खरीदारी के 5 P क्या हैं? एक खरीद पेशेवर की मार्गदर्शिका

यदि आपने ऑनलाइन "ख़रीदारी के 5 पी" खोजे हैं, तो संभवत: जब आपने खरीदारी शुरू की थी तब की तुलना में आप स्वयं को अधिक भ्रमित पाएंगे। अधिकांश लेख या तो मार्केटिंग के 4 पी के बारे में बात करते हैं या इसके बजाय खरीद के "5 अधिकारों" पर चर्चा करते हैं।

यहाँ सच्चाई है: खरीदारी में 5 पी की रूपरेखा मूल रूप से विपणन से अलग है, और जब ठीक से समझा जाता है, तो यह आपके लिए सबसे शक्तिशाली उपकरणों में से एक बन जाता है। खरीद टूलकिट.

आइए इस भ्रम को हमेशा के लिए दूर कर दें।

 

 

मार्केटिंग से परे: खरीद में यह ढांचा क्यों मायने रखता है

 

मार्केटिंग के क्लासिक 4 पी (उत्पाद, मूल्य, स्थान, प्रचार) बिक्री पर ध्यान केंद्रित करते हैं। लेकिन खरीद में, हम रणनीतिक रूप से खरीदारी पर ध्यान केंद्रित कर रहे हैं। इसीलिए हमने महत्वपूर्ण पांचवें पी के साथ रूपरेखा को अनुकूलित किया है: प्रक्रिया.

इसे इस तरह से सोचें: जबकि विपणन खरीदारों को प्रभावित करने की कोशिश करता है, खरीद के लिए जानकारीपूर्ण, रणनीतिक खरीदारी निर्णय लेने की आवश्यकता होती है जो आपकी निचली रेखा को प्रभावित करते हैं। 5 पी आपको प्रत्येक क्रय निर्णय का समग्र रूप से मूल्यांकन करने का एक संरचित तरीका प्रदान करता है।

 

प्रोक्योरमेंट 5 पी का पुनर्निर्माण किया गया

 

उत्पाद: यह केवल विशिष्टताओं से कहीं अधिक है

खरीद में, "उत्पाद" बुनियादी सुविधाओं से कहीं आगे निकल जाता है। हम कुल आवश्यकताओं के विश्लेषण के बारे में बात कर रहे हैं।

मैं आपको एक वास्तविक उदाहरण देता हूँ. औद्योगिक उपकरणों की सोर्सिंग करते समय, आप केवल मशीन की विशिष्टताओं को नहीं देखते हैं। आपको विचार करने की आवश्यकता है:

• रखरखाव आवश्यकताएँ और सेवा उपलब्धता

• आपके मौजूदा सिस्टम के साथ अनुकूलता

• अपेक्षित जीवनकाल और विश्वसनीयता डेटा

• पर्यावरण अनुपालन प्रमाणपत्र

• आपकी टीम के लिए प्रशिक्षण आवश्यकताएँ

सबसे बड़ी गलती जो मुझे दिखती है? कंपनियां केवल शुरुआती खरीद मूल्य पर ध्यान केंद्रित करती हैं, बिना इस बात पर विचार किए कि जब उत्पाद दो साल में खराब हो जाता है तो क्या होता है। हमेशा संपूर्ण उत्पाद जीवनचक्र के बारे में सोचें।

 

कीमत: समझ मालिकाने की कुल कीमत

यहीं पर अधिकांश लोग ग़लत समझ जाते हैं। कीमत केवल चालान पर अंकित संख्या नहीं है।

आइए देखें कि वास्तव में क्या मायने रखता है:

• अधिग्रहण लागत: वास्तविक खरीद मूल्य

• परिचालन लागत: ऊर्जा खपत, आवश्यक उपभोग्य वस्तुएं

• रखरखाव लागत: सेवा अनुबंध, प्रतिस्थापन हिस्से

• निपटान लागत: पर्यावरण शुल्क, पुनर्चक्रण लागत

• छिपी हुई लागत: प्रशिक्षण समय, स्थापना डाउनटाइम

यहां एक सरल नियम है: यदि आप स्वामित्व की कुल लागत (टीसीओ) की गणना नहीं कर रहे हैं, तो आप वास्तव में अपनी लागतों को नहीं समझ रहे हैं।

 

 

जगह: रणनीतिक सोर्सिंग निर्णय

"खरीद में स्थान" का अर्थ है अपनी आपूर्ति श्रृंखला भूगोल को अनुकूलित करना। यह जोखिम के विरुद्ध लागत को संतुलित करने के बारे में है।

इन प्रश्नों पर विचार करें:

• आपका आपूर्तिकर्ता कितने समय क्षेत्र से दूर है?

• उनके क्षेत्र की राजनीतिक स्थिरता क्या है?

• क्या आपकी लॉजिस्टिक श्रृंखला में विफलता के एकल बिंदु हैं?

• आपकी इन्वेंट्री ले जाने की लागत बनाम शिपिंग लागत का समझौता क्या है?

महामारी के दौरान, जिन कंपनियों ने अपनी "प्लेस" रणनीति में विविधता लायी थी, वे एकल सोर्सिंग क्षेत्रों पर निर्भर रहने वाली कंपनियों की तुलना में आपूर्ति श्रृंखला व्यवधानों से कहीं बेहतर तरीके से बची रहीं।

 

प्रक्रिया: खरीद इंजन

यह वह पी है जो खरीद को अद्वितीय बनाता है। आपकी प्रक्रियाएँ आपकी दक्षता और अनुपालन निर्धारित करती हैं।

एक मजबूत खरीद प्रक्रिया में शामिल हैं:

• मानकीकृत आपूर्तिकर्ता योग्यता

• अनुमोदन वर्कफ़्लो साफ़ करें

• स्वचालित खरीद आदेश प्रणाली

• नियमित प्रदर्शन समीक्षा

• सतत सुधार तंत्र

मैंने देखा है कि कंपनियां अपनी मांग-से-ऑर्डर प्रक्रिया को सुव्यवस्थित करके मासिक रूप से सैकड़ों घंटे बचाती हैं। सही प्रक्रिया नौकरशाही के बारे में नहीं है - यह घर्षण को दूर करने के बारे में है।

 

लोग: मानव तत्व

लोग सिर्फ आपकी आंतरिक टीम नहीं हैं। यह P आपके आपूर्ति पारिस्थितिकी तंत्र में सभी को कवर करता है।

आपको विचार करने की आवश्यकता है:

• आपूर्तिकर्ता संबंध : क्या आप साझेदारी बना रहे हैं या सिर्फ लेन-देन?

• आंतरिक हितधारक: क्या आप उनकी वास्तविक ज़रूरतों के साथ तालमेल बिठा रहे हैं?

• टीम की क्षमता: क्या आपकी टीम के पास आधुनिक खरीद के लिए सही कौशल है?

• प्रबंधन समर्थन: क्या अधिकारी खरीद के रणनीतिक मूल्य को समझते हैं?

याद रखें: सबसे अच्छी रणनीति सही लोगों द्वारा क्रियान्वित किए बिना विफल हो जाती है।

 

5 पी बनाम 5 अधिकार: अपना ढांचा चुनना

 

आप सोच रहे होंगे कि यह खरीद के "5 अधिकार" (सही गुणवत्ता, मात्रा, मूल्य, समय, स्थान) से कैसे भिन्न है। यहाँ सरल अंतर है:

5 अधिकार आपके परिणाम माप हैं - वे आपको बताते हैं कि आपने अच्छा निर्णय लिया है या नहीं।
5 पी आपके निर्णय की रूपरेखा हैं—वे आपको सबसे पहले अच्छा निर्णय लेने में मदद करते हैं।

प्रदर्शन का मूल्यांकन करने के लिए 5 अधिकारों का उपयोग करें, और अपनी रणनीति का मार्गदर्शन करने के लिए 5 पी का उपयोग करें।

 

सिद्धांत को व्यवहार में लाना: वास्तविक दुनिया में अनुप्रयोग

 

विनिर्माण उदाहरण: कच्चे माल की सोर्सिंग

किसी ग्राहक स्रोत की सहायता करते समय एल्यूमीनियम घटक , हमने 5 पी को इस तरह लागू किया:

• उत्पाद: न केवल मिश्र धातु संरचना बल्कि सतह खत्म आवश्यकताओं और प्रमाणन मानकों को भी निर्दिष्ट किया गया है

• मूल्य: मशीनिंग अपशिष्ट प्रतिशत और रीसाइक्लिंग मूल्य सहित परिकलित टीसीओ

• स्थान: उच्च इकाई मूल्य के बावजूद एक क्षेत्रीय आपूर्तिकर्ता को चुना क्योंकि रसद लागत 40% कम थी

• प्रक्रिया: स्वचालित इन्वेंट्री ट्रिगर्स के साथ सही समय पर डिलीवरी लागू की गई

• लोग: डिज़ाइन सुधारों में आपूर्तिकर्ता की तकनीकी टीम को शामिल किया गया जिससे सामग्री की बर्बादी कम हुई

नतीजा? कुल लागत 15% कम और 99.8% समय पर डिलीवरी।

 

आधुनिक 5 पी: डिजिटल और सतत विस्तार

 

आज की खरीद के लिए हमारी सोच को अद्यतन करने की आवश्यकता है:

• डिजिटल उत्पाद: अब इसमें डेटा सुरक्षा सुविधाएँ और एपीआई संगतता शामिल है

• गतिशील मूल्य निर्धारण: वास्तविक समय बाजार मूल्य निर्धारण और अनुबंध स्वचालन

• वर्चुअल प्लेस: क्लाउड-आधारित आपूर्तिकर्ता और डिजिटल सेवा वितरण

• स्वचालित प्रक्रिया: सत्यापन के लिए एआई-संचालित विश्लेषण और ब्लॉकचेन

• नेटवर्क वाले लोग: दूरस्थ सहयोग और वैश्विक टीम प्रबंधन

साथ ही, अब हम एकीकृत हैं ईएसजी विचार प्रत्येक पी में - टिकाऊ सामग्री से लेकर नैतिक श्रम प्रथाओं तक।

 

आपका 5 पी का कार्यान्वयन टूलकिट

 

सिद्धांत को जानना एक बात है; इसे लागू करना दूसरी बात है. इसीलिए हमने एक व्यावहारिक टूलकिट बनाया है जिसका आप तुरंत उपयोग कर सकते हैं।

[अपना निःशुल्क 5पी प्रोक्योरमेंट टूलकिट डाउनलोड करें]

इसमें शामिल है:

• 5 पी की निर्णय जांच सूची - फिर कभी कोई महत्वपूर्ण कारक न चूकें

• टीसीओ कैलकुलेटर टेम्पलेट - अपनी कुल लागत गणना को स्वचालित करें

• आपूर्तिकर्ता मूल्यांकन स्कोरकार्ड - विक्रेताओं की निष्पक्षता से तुलना करें

• कार्यान्वयन रोडमैप - इसे लागू करने के लिए चरण-दर-चरण मार्गदर्शिका

 

आपके अगले कदम

छोटा शुरू करो। खर्च की एक श्रेणी चुनें और अपने अगले सोर्सिंग निर्णय पर 5पी की रूपरेखा लागू करें। आपको आश्चर्य होगा कि आपके विकल्प कितने अधिक स्पष्ट हो गए हैं।

याद रखें, लक्ष्य पूर्णता नहीं है—यह प्रगति है। हर बार जब आप इस ढांचे का उपयोग करते हैं, तो आप बेहतर निर्णय लेंगे और अपने संगठन के लिए अधिक मूल्य बनाएंगे।

क्या आप अपने खरीद दृष्टिकोण को बदलने के लिए तैयार हैं? ऊपर अपना निःशुल्क टूलकिट डाउनलोड करें, या यदि आप वैयक्तिकृत मार्गदर्शन चाहते हैं, [ हमारे खरीद विशेषज्ञों के साथ त्वरित परामर्श का समय निर्धारित करें ]. हम आपकी विशिष्ट चुनौतियों पर इन सिद्धांतों को लागू करने में आपकी सहायता करेंगे।

 

अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न: 5 पी के ढांचे को लागू करना

 

1. प्रश्न: हम भौतिक वस्तुओं के बजाय सेवाओं की खरीद के लिए 5पी के ढांचे को कैसे अपना सकते हैं?

A: सिद्धांत वही हैं, लेकिन आपका ध्यान बदल जाता है। "उत्पाद" के लिए, कार्य के दायरे और डिलिवरेबल्स को स्पष्ट रूप से परिभाषित करें। "मूल्य" के लिए, इकाई लागत के बजाय मूल्य-आधारित मूल्य निर्धारण या रिटेनर मॉडल पर ध्यान केंद्रित करें। "स्थान" सेवा प्रदाता के स्थान और दूर से या साइट पर डिलीवरी करने की उनकी क्षमता के बारे में बन जाता है। "प्रक्रिया" में प्रबंधन शामिल है सेवा-स्तरीय समझौते (एसएलए), और "लोग" बिल्कुल महत्वपूर्ण हैं - आप उनकी विशेषज्ञता और उनकी टीम की गुणवत्ता खरीद रहे हैं।

 

2. प्रश्न: हमारी कंपनी छोटी है और उसके पास कोई समर्पित खरीद टीम नहीं है। क्या यह रूपरेखा हमारे लिए बहुत जटिल है?

A: बिल्कुल नहीं। वास्तव में, यह अधिक मूल्यवान है क्योंकि यह वह संरचना प्रदान करता है जिसकी आपके पास कमी हो सकती है। सबसे पहले इसे अपनी सबसे बड़ी या सबसे जटिल खरीदारी पर लागू करके शुरुआत करें। आपको फैंसी सॉफ़्टवेयर की आवश्यकता नहीं है; एक साधारण स्प्रेडशीट जहां आप 5 पी में से प्रत्येक के लिए विचारों को लिखते हैं, नाटकीय रूप से आपके निर्णय लेने में सुधार करेगा और महंगी गलतियों को रोकेगा।

 

3. प्रश्न: पहली बार 5 पी का उपयोग करते समय कंपनियां सबसे आम गलती क्या करती हैं?

A: वे पी को एक इंटरकनेक्टेड सिस्टम के बजाय एक चेकलिस्ट के रूप में मानते हैं। सबसे बड़ी गलती अलगाव में "कीमत" पर बहुत अधिक ध्यान केंद्रित करना है। उदाहरण के लिए, एक सस्ता "उत्पाद" लगातार खराबी के साथ आपकी "प्रक्रिया" को बर्बाद कर सकता है और इसे प्रबंधित करने के लिए अधिक "लोगों" के घंटों की आवश्यकता हो सकती है। हमेशा विश्लेषण करें कि एक P का निर्णय अन्य चार को कैसे प्रभावित करता है।

 

4. प्रश्न: हम उस स्थिति को कैसे संभाल सकते हैं जहां हमारे आंतरिक हितधारक दृढ़ता से एक ऐसे आपूर्तिकर्ता को पसंद करते हैं जो 5 पी के मूल्यांकन पर खराब स्कोर करता है?

A: बातचीत को वैयक्तिकृत करने के लिए रूपरेखा का उपयोग करें। बस यह मत कहें कि "मुझे वह आपूर्तिकर्ता पसंद नहीं है।" इसके बजाय, डेटा प्रस्तुत करें. 5 पी के स्कोरकार्ड के आधार पर उन्हें दिखाएं, जहां पसंदीदा आपूर्तिकर्ता की कमजोरियां हैं (उदाहरण के लिए, उच्च टीसीओ, जोखिमपूर्ण "स्थान," कमजोर "प्रक्रियाएं") और सहयोगात्मक रूप से चर्चा करें कि क्या वे जोखिम स्वीकार्य हैं। यह व्यक्तिपरक तर्क को वस्तुनिष्ठ व्यावसायिक चर्चा में बदल देता है।

 

5. प्रश्न: क्या हम न केवल नए, बल्कि अपने मौजूदा आपूर्तिकर्ताओं का मूल्यांकन करने के लिए 5 पी का उपयोग कर सकते हैं?

A: बिल्कुल, और आपको ऐसा करना चाहिए! प्रमुख मौजूदा आपूर्तिकर्ताओं के साथ वार्षिक या द्विवार्षिक 5 पी की समीक्षा करें। यह रिश्ते में सुधार के क्षेत्रों की पहचान करने में मदद करता है। हो सकता है कि उनका "उत्पाद" अभी भी अच्छा हो, लेकिन चालान के लिए उनकी "प्रक्रिया" आपकी लेखा टीम को दुःख पहुंचा रही है। यह समीक्षा रचनात्मक रणनीतिक व्यावसायिक समीक्षा का आधार बनती है।

 

6. प्रश्न: इस ढांचे को लागू करने के बाद एक ठोस आरओआई देखने में आम तौर पर कितना समय लगता है?

A: आप किसी बुरे निर्णय से बचकर, पहले ही सोर्सिंग प्रोजेक्ट पर इसे लागू करके तत्काल लाभ देख सकते हैं। व्यापक, मापने योग्य वित्तीय आरओआई (जैसे कम लागत या कम आपूर्तिकर्ता-जनित व्यवधान) के लिए, अधिकांश संगठन 6 से 12 महीनों के भीतर स्पष्ट प्रभाव देखते हैं क्योंकि रूपरेखा आपकी संस्कृति में अंतर्निहित हो जाती है।

 

7. प्रश्न: क्या होगा यदि कोई आपूर्तिकर्ता 4 पी में उत्कृष्ट है लेकिन एक में कमजोर है? क्या हमें स्वतः ही उन्हें अयोग्य घोषित कर देना चाहिए?

A: कभी-कभार। लक्ष्य संतुलित निर्णय लेना है, पूर्णता नहीं। मुख्य बात कमजोरी के संदर्भ को समझना है। यदि कोई आपूर्तिकर्ता "स्थान" में कमजोर है (उदाहरण के लिए, वे बहुत दूर हैं), तो क्या आप बेहतर इन्वेंट्री "प्रक्रिया" के साथ इसे कम कर सकते हैं? यदि वे "लोगों" में कमज़ोर हैं, तो क्या यह एक प्रशिक्षण मुद्दा है जिसमें आप मदद कर सकते हैं? जोखिमों की पहचान करने के लिए ढांचे का उपयोग करें, न कि केवल आपूर्तिकर्ताओं को खत्म करने के लिए।

 

8. प्रश्न: यह ढांचा हमारे मौजूदा ईआरपी या खरीद सॉफ्टवेयर के साथ कैसे एकीकृत होता है?

A: 5 पी को रणनीतिक परत के रूप में सोचें जो यह मार्गदर्शन करती है कि आप अपने टूल का उपयोग कैसे करते हैं। आपका सॉफ़्टवेयर डेटा प्रबंधित करता है; रूपरेखा आपको इसकी व्याख्या करने में मदद करती है। आप 5 पी के स्कोर को कैप्चर करने के लिए अपने आपूर्तिकर्ता प्रोफाइल में कस्टम फ़ील्ड बना सकते हैं या सिस्टम के भीतर अपने आरएफक्यू दस्तावेज़ों और मूल्यांकन मानदंडों को संरचित करने के लिए श्रेणियों का उपयोग कर सकते हैं।

 

9. प्रश्न: हमारी कंपनी से किसे "पीपल" पी स्कोर करने में शामिल होना चाहिए?

A: खरीद को केवल इतना ही स्कोर न करने दें। "लोगों" का मूल्यांकन उन सभी लोगों द्वारा किया जाना चाहिए जो उनके साथ बातचीत करते हैं। इसमें तकनीकी टीम शामिल है जो उनकी विशेषज्ञता की जांच करती है, खाता प्रबंधक जो रिश्ते को संभालता है, और वित्त टीम जो उनके चालान संपर्कों से निपटती है। 360-डिग्री दृश्य आवश्यक है।

 

10. प्रश्न: हमारे पास एक सख्त समय सीमा है। क्या तेजी से आगे बढ़ने के लिए 5पी के कुछ विश्लेषण को छोड़ना ठीक है?

A: जल्दबाज़ी में की गई प्रक्रिया अक्सर महंगे पुनर्कार्य की ओर ले जाती है। स्किप करने के बजाय, "हल्का" संस्करण बनाएं। सभी 5 पी के त्वरित, उच्च-स्तरीय मूल्यांकन पर 30 मिनट व्यतीत करें। यह अक्सर प्रमुख लाल झंडे सामने लाने के लिए पर्याप्त होता है। केवल एक या दो पर गहराई से विचार करने की तुलना में सभी पांचों की त्वरित समीक्षा करना बेहतर है। फ्रेमवर्क की शक्ति पी के बीच के कनेक्शन में है।