ऐसा क्या है जिसके कारण आपूर्तिकर्ता खरीदारों को गंभीरता से लेते हैं?
ज्यादातर खरीदार मानते हैं कि आपूर्तिकर्ता उन्हें गंभीरता से लेते हैं; ऐसा कई स्पष्ट कारणों से होता है।
कीमत… मात्रा… आपकी बातचीत कितनी कठोर है…
लेकिन अगर आपने काफी समय तक खोजबीन की है, तो आपने शायद कुछ ऐसा देखा होगा जो उलझन पैदा करता है।:
दो खरीदार एक ही कारखाने से समान उत्पादों, समान मात्रा में ऑर्डर देने के लिए आते हैं, एवं उनकी कीमतें भी लगभग समान होती हैं। फिर भी, एक खरीदार को तुरंत जवाब मिलते हैं, स्पष्ट उत्तर प्राप्त होते हैं, एवं उसके ऑर्डर पर ठीक से कार्रवाई की जाती है; जबकि दूसरे खरीदार को अस्पष्ट वादे मिलते हैं एवं उसके ऑर्डर पर धीरे-धीरे ही कार्रवाई की जाती है।
अक्सर यह अंतर पैसों के कारण नहीं होता।
यह इस बारे में है कि आपूर्तिकर्ता कैसे… खरीदारों का वर्गीकरण शुरुआत में ही कर लें। अक्सर, उद्धरणों या नमूनों को अंतिम रूप देने से पहले ही ऐसा हो जाता है।
कारखानों में कोई भी सवाल नहीं पूछा जाता।: “क्या यह खरीदार महत्वपूर्ण है?”
वे कई ऐसे लोगों से पूछते हैं जो शांत रूप से बात करते हैं।:
क्या उत्पादन शुरू होने के बाद यह खरीदार उत्पाद की विशेषताओं/सुविधाओं में बदलाव कर देगा?
क्या यह आदेश बार-बार पुनः कार्य करने की आवश्यकता पैदा कर देगा?
क्या भुगतान में देरी होगी, या इस पर विवाद उत्पन्न होगा?
अगर कुछ गलत हो जाता है, तो क्या यह खरीदार भावनात्मक रूप से प्रतिक्रिया देगा… या फिर इस पूरी प्रक्रिया को सही ढंग से पूरा करने की कोशिश करेगा?
इन उत्तरों के आधार पर, आपूर्तिकर्ता केवल इतना ही नहीं तय करते… क्या… आपके साथ काम करना।
वे फैसला कर लेते हैं। कितना ध्यान एवं देखभाल… जैसे ही उत्पादन शुरू हो जाएगा, वह आपको दे दिया जाएगा।
जब कारखाने सभी शर्तें मान लेते हैं, तो कई खरीदारों को आश्वासन मिल जाता है।
“हाँ, कोई समस्या नहीं है।”
“हाँ, हम ऐसा कर सकते हैं।”
“हाँ, हम बाद में इसे समायोजित कर लेंगे।”
लेकिन अनुभवी खरीदार जानते हैं कि जल्दी से सहमति हो जाना अक्सर इस बात का संकेत होता है… कम आंतरिक समीक्षा नहीं, उच्च क्षमता नहीं।
वे कारखाने जो ग्राहकों को गंभीरता से लेते हैं, आमतौर पर अधिक सावधान रहते हैं। वे सवाल पूछते हैं। वे विरोध करते हैं। वे सीमाएँ स्पष्ट करते हैं।
यह अनिच्छा कोई विरोध नहीं है; बल्कि यह एक संकेत है कि कारखाना कोई कदम उठाने से पहले जोखिमों का मूल्यांकन कर रहा है।
इसे व्यावहारिक बनाने हेतु, इन संकेतों को उन वास्तविक खरीदारी-निर्णयों से जोड़ना मददगार होता है जो विक्रेता लेते हैं… अक्सर बिना इस बात की जानकारी के कि कारखाने इन संकेतों की कैसी व्याख्या करते हैं।
यही वह बिंदु है जहाँ अधिकांश खरीदार गलती कर बैठते हैं।
आपूर्तिकर्ता, विश्वास दिखाने वाले प्रयासों का कोई जवाब ही नहीं देते। वे उनकी प्रतिक्रिया देते हैं। परिचालन संकेत.
एक आपूर्तिकर्ता के दृष्टिकोण से, जल्दबाजी में कोई विशेष लाभ नहीं होता; बल्कि ऐसी परिस्थितियों में लागत ही अधिक हो जाती है। स्पष्टता दुर्लभ है।
जब खरीदार मूलभूत तत्वों को ध्यान में न रखते हुए समयसीमाओं पर दबाव डालते हैं, तो कारखाने तुरंत इस तत्कालता को किसी खतरे के संकेत के रूप में देखने लगते हैं – विशेष रूप से ऐसी परिस्थितियों में जहाँ न्यूनतम आदेश मात्रा, नकदी प्रवाह संबंधी दबाव, या अंतिम समय में होने वाले परिवर्तनों का बोझ कारखाने पर ही पड़ जाता है।
यही कारण है कि कारखाने उन खरीदारों के प्रति अधिक गंभीरता से प्रतिक्रिया देते हैं, जो इस बात को समझते हैं कि… न्यूनतम आदेश मात्रा (MOQ) एवं नकदी प्रवाह से संबंधित निर्णय, चुपचाप ही मुनाफे एवं जोखिमों को आकार देते हैं।, केवल तेज़ उत्पादन की मांग करने के बजाय…
जो खरीदार जल्दबाजी में निर्णय लेते हैं, वे अक्सर बाद में समस्याएँ पैदा कर देते हैं।
स्पष्ट विनिर्देश, निर्धारित सहनशीलता के मापदंड, एवं अंतिम रूप से तय पैकेजिंग विवरण आपूर्तिकर्ताओं के लिए कुछ महत्वपूर्ण संकेत होते हैं।: आगे कोई बड़ी आश्चर्यजनक बात नहीं होगी।.
कारखाने उन खरीदारों को प्राथमिकता देते हैं जो अनिश्चितताओं को कम करते हैं, न कि उन लोगों को जो समय-सीमाओं को लेकर जोरदार दबाव डालते हैं।
कारखानों को जल्दी ही पता चल जाता है कि कोई खरीदार सिस्टमों के आधार पर सोच रहा है या छोट-छोटे भागों के आधार पर।
वे खरीदार जो ऐसे समझौतों/त्यागों को समझते हैं… एक ही आपूर्तिकर्ता बनाम कई आपूर्तिकर्ता या फिर क्या यह समझदारी भरा कदम है… दो कारखानों के बीच ऑर्डरों का विभाजन करना —कोई महत्वपूर्ण बात संकेत दे रहा है… वे इस एकल परियोजना से आगे भी योजनाएँ बना रहे हैं।
ऐसी योजनाबद्ध सोच द्वारा महसूस होने वाला जोखिम कम हो जाता है, एवं कार्यों की प्राथमिकता बढ़ जाती है।
अनुभवहीन खरीदार आश्वासन मांगते हैं।
अनुभवी खरीदार संरचित प्रश्न पूछते हैं।:
इस प्रक्रिया का कौन-सा हिस्सा सबसे अधिक परिवर्तनशील है?
आमतौर पर देरी कहाँ होती है?
गुणवत्ता नियंत्रण के लिए कौन-सी विशेषताएँ सबसे महत्वपूर्ण हैं?
ये प्रश्न आपूर्तिकर्ताओं को यह दर्शाते हैं कि आप उत्पादन प्रक्रिया की वास्तविकताओं को समझते हैं… एवं जब कोई जटिलता उत्पन्न हो तो आप घबराएँगे नहीं।
कारखानों को माँग करने वाले ग्राहकों से कोई डर नहीं होता। वे अस्थिर लोगों से डरते हैं।
जब खरीदार बार-बार आपूर्तिकर्ताओं की संरचना, ऑर्डर आवंटन प्रक्रिया या मूल्य निर्धारण तरीकों की जाँच करते रहते हैं, तो यह अक्सर इस बात का संकेत होता है कि ऊपरी स्तर पर लिए गए निर्णयों पर पर्याप्त विचार नहीं किया गया था। इसके विपरीत, वे खरीदार जिन्होंने पहले ही यह आकलन कर लिया है कि कोई उत्पाद उनकी आवश्यकताओं के अनुरूप है या नहीं… अधिक कीमत वाला फैक्ट्री वास्तव में उसके मूल्य के योग्य है। ऐसी प्रवृत्ति अधिक आत्मविश्वास के साथ आगे बढ़ने में मदद करती है… एवं रुकावटों की संभावना भी कम रहती है।
स्थिर निर्णय कारखानों के कार्यक्रमों की रक्षा करते हैं; इसी कारण इन पर ध्यान दिया जाता है।
आपूर्तिकर्ताओं का ध्यान खोने के सबसे तेज़ तरीकों में से एक, बार-बार दिशा बदलना है।
वे खरीदार जो बार-बार उत्पाद की विशेषताओं, पैकेजिंग या मात्रा में बदलाव करते रहते हैं, कारखानों को अनिवार्य रूप से प्रतिक्रियाशील मोड में धकेल देते हैं।
जब खरीदारों द्वारा लिए गए निर्णय स्थायी रूप से लागू हो जाते हैं, तो आपूर्तिकर्ता उन्हें गंभीरता से लेते हैं; क्योंकि स्थिर निर्णय उत्पादन कार्यक्रमों की निरंतरता को सुनिश्चित करते हैं।
कारखाने के दृष्टिकोण से, जमा राशि एक सामान्य प्रक्रिया है। गलत तरीके से जमा किए गए धनराशि में अधिक खर्च होता है।
वे खरीदार जो मुख्य प्रश्नों का समाधान किए बिना ही तुरंत भुगतान कर देते हैं… जैसे कि क्या… बेहतर गुणवत्ता वाली फैक्ट्री के लिए अधिक भुगतान करने से वास्तव में आगे के चरणों में होने वाले जोखिम कम हो जाते हैं। —अक्सर बाद में यह और अधिक तनाव पैदा कर देता है। कारखाने इन खरीदारों के साथ सावधान रहना सीख लेते हैं, चाहे पैसे कितनी जल्दी आ जाएँ।
जमा राशि देने से प्राथमिकता स्वतः ही बढ़ जाती है, ऐसा नहीं है।
इसका भुगतान करना जब सभी विनिर्देश पूरी तरह से तय हो जाएँ… हाँ, करता है।
कारखानों को पता है कि ढीले विवरणों के साथ जल्दी से की गई जमा राशियाँ अक्सर विवादों, विलंबों एवं पुनः कार्य करने की आवश्यकता का कारण बन जाती हैं। ऐसे खरीदारों को कम जोखिम वाला माना जाता है, जो सभी चीजें सही ढंग से तय होने तक भुगतान में देरी करते हैं; न कि धीमे भुगतान करने वाले।
उन खरीदारों के साथ अलग तरह से व्यवहार किया जाता है जो निरीक्षण प्रक्रियाओं, उपकरणों संबंधी सीमाओं, एवं उत्पादन प्रक्रिया में होने वाली जाँच-पड़तालों को अच्छी तरह समझते हैं।
नहीं कि वे ज़्यादा कुछ माँग रहे हैं… बल्कि इसलिए कि उन्हें कम स्पष्टीकरणों, कम सुधारों, एवं कम आपातकालीन परिस्थितियों की आवश्यकता है।
किसी कारखाने के दृष्टिकोण से, इन खरीदारों की सेवा प्रदान करने में कम लागत आती है।
कंपनियाँ शायद ही कभी ऐसा सीधे-सीधे कहती हैं, लेकिन खरीदारों को प्राथमिकता दी जाती है।:
बिना ठीक होने के विकल्पों को समझे ही तेज़ी से काम करने की कोशिश करना।
जब आप किसी भी प्रकार की लचीलापन की मांग नहीं कर रहे हैं, तो दूसरों से ऐसी ही अपेक्षा क्यों कर रहे हैं?
सक्रियता से बातचीत करें, फिर अतिरिक्त ध्यान की अपेक्षा करें।
आपूर्तिकर्ताओं को एक-दूसरे के स्थान पर रखने योग्य मानें।
इनमें से कोई भी व्यवहार अत्यधिक चौंकाने वाला नहीं है। लेकिन साथ मिलकर, वे एक संकेत देते हैं। भविष्य में अधिक घर्षण होने की संभावना है।.
और कारखाने अपना ध्यान कहीं और आकर्षित करके घर्षण को नियंत्रित करते हैं।
वास्तव में आपूर्तिकर्ता यह नहीं देखते कि आपका व्यवसाय कितना बड़ा है, बल्कि यह देखते हैं कि आपकी खरीदारी प्रक्रिया कितनी अनुमानयोग्य है।
ऐसे खरीदार जिन्होंने पहले ही “आपूर्तिकर्ताओं का केंद्रीकरण”, “ऑर्डर विभाजन रणनीति” एवं “लागत एवं जोखिम के बीच संतुलन” जैसे मुद्दों पर विस्तार से विचार किया है, छोटी मात्रा में भी अपनी परिचालनात्मक परिपक्वता का प्रदर्शन करते हैं।
यही परिपक्वता है जिसे कारखाने सर्वोच्च प्राथमिकता देते हैं।
छोटे ब्रांड अक्सर मान लेते हैं कि केवल बड़े खरीदारों ही कारखानों का सम्मान करते हैं।
वास्तव में, आपूर्तिकर्ताओं को अन्य बातों से ज्यादा कुछ और ही पर ध्यान देना होता है… पूर्वानुमान की संभावना मात्रा से अधिक।
ऐसे छोटे खरीदारों को अक्सर बड़े खरीदारों की तुलना में प्राथमिकता दी जाती है, जो लगातार व्यवधान पैदा करते रहते हैं। छोटे खरीदार तो स्पष्ट रूप से संवाद करते हैं, अपने निर्णय जल्दी ही ले लेते हैं, एवं उत्पादन प्रक्रिया से जुड़े फायदों एवं नुकसानों को भी समझते हैं।
वे खरीदार जिन्हें गंभीरता से लिया जाता है, वे शक्तिशाली दिखने की कोशिश नहीं करते।
वे देखने की कोशिश करते हैं… संभालने योग्य.
वे ऐसे संकेत भेजते हैं जो यह बताते हैं…:
“यह आदेश सुचारू रूप से चलता रहेगा… भले ही कुछ गलत हो जाए।”
वह संकेत कीमत, दबाव या वादों से कहीं अधिक महत्वपूर्ण है।
आपूर्तिकर्ता खरीदारों को गंभीरता से नहीं लेते, क्योंकि वे सम्मान की मांग करते हैं।
वे ऐसा इसलिए करते हैं, क्योंकि खरीदार का व्यवहार जोखिम को कम कर देता है।
और जितनी जल्दी ये संकेत भेजे जाएँ – अक्सर कीमतों का अंतिम निर्धारण होने से पहले ही – उतना ही अधिक प्रभाव खरीदारों के पास बाद में भी रहेगा, जब समय-सीमाएँ सख्त हो जाएँ एवं समस्याएँ उत्पन्न होने लगें।
स्रोत खोजने की प्रक्रिया में, कोई विश्वसनीयता का दावा नहीं किया जाता।
इसका मूल्यांकन बिना किसी शोर-शगाड़े के, उत्पादन शुरू होने से बहुत पहले ही कर लिया जाता है।
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