं दिया होगा।

चरण 2: चार प्रकारों का मानचित्र
प्रत्येक व्यय श्रेणी को चार खरीद प्रकारों में से एक को निर्दिष्ट करें। इससे ही पता चलेगा कि आपका ध्यान कहां केंद्रित करने की जरूरत है।

चरण 3: श्रेणी रणनीतियाँ विकसित करें

• प्रत्यक्ष: आपूर्तिकर्ता संबंधों और जोखिम प्रबंधन पर ध्यान दें

• अप्रत्यक्ष: दक्षता और समेकन को बढ़ावा दें

• सेवाएँ: स्पष्ट डिलिवरेबल्स और प्रदर्शन मेट्रिक्स पर जोर दें

• CapEx: कठोर मूल्यांकन और ROI विश्लेषण लागू करें

चरण 4: कार्यान्वयन और परिष्कृत करें
सबसे पहले अपनी उच्चतम व्यय वाली श्रेणियों से शुरुआत करें। अपनी टीम को प्रशिक्षित करें, नई प्रक्रियाएँ स्थापित करें और नियमित समीक्षा चक्र स्थापित करें।

 

क्या मायने रखता है उसे मापना: प्रत्येक श्रेणी के लिए KPI

 

आप जिसे मापते नहीं उसे सुधार नहीं सकते। यहां प्रत्येक खरीद प्रकार के लिए मुख्य मीट्रिक दिए गए हैं:

प्रत्यक्ष खरीद KPI:

• आपूर्तिकर्ता दोष दरें

• समय पर डिलीवरी का प्रदर्शन

• मालिकाने की कुल कीमत (सिर्फ खरीद मूल्य नहीं)

अप्रत्यक्ष खरीद KPI:

• प्रक्रिया दक्षता (खरीद आदेश चक्र समय)

• पसंदीदा आपूर्तिकर्ताओं के साथ अनुपालन

• पिछली अवधियों की तुलना में लागत बचत

सेवाएँ खरीद KPIs:

• सेवा स्तर समझौता (एसएलए) अनुपालन

• आंतरिक हितधारक संतुष्टि

• बजट पालन

पूंजीगत व्यय KPI:

• समय और बजट पर प्रोजेक्ट पूरा करना

• निवेश पर रिटर्न बनाम अनुमान

• परिसंपत्ति उपयोग दरें

 

आपका निःशुल्क खरीद परिवर्तन टूलकिट

 

इसे लागू करना बहुत कठिन लग सकता है, यही कारण है कि हमने इसे व्यावहारिक बनाने के लिए उपकरण बनाए हैं।

[अपना निःशुल्क खरीद वर्गीकरण टूलकिट डाउनलोड करें]

तुम्हें मिलेगा:

• व्यय विश्लेषण टेम्पलेट (एक्सेल) - अपने वर्तमान खर्च को वर्गीकृत करने के लिए

• आपूर्तिकर्ता मूल्यांकन स्कोरकार्ड - विक्रेताओं की निष्पक्षता से तुलना करने के लिए

• खरीद स्वास्थ्य जांच मूल्यांकन - अपने सबसे बड़े अवसरों की पहचान करने के लिए

• कार्यान्वयन चेकलिस्ट - ताकि आप कोई भी महत्वपूर्ण कदम न चूकें

ये बिल्कुल वही उपकरण हैं जिनका उपयोग हम अपने ग्राहकों के साथ विश्व स्तरीय खरीद संचालन बनाने में मदद करने के लिए करते हैं।

 

आपके अगले कदम

एक क्षेत्र से शुरुआत करें. अपनी उच्चतम व्यय श्रेणी चुनें और उचित रणनीति लागू करें। आपके द्वारा हासिल की गई अंतर्दृष्टि संभवत: पहले कुछ महीनों के प्रयास के लिए फायदेमंद साबित होगी।

याद रखें, लक्ष्य पूर्णता नहीं है—यह प्रगति है। अधिक रणनीतिक खरीद प्रबंधन की दिशा में आपका प्रत्येक कदम चक्रवृद्धि रिटर्न प्रदान करेगा।

क्या आप अपने खरीद दृष्टिकोण को बदलने के लिए तैयार हैं? ऊपर अपना निःशुल्क टूलकिट डाउनलोड करें, या यदि आप व्यक्तिगत मार्गदर्शन चाहते हैं, तो [हमारे खरीद विशेषज्ञों के साथ एक मानार्थ परामर्श शेड्यूल करें]। हम इन रूपरेखाओं को आपके विशिष्ट व्यावसायिक संदर्भ में लागू करने में आपकी सहायता करेंगे।

 

अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न: खरीद वर्गीकरण में महारत हासिल करना

 

1. प्रश्न: हम उन खरीदारी को कैसे संभालते हैं जो एक से अधिक श्रेणियों में फिट होती हैं?

A: ये आम बात है. कुंजी की पहचान करना है प्राथमिक व्यावसायिक उद्देश्य . उदाहरण के लिए, अपने नए सॉफ्टवेयर डेवलपर्स के लिए लैपटॉप खरीदना एक है प्रत्यक्ष खरीद यदि वे आपका उत्पाद बना रहे हैं, लेकिन अप्रत्यक्ष यदि वे एचआर टीम के लिए हैं। एक सरल नियम बनाएं: "यह लागत किस P&L लाइन आइटम का समर्थन करती है?" यह आमतौर पर श्रेणी को स्पष्ट करता है.

 

2. प्रश्न: हमारी कंपनी तेजी से बढ़ रही है। किस बिंदु पर हमें इन विभिन्न खरीद प्रकारों के प्रबंधन को औपचारिक रूप से अलग करना चाहिए?

A: एक अच्छा नियम यह है कि जब आपका वार्षिक खर्च उस बिंदु तक पहुंच जाए जहां किसी एक श्रेणी में 10% की बचत एक समर्पित अंशकालिक भूमिका को उचित ठहराए। अधिकांश व्यवसायों के लिए, यह $5-10M वार्षिक व्यय चिह्न के आसपास है। इससे पहले, सरलीकृत तीन-श्रेणी मॉडल का उपयोग करें, लेकिन अपनी मौजूदा टीम में प्रत्येक के लिए एक "स्वामी" निर्दिष्ट करें।

 

3. प्रश्न: हम इन खरीद श्रेणियों का पालन करने के लिए अन्य विभागों (जैसे विपणन या अनुसंधान एवं विकास) को कैसे प्राप्त कर सकते हैं?

A: खरीद ढांचे के साथ आगे न बढ़ें। इसके बजाय, उनकी समस्याओं को हल करने के लिए उनके साथ साझेदारी करें। मार्केटिंग के लिए, अपनी एजेंसियों से बेहतर परिणाम प्राप्त करने के तरीके के रूप में सेवा खरीद को तैयार करें। अनुसंधान एवं विकास के लिए, प्रत्यक्ष खरीद को एक ऐसे तरीके के रूप में तैयार करें जिससे यह सुनिश्चित हो सके कि उनके पास कभी भी महत्वपूर्ण सामग्री की कमी न हो। जब वे अपने लक्ष्यों का मूल्य देखते हैं, तो अपनाना शुरू कर देते हैं।

 

4. प्रश्न: हम एक गैर-लाभकारी संस्था हैं। क्या यही श्रेणियां हम पर भी लागू होती हैं?

A: बिल्कुल, लेकिन फोकस बदल जाता है। आपकी "प्रत्यक्ष" खरीद कार्यक्रम-संबंधित सामग्री हो सकती है। "CapEx" सामुदायिक सेवाओं के लिए एक नई इमारत हो सकती है। रूपरेखा सार्वभौमिक है, लेकिन प्रत्येक प्रकार के लिए आपकी रणनीति आपके मिशन और दाता आवश्यकताओं से संचालित होगी, न कि लाभ मार्जिन से।

 

5. प्रश्न: इन श्रेणियों के गलत होने का सबसे बड़ा जोखिम क्या है?

A: संसाधनों और प्रतिभा का गलत आवंटन. सबसे आम गलती उच्च जोखिम वाली प्रत्यक्ष खरीद को सरल, लेन-देन वाली अप्रत्यक्ष खरीद की तरह मानना ​​है। इससे आपूर्ति श्रृंखला में व्यवधान उत्पन्न हो सकता है जिससे आपका परिचालन रुक सकता है। इसके विपरीत, कम मूल्य की अप्रत्यक्ष खरीद के लिए प्रक्रिया को अति-इंजीनियरिंग करने से अनावश्यक नौकरशाही पैदा होती है और आपकी टीम धीमी हो जाती है।

 

6. प्रश्न: हमारा कैसा होना चाहिए बातचीत की रणनीति क्या इन श्रेणियों में भिन्नता है?

A: आपका दृष्टिकोण काफी भिन्न होना चाहिए:

• प्रत्यक्ष: दीर्घकालिक साझेदारी और साझा जोखिम के लिए बातचीत करें।

• अप्रत्यक्ष: मात्रा में छूट और दक्षता के लिए बातचीत करें।

• सेवाएँ: स्पष्ट डिलिवरेबल्स, KPI और लचीलेपन के लिए बातचीत करें।

• CapEx: जीवनचक्र समर्थन, वारंटी और भविष्य-प्रूफ़िंग के लिए बातचीत करें।

 

7. प्रश्न: क्या एक ही आपूर्तिकर्ता कई खरीद श्रेणियों में आ सकता है?

A: हाँ, और यह एक मजबूत रणनीतिक साझेदार का संकेत है। उदाहरण के लिए, एक प्रौद्योगिकी प्रदाता क्लाउड इंफ्रास्ट्रक्चर के लिए प्रत्यक्ष आपूर्तिकर्ता, कार्यान्वयन के लिए एक सेवा प्रदाता और एक प्रमुख सॉफ्टवेयर लाइसेंस के लिए एक CapEx विक्रेता हो सकता है। इन मामलों में, रिश्ते को समग्र रूप से प्रबंधित करें लेकिन प्रत्येक प्रकार के खर्च पर उचित रणनीति के साथ बातचीत करें।

 

8. प्रश्न: वैश्विक परिचालन इस वर्गीकरण मॉडल को कैसे प्रभावित करते हैं?

A: श्रेणियाँ वही रहती हैं, लेकिन आपका निष्पादन क्षेत्र के अनुसार भिन्न होगा। स्थानीय नियम, सांस्कृतिक मानदंड और बाज़ार की परिपक्वता इस बात को प्रभावित करेगी कि आप प्रत्येक प्रकार का प्रबंधन कैसे करते हैं। सभी के लिए एक जैसी वैश्विक रणनीति अक्सर विफल हो जाती है। रूपरेखा आपको प्रत्येक क्षेत्र के लिए अपने दृष्टिकोण का विश्लेषण और अनुकूलन करने का एक सुसंगत तरीका प्रदान करती है।

 

9. प्रश्न: इन विभिन्न प्रकारों के प्रबंधन में प्रौद्योगिकी को क्या भूमिका निभानी चाहिए?

A: आपके तकनीकी स्टैक को प्रत्येक श्रेणी के अद्वितीय वर्कफ़्लो का समर्थन करना चाहिए। सब कुछ करने के लिए एक उपकरण पर दबाव न डालें। आप उपयोग कर सकते हैं:

• Direct और CapEx के लिए एक परिष्कृत S2P प्लेटफ़ॉर्म।

• अप्रत्यक्ष के लिए एक सरलीकृत, उपयोगकर्ता-अनुकूल पी-कार्ड प्रणाली।

• सेवाओं के लिए एक विशेष अनुबंध और SOW प्रबंधन उपकरण।

 

10. प्रश्न: हम इस वर्गीकृत दृष्टिकोण को लागू करने की समग्र सफलता को कैसे मापते हैं?

A: श्रेणी-विशिष्ट KPI से परे, मेटा-मेट्रिक्स को ट्रैक करें:

• चक्र समय: क्या हम प्रत्येक श्रेणी में तेजी से निर्णय ले रहे हैं?

• हितधारक संतुष्टि: क्या आंतरिक ग्राहक उन्हें मिल रहे समर्थन से अधिक खुश हैं?

• लागत से बचाव: क्या हम खराब खरीदारी को रोक रहे हैं, न कि केवल कम कीमतें प्राप्त करने से?

• जोखिम में कमी: क्या हमारे पास आपूर्ति संबंधी व्यवधान या अनुपालन संबंधी कम समस्याएं हैं?