खरीद में आरएफक्यू क्या है?

इसे चित्रित करें: आपको 500 नई कार्यालय कुर्सियाँ खरीदनी होंगी। आप तीन अलग-अलग आपूर्तिकर्ताओं को कॉल करते हैं, और प्रत्येक आपको एक अलग कीमत, एक अलग डिलीवरी तिथि देता है, और अपने प्रस्ताव में अलग-अलग चीजें शामिल करता है। आप उनकी निष्पक्ष तुलना कैसे करते हैं? आप कैसे जानते हैं कि आपको सर्वोत्तम डील मिल रही है, न कि केवल सबसे सस्ती कीमत?

यह सटीक समस्या है a कोटेशन के लिए अनुरोध (आरएफक्यू) हल करने के लिए डिज़ाइन किया गया है।

यदि आप खरीदारी में नए हैं या आपको पुनश्चर्या की आवश्यकता है, तो आप सही जगह पर आए हैं। यह मार्गदर्शिका केवल आरएफक्यू को परिभाषित नहीं करेगी - हम आपको दिखाएंगे कि इसका उपयोग कैसे करें, वास्तविक दुनिया के उदाहरणों और निःशुल्क टेम्पलेट्स के साथ जिनका आप आज उपयोग कर सकते हैं।

आइए गोता लगाएँ।

 

 

आरएफक्यू परिभाषित: यह सब प्रतिस्पर्धी मूल्य निर्धारण के बारे में है

 

संक्षेप में, कोटेशन के लिए अनुरोध (आरएफक्यू) एक औपचारिक दस्तावेज है जिसे आप आपूर्तिकर्ताओं को तब भेजते हैं जब आपको पता होता है कि आपको वास्तव में क्या चाहिए और आप खरीदने के लिए तैयार हैं।

इसका प्राथमिक लक्ष्य तुलनीय कीमतें प्राप्त करना है। आप रचनात्मक विचारों या समाधानों की तलाश में नहीं हैं; आप एक सरल प्रश्न पूछ रहे हैं: "के लिये यह खास बात , आपकी सबसे अच्छी कीमत क्या है?"

आप आरएफक्यू का उपयोग तब करते हैं जब आपकी आवश्यकताएं स्पष्ट, मात्रात्मक और बदलने की संभावना नहीं होती हैं। जैसी चीजों के बारे में सोचें:

• एक विशिष्ट कंप्यूटर मॉडल की 500 इकाइयाँ

• स्टील के एक विशेष ग्रेड के 10,000 मीटर

• एक वर्ष के लिए 50,000 वर्ग फुट की इमारत के लिए कार्यालय की सफाई सेवाएँ

यहां कुंजी मानकीकरण है। कई आपूर्तिकर्ताओं को समान विस्तृत आवश्यकताएं भेजकर, आप उन्हें समान स्तर पर प्रतिस्पर्धा करने के लिए मजबूर करते हैं। यह आपके निर्णय को डेटा-आधारित बनाता है, न कि आंतरिक भावना पर आधारित।

 

आरएफक्यू बनाम आरएफपी बनाम आरएफआई: भ्रम को दूर करना

 

यहीं पर कई लोग फंस जाते हैं। ये तीन संक्षिप्त शब्द संबंधित हैं, लेकिन वे बहुत अलग उद्देश्यों की पूर्ति करते हैं। इसके बारे में सोचने का सबसे सरल तरीका यहां दिया गया है:

 

	इसका उपयोग कब करें	मूल प्रश्न जो आप पूछ रहे हैं
आरएफआई (सूचना के लिए अनुरोध)	आप बाज़ार तलाश रहे हैं.	"आप क्या कर सकते हैं?"
आरएफपी (प्रस्ताव के लिए अनुरोध)	आपके पास एक जटिल समस्या है और समाधान की आवश्यकता है।	"आप इसे कैसे हल करेंगे?"
आरएफक्यू (कोटेशन के लिए अनुरोध)	आप ठीक-ठीक जानते हैं कि आपको क्या चाहिए और खरीदने के लिए तैयार हैं।	"इसके लिए आपकी कीमत क्या है?"

 

यहाँ सौदा है: जब आपको आरएफक्यू की आवश्यकता हो तो आरएफपी भेजना आपूर्तिकर्ताओं को अनावश्यक काम से परेशान करेगा। जब आपको आरएफपी की आवश्यकता हो तो आरएफक्यू भेजने से आपको उन समाधानों के लिए कीमतें मिलेंगी जो वास्तव में आपकी आवश्यकताओं को पूरा नहीं करती हैं। सही उपकरण चुनना आधी लड़ाई है।

 

7-चरणीय आरएफक्यू प्रक्रिया: सफलता का एक रोडमैप

 

 

एक बेहतरीन आरएफक्यू प्रक्रिया व्यवस्थित है। यह निष्पक्षता, पारदर्शिता सुनिश्चित करता है और आपको सर्वोत्तम परिणाम देता है। आइए इसे तोड़ें।

चरण 1: अपनी आवश्यकताओं को पूरा करें
एक भी शब्द लिखने से पहले, आप जो खरीद रहे हैं उस पर 100% स्पष्ट रहें। एक विस्तृत विशिष्टता पत्रक बनाएँ. कार्यालय कुर्सियों के लिए, इसमें आयाम, सामग्री, वजन क्षमता और रंग शामिल होंगे। यहां अस्पष्टता आपका सबसे बड़ा दुश्मन है।

चरण 2: अपना निर्माण करें आपूर्तिकर्ता शॉर्टलिस्ट
आप सिर्फ टोपी से नाम नहीं चुन सकते। ऐसे 3-5 योग्य आपूर्तिकर्ताओं की पहचान करें जिनके पास आपकी ज़रूरत की चीज़ें पहुंचाने का सिद्ध ट्रैक रिकॉर्ड है। बाद में समय बचाने के लिए यह पूर्व-योग्यता महत्वपूर्ण है।

चरण 3: क्राफ्ट करें आरएफक्यू दस्तावेज़
यह आपका खाका है. एक मजबूत आरएफक्यू में शामिल है:

• पृष्ठभूमि और निर्देश साफ़ करें

• विस्तृत तकनीकी निर्देश

• वाणिज्यिक शर्तें (डिलीवरी तिथि, भुगतान शर्तें, आदि)

• एक स्पष्ट सबमिशन प्रारूप (नीचे हमारे टेम्पलेट का उपयोग करें!)

चरण 4: संचार लॉन्च करें और प्रबंधित करें
सभी आपूर्तिकर्ताओं को एक ही समय में आरएफक्यू भेजें। एक यथार्थवादी समय सीमा निर्धारित करें (आमतौर पर 1-3 सप्ताह)। किसी भी स्पष्ट प्रश्न का उत्तर देने के लिए उपलब्ध रहें और उत्तर साझा करें  सभी बोली लगाने वालों को निष्पक्षता बनाए रखनी होगी।

चरण 5: प्रतिक्रियाएँ प्राप्त करें और व्यवस्थित करें
जैसे ही उद्धरण आते हैं, उन्हें एक मानकीकृत स्प्रेडशीट में लॉग करें। इससे अगला चरण बहुत आसान हो जाता है.

चरण 6: मूल्यांकन करें और पुरस्कार दें
यह केवल सबसे कम संख्या चुनने के बारे में नहीं है। एक साधारण स्कोरकार्ड बनाएं. प्रत्येक आपूर्तिकर्ता को कीमत, डिलीवरी समय और पिछले प्रदर्शन के आधार पर रेटिंग दें। सबसे कम कीमत उस आपूर्तिकर्ता से आ सकती है जो समय सीमा चूकने के लिए जाना जाता है—क्या यह जोखिम आप ले सकते हैं?

चरण 7: संक्षिप्त विवरण और ऑनबोर्ड
विजेता आपूर्तिकर्ता को सूचित करें और, उतना ही महत्वपूर्ण रूप से, दूसरों को भी सूचित करें कि उनका चयन क्यों नहीं किया गया। इससे दीर्घकालिक अच्छे रिश्ते बनते हैं। फिर, अनुबंध पर हस्ताक्षर करने के लिए तेजी से आगे बढ़ें।

 

वास्तविक दुनिया में आरएफक्यू

 

 

सिद्धांत अच्छा है, लेकिन अभ्यास बेहतर है. आइए देखें कि यह विभिन्न उद्योगों में कैसे काम करता है।

उदाहरण 1: विनिर्माण - एक कस्टम घटक की सोर्सिंग

• परिदृश्य: आपको 5,000 कस्टम-मशीनीकृत एल्यूमीनियम ब्रैकेट की आवश्यकता है।

• आरएफक्यू को निर्दिष्ट करना होगा: तकनीकी चित्र (सीएडी फ़ाइलें), सामग्री ग्रेड (उदाहरण के लिए, एल्यूमिनियम 6061), सहनशीलता, सतह खत्म, और पैकेजिंग आवश्यकताएँ।

• आपूर्तिकर्ता प्रश्न: इन विवरणों के बिना, एक आपूर्तिकर्ता कमजोर मिश्र धातु के लिए बोली लगा सकता है, और दूसरे में एक महंगी फिनिश शामिल हो सकती है जिसकी आपको आवश्यकता नहीं है। आपकी तुलना बेकार होगी.

उदाहरण 2: आईटी खरीद - लैपटॉप खरीदना

• परिदृश्य: 50 कर्मचारियों की एक नई टीम तैयार करना।

• आरएफक्यू को निर्दिष्ट करना होगा: सटीक मॉडल या न्यूनतम विनिर्देश (सीपीयू, रैम, एसएसडी), इसमें सॉफ्टवेयर, वारंटी अवधि और डिलीवरी शेड्यूल शामिल है।

• प्रो टिप: के लिए पूछें मालिकाने की कुल कीमत (टीसीओ), जिसमें केवल स्टिकर की कीमत ही नहीं, बल्कि संभावित भविष्य की मरम्मत या विस्तारित वारंटी की कीमत भी शामिल है।

 

आधुनिक आरएफक्यू: स्थिरता को एकीकृत करना

 

आज, खरीद केवल लागत के बारे में नहीं है। यह मूल्य के बारे में है. और इसमें पर्यावरण और सामाजिक मूल्य शामिल हैं। आपका आरएफक्यू आपको चलाने के लिए एक शक्तिशाली उपकरण है स्थिरता लक्ष्य.

आप जैसे प्रश्नों के साथ आसानी से अपने आरएफक्यू में एक स्थिरता अनुभाग जोड़ सकते हैं:

• "इस उत्पाद में कितने प्रतिशत पुनर्चक्रित सामग्री का उपयोग किया गया है?"

• "क्या आप अपनी नैतिक श्रम प्रथाओं का दस्तावेज़ीकरण प्रदान कर सकते हैं?"

• "कार्बन उत्सर्जन में कमी पर आपकी कंपनी की नीति क्या है?"

यह आपूर्तिकर्ताओं को संकेत देता है कि आप जिम्मेदार व्यावसायिक प्रथाओं को महत्व देते हैं, और यह आपको आपके निर्णय को प्रभावित करने के लिए ठोस डेटा देता है।

 

5 सामान्य आरएफक्यू गलतियाँ जिनमें आपका समय और पैसा बर्बाद होता है

 

हमने इन त्रुटियों को बार-बार देखा है। उनसे बचें, और आप सबसे आगे रहेंगे।

1. अस्पष्ट विशिष्टताएँ: "हमें कुछ कार्यालय कुर्सियों की आवश्यकता है" से आपको बेहद अलग-अलग उद्धरण मिलेंगे। विशिष्ट रहो।

2. स्वामित्व की कुल लागत को नज़रअंदाज करना: सबसे सस्ते उत्पाद की रखरखाव लागत अधिक हो सकती है या उसका जीवनकाल छोटा हो सकता है। शुरुआती कीमत से आगे सोचें.

3. गरीब आपूर्तिकर्ता पूर्व योग्यता : किसी अयोग्य आपूर्तिकर्ता को आरएफक्यू भेजने से सभी का समय बर्बाद होता है। पहले अपना होमवर्क करो.

4. अस्पष्ट मूल्यांकन मानदंड: यदि आपूर्तिकर्ताओं को यह नहीं पता कि आप उनका मूल्यांकन कैसे करेंगे (उदाहरण के लिए, 70% कीमत, 30% डिलीवरी गति), तो वे आपको अपना सर्वश्रेष्ठ प्रस्ताव नहीं दे सकते।

5. संचार का "ब्लैक होल": सवालों का जवाब न देना या असफल बोली लगाने वालों को प्रतिक्रिया देने में असफल होना रिश्तों को ख़राब कर देता है।

 

अपने उपकरण चुनना: स्प्रेडशीट से लेकर विशिष्ट प्लेटफ़ॉर्म तक

 

आप अपनी आरएफक्यू प्रक्रिया को कैसे प्रबंधित करते हैं यह आपकी खरीदारी की जटिलता और मात्रा पर निर्भर करता है।

• स्प्रेडशीट और ईमेल: सरल, कम आरएफक्यू वाली छोटी कंपनियों के लिए बिल्कुल सही। यह मुफ़्त और लचीला है, लेकिन जल्दी ही अव्यवस्थित हो सकता है।

• ई-सोर्सिंग प्लेटफार्म : फेयरमार्किट या डीप स्ट्रीम जैसे उपकरण पूरी प्रक्रिया को स्वचालित करते हैं - आरएफक्यू भेजने से लेकर प्रतिक्रियाएं एकत्र करने और उनका विश्लेषण करने तक। यह बारंबार, जटिल सोर्सिंग के लिए बहुत बड़ा समय बचाने वाला है।

• फुल-सूट प्रोक्योरमेंट सॉफ्टवेयर: सीवो या कूपा जैसे समाधान आरएफक्यू को एक बड़े खरीद पारिस्थितिकी तंत्र में एकीकृत करते हैं, उन्हें अनुबंधों, खर्च विश्लेषण और चालान से जोड़ते हैं।

आपकी पसंद एक प्रश्न पर आधारित होनी चाहिए: वर्तमान में हम मैन्युअल आरएफक्यू कार्यों पर कितना समय बर्बाद कर रहे हैं?

 

आपकी कार्य योजना और निःशुल्क टूलकिट

 

अब आप एक आरएफक्यू प्रक्रिया चलाने के लिए सुसज्जित हैं जो निष्पक्ष, कुशल और वास्तविक मूल्य प्रदान करती है।

यहां बताया गया है कि शुरुआत कैसे करें:

1. स्पष्ट, सीधी आवश्यकताओं वाले एक पायलट प्रोजेक्ट की पहचान करें।

2. शुरुआत करने के लिए हमारा निःशुल्क आरएफक्यू टूलकिट डाउनलोड करें।

3. ऊपर उल्लिखित 7-चरणीय प्रक्रिया का उपयोग करके अपना आरएफक्यू चलाएँ।

 

अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न: आरएफक्यू प्रक्रिया में महारत हासिल करना

 

1. प्रश्न: मुझे कितने आपूर्तिकर्ताओं को आरएफक्यू भेजना चाहिए?

A: वहाँ एक प्यारी जगह है. केवल 2-3 आपूर्तिकर्ताओं को भेजने से पर्याप्त प्रतिस्पर्धा पैदा नहीं हो सकती है। 10+ पर भेजना आपके और उनके लिए अक्षम्य और बोझिल है। हम इसकी एक छोटी सूची की अनुशंसा करते हैं 4 से 6 पूर्व-योग्य आपूर्तिकर्ता . यह आपको प्रक्रिया को प्रभावी ढंग से प्रबंधित करने की आपकी क्षमता पर दबाव डाले बिना तुलना करने के लिए विकल्पों की एक स्वस्थ श्रृंखला प्रदान करता है।

 

2. प्रश्न: यदि आरएफक्यू भेजने के बाद कोई आपूर्तिकर्ता स्पष्टीकरण मांगता है तो मुझे क्या करना चाहिए?

A: यह सामान्य है और एक संलग्न आपूर्तिकर्ता का संकेत है। सुनहरा नियम है पारदर्शिता और निष्पक्षता . प्रश्न का स्पष्ट उत्तर दें, और फिर वह सटीक स्पष्टीकरण भेजें प्रत्येक आपूर्तिकर्ता जिसने आरएफक्यू प्राप्त किया। यह समान अवसर सुनिश्चित करता है और किसी एक बोली लगाने वाले को सूचना का लाभ लेने से रोकता है।

 

3. प्रश्न: क्या आपूर्तिकर्ता द्वारा कोटेशन जमा करने के बाद आरएफक्यू कानूनी रूप से बाध्यकारी है?

A: नहीं, आम तौर पर नहीं. आरएफक्यू आपूर्तिकर्ताओं के लिए एक प्रस्ताव (उनकी बोली) देने के लिए एक निमंत्रण है। आप उनमें से किसी को भी स्वीकार करने के लिए बाध्य नहीं हैं। कानूनी अनुबंध तभी बनता है जब आप औपचारिक जारी करते हैं खरीद आदेश (पीओ) या उस उद्धरण के आधार पर एक अनुबंध पर हस्ताक्षर करें। अपने आरएफक्यू में हमेशा यह कहते हुए भाषा शामिल करें कि यह खरीदारी की प्रतिबद्धता नहीं है।

 

4. प्रश्न: एक आपूर्तिकर्ता की बोली दूसरों की तुलना में बहुत कम आई। क्या यह हमेशा सर्वोत्तम विकल्प है?

A: सतर्क होना। एक उद्धरण जो काफी कम है वह खतरे का संकेत हो सकता है। हो सकता है कि आपूर्तिकर्ता ने आवश्यकताओं को गलत समझा हो, निम्न-गुणवत्ता वाली सामग्री का उपयोग किया हो, या लागत निर्धारण में कोई त्रुटि की हो (जिसे वे बाद में ठीक करने का प्रयास कर सकते हैं)। यह आपकी जिम्मेदारी है कि व्यवसाय का पुरस्कार देने से पहले उस उद्धरण की अतिरिक्त सावधानी से जांच करें और स्पष्ट प्रश्न पूछें।

 

5. प्रश्न: क्या मैं आरएफक्यू प्रतिक्रियाएं प्राप्त करने के बाद बातचीत कर सकता हूं?

A: बिल्कुल। आरएफक्यू प्रक्रिया अक्सर बातचीत के द्वार खोलती है। आप अपने पसंदीदा आपूर्तिकर्ता के पास वापस जा सकते हैं और पूछ सकते हैं कि क्या वे अपनी पेशकश में सुधार कर सकते हैं, खासकर यदि आपके पास किसी अन्य योग्य आपूर्तिकर्ता से अधिक प्रतिस्पर्धी बोली है। यह अंतिम चरण अक्सर आपको बेहतर शर्तें या मूल्य निर्धारण प्रदान कर सकता है।

 

6. प्रश्न: मुझे आपूर्तिकर्ताओं को जवाब देने के लिए कितना समय देना चाहिए?

A: यह जटिलता पर निर्भर करता है. सरल, ऑफ-द-शेल्फ आइटम के लिए, 1-2 सप्ताह आमतौर पर पर्याप्त है. अधिक जटिल, कस्टम-निर्मित वस्तुओं या सेवाओं के लिए अनुमति दें 2-4 सप्ताह . हमेशा यथार्थवादी रहें - जल्दबाजी करने वाले आपूर्तिकर्ता गलत उद्धरण दे सकते हैं या आपके सबसे अच्छे साझेदारों को बोली लगाने से हतोत्साहित कर सकते हैं।

 

7. प्रश्न: मौजूदा आपूर्तिकर्ता (हमारे वर्तमान प्रदाता) को संभालने का सबसे अच्छा तरीका क्या है?

A: उन्हें इस प्रक्रिया में शामिल करें, लेकिन उन्हें विशेष उपचार न दें। उन्हें नए संभावित आपूर्तिकर्ताओं के समान शर्तों पर प्रतिस्पर्धा करनी चाहिए। यह सत्यापित करने के लिए महत्वपूर्ण है कि आपको अभी भी उचित बाजार मूल्य और अच्छी सेवा मिल रही है। कभी-कभी पदधारी जीत जाता है, और यह प्रक्रिया उनके मूल्य को पुष्ट करती है; अन्य समय में, आपको एक बेहतर साथी मिल जाता है।

 

8. प्रश्न: एक प्रमुख आपूर्तिकर्ता ने हमारे आरएफक्यू में भाग लेने से इनकार कर दिया। वे ऐसा क्यों करेंगे?

A: कुछ सामान्य कारण हैं. हो सकता है कि वे पूरी क्षमता पर हों और नया काम करने के लिए बहुत व्यस्त हों। हो सकता है कि आपका आरएफक्यू उनके लिए वित्तीय रूप से पर्याप्त आकर्षक न हो। या, वे आपकी प्रक्रिया को सस्ते प्रतिस्पर्धी के प्रति अनुचित या पक्षपातपूर्ण मान सकते हैं। उनके कारणों को समझने के लिए एक विनम्र अनुवर्ती कॉल के लायक है - उनकी प्रतिक्रिया अमूल्य हो सकती है।

 

9. प्रश्न: क्या हमें हमेशा सबसे कम कीमत वाले, योग्य बोली लगाने वाले को पुरस्कार देना चाहिए?

A: आवश्यक रूप से नहीं। लक्ष्य सर्वोत्तम है कीमत , न कि केवल निम्नतम कीमत . आपका मूल्यांकन के मानदंड इसे प्रतिबिंबित करना चाहिए. यदि कोई आपूर्तिकर्ता 5% अधिक महंगा है, लेकिन 10% बेहतर डिलीवरी समय और बेहतर बिक्री के बाद समर्थन प्रदान करता है, तो वे आपके व्यवसाय को अधिक समग्र मूल्य प्रदान कर सकते हैं। इस निर्णय को निष्पक्ष रूप से लेने के लिए स्कोरिंग मॉडल का उपयोग करें।

 

10. प्रश्न: हम डिजिटल हस्ताक्षर का उपयोग करते हैं। क्या डिजिटल हस्ताक्षर वाला ईमेल उद्धरण वैध माना जाता है?

A: अधिकांश व्यावसायिक संदर्भों में, हाँ। एक इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर या यहां तक ​​कि ईमेल के माध्यम से भेजे गए कंपनी लेटरहेड पर एक औपचारिक उद्धरण को आमतौर पर आपूर्तिकर्ता की ओर से एक वैध और बाध्यकारी प्रस्ताव माना जाता है। बस सुनिश्चित करें कि आपकी आरएफक्यू शर्तें बताती हैं कि इलेक्ट्रॉनिक सबमिशन स्वीकार्य हैं।