खरीद के 4 स्तंभ: रणनीतिक सोर्सिंग और वैश्विक खरीद दोनों में महारत हासिल है
आज की अस्थिर वैश्विक अर्थव्यवस्था में, खरीद और क्रय टीमों को अभूतपूर्व चुनौतियों का सामना करना पड़ता है। आपूर्ति श्रृंखला व्यवधान, मुद्रास्फीति के दबाव, और नैतिक सोर्सिंग की मांग निरंतर चिंताएं हैं। इस जटिलता के बीच, एक सामान्य सवाल उठता है: खरीद के चार स्तंभ क्या हैं?
जवाब एकवचन नहीं है। शब्द "फोर पिलर्स" दो शक्तिशाली, पूरक ढांचे को संदर्भित करता है जो एक विश्व स्तरीय खरीद फ़ंक्शन के आधार को बनाते हैं:
रणनीतिक सोर्सिंग के चार स्तंभ: कोर के अनुकूलन पर ध्यान केंद्रित किया गया की प्रक्रिया आप कैसे खरीदते हैं।
वैश्विक खरीद के चार स्तंभ: प्रबंधन पर ध्यान केंद्रित किया परिचालन जटिलता अंतरराष्ट्रीय सीमाओं के पार खरीदना।
यह व्यापक मार्गदर्शिका स्तंभों के दोनों सेटों को ध्वस्त कर देगी, उनके घटकों, महत्व और - गंभीर रूप से - उन्हें एक लचीला, कुशल और रणनीतिक क्रय ऑपरेशन बनाने के लिए लागू करने के लिए कैसे लागू करेगा।
रणनीतिक सोर्सिंग सबसे कम कीमत पर आपूर्ति चैनलों को विकसित करने की जानबूझकर, डेटा-संचालित प्रक्रिया है, न कि केवल सबसे कम कीमत पर। इसके चार स्तंभ सुधार का एक निरंतर चक्र बनाते हैं।
यह क्या है: खर्च विश्लेषण एक संगठन के सभी व्यय डेटा के सभी एकत्र करने, सफाई, वर्गीकरण और विश्लेषण करने की व्यवस्थित प्रक्रिया है। यह कच्चे, गन्दा डेटा को एक स्पष्ट मानचित्र में बदलने के बारे में है जहां पैसा हो रहा है।
यह क्यों मायने रखता है: आप प्रबंधित नहीं कर सकते कि आप क्या माप नहीं सकते। किसी भी रणनीतिक निर्णय के लिए दृश्यता को पूरा करना पूर्ण शर्त है। यह छिपे हुए बचत के अवसरों को उजागर करता है, मावरिक खर्च को प्रकट करता है, और लीवरेग करने योग्य खर्च श्रेणियों की पहचान करता है।
कैसे लागू करें और शुरू करें:
डेटा एकत्रीकरण: सभी स्रोतों से डेटा खींचें- ERPS, AP सिस्टम और कार्ड प्रोग्राम।
सफाई और मानकीकरण: सही त्रुटियां और मानकीकृत विक्रेता नाम (जैसे, "आईबीएम," "इंट'ल बिजनेस मशीन," और "आईबीएम इंक।" एक बनें)।
वर्गीकरण: UNSPSC या कस्टम टैक्सोनॉमी जैसी प्रणाली का उपयोग करके खर्च को वर्गीकृत करें।
विश्लेषण और रिपोर्टिंग: रुझानों, शीर्ष आपूर्तिकर्ताओं और समेकन के अवसरों की पहचान करें।
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यह क्या है: यह खर्च विश्लेषण से अंतर्दृष्टि के आधार पर आपूर्तिकर्ताओं की पहचान, मूल्यांकन और चयन करने की मुख्य प्रक्रिया है। यह स्वामित्व की कुल लागत (TCO) पर ध्यान केंद्रित करने के लिए लेन -देन की खरीद से परे चला जाता है।
यह क्यों मायने रखता है: प्रभावी सोर्सिंग सुनिश्चित करता है कि आपको सबसे अच्छा मूल्य मिले - लागत, गुणवत्ता, सेवा, नवाचार और जोखिम शमन का एक संयोजन। यह आपके आपूर्ति आधार के माध्यम से एक प्रतिस्पर्धात्मक लाभ बनाने के बारे में है।
कैसे लागू करें और शुरू करें:
बाजार अनुसंधान: आपूर्तिकर्ता परिदृश्य और बाजार की गतिशीलता को समझें।
सोर्सिंग रणनीति विकसित करें: एकल बनाम मल्टी-सोर्सिंग, ग्लोबल बनाम स्थानीय पर निर्णय लें।
RFX प्रक्रिया: सूचना के लिए अनुरोध (RFI), प्रस्ताव (RFP), और उद्धरण (RFQ ) तुलनीय डेटा इकट्ठा करने के लिए।
आपूर्तिकर्ता मूल्यांकन और बातचीत: स्कोर आपूर्तिकर्ता उद्देश्यपूर्ण रूप से और शब्दों पर बातचीत करते हैं।
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यह क्या है: अनुबंध प्रबंधन आपूर्तिकर्ता संबंधों को औपचारिक रूप देने वाले समझौतों को बनाने, निष्पादित करने और प्रबंधित करने की प्रक्रिया है। यह सुनिश्चित करता है कि बातचीत के दौरान कब्जा कर लिया गया मूल्य महसूस किया जाए।
यह क्यों मायने रखता है: एक हैंडशेक पर्याप्त नहीं है। मजबूत अनुबंध जोखिम को कम करते हैं, अनुपालन सुनिश्चित करते हैं, प्रदर्शन मेट्रिक्स (एसएलएएस/केपीआई) को परिभाषित करते हैं, और विवादों को हल करने के लिए एक कानूनी ढांचा प्रदान करते हैं।
कैसे लागू करें और शुरू करें:
केंद्रीकृत रिपॉजिटरी: सभी अनुबंधों को एक एकल, सुलभ स्थान में स्टोर करें।
मुख्य खंड प्रबंधन: देयता, समाप्ति और एसएलए दंड जैसे महत्वपूर्ण शब्दों को मानकीकृत करें।
दायित्व प्रबंधन: ट्रैक मील के पत्थर, डिलिवरेबल्स और नवीकरणीय रूप से लगातार।
अनुपालन निगरानी: सुनिश्चित करें कि दोनों पक्ष सहमत शर्तों का पालन कर रहे हैं।
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यह क्या है: SRM प्रमुख आपूर्तिकर्ताओं के साथ बातचीत का सक्रिय, रणनीतिक प्रबंधन है। यह एक लेन -देन, प्रतिकूल संबंध से एक सहयोगी साझेदारी से आगे बढ़ने के बारे में है।
यह क्यों मायने रखता है: आपके महत्वपूर्ण आपूर्तिकर्ता आपके उद्यम के एक्सटेंशन हैं। मजबूत रिश्ते नवाचार, कमी के दौरान अधिमान्य उपचार, निरंतर सुधार और साझा जोखिम प्रबंधन के लिए नेतृत्व करते हैं।
कैसे लागू करें और शुरू करें:
आपूर्तिकर्ता विभाजन : जोखिम और महत्वपूर्णता (जैसे, रणनीतिक, अड़चन, उत्तोलन, दिनचर्या) के आधार पर आपूर्तिकर्ताओं को वर्गीकृत करें।
प्रदर्शन प्रबंधन: नियमित रूप से ऑन-टाइम डिलीवरी, गुणवत्ता दर और नवाचार विचारों की तरह केपीआई की समीक्षा करें।
संयुक्त व्यावसायिक समीक्षा: प्रदर्शन की समीक्षा करने, रणनीति साझा करने और समस्याओं को हल करने के लिए त्रैमासिक या वार्षिक बैठकें आयोजित करें।
विकास और सहयोग: रणनीतिक भागीदारों के साथ नए उत्पादों या प्रक्रियाओं का सह-विकास करें।
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जब आपकी सोर्सिंग गतिविधियाँ सीमाओं को पार करती हैं, तो जटिलता की एक नई परत जोड़ी जाती है। ये चार स्तंभ उस जटिलता को प्रबंधित करने के लिए महत्वपूर्ण हैं।
यह क्या है: यह आपकी खरीद टीम की प्रतिभा, कौशल और संस्कृति और इसके विस्तारित नेटवर्क को संदर्भित करता है। इसमें आंतरिक कर्मचारी, बाहरी भागीदार और नेतृत्व शामिल हैं।
यह क्यों मायने रखता है: सबसे अच्छी प्रक्रियाएं और प्रौद्योगिकी उन्हें चलाने के लिए सही लोगों के बिना बेकार हैं। वैश्विक खरीद को अंतर्राष्ट्रीय व्यापार, क्रॉस-सांस्कृतिक बातचीत, जोखिम शमन और स्थानीय नियमों में विशेषज्ञता की आवश्यकता होती है।
कैसे लागू करें और शुरू करें: निरंतर प्रशिक्षण में निवेश करें, विचार और अनुभव की विविधता के लिए किराया करें, और ऑन-द-ग्राउंड विशेषज्ञता के साथ तृतीय-पक्ष वैश्विक खरीद सेवाओं का लाभ उठाने पर विचार करें।
यह क्या है: ये मानकीकृत, अभी तक लचीले, वर्कफ़्लोज़ हैं जो वैश्विक खरीद गतिविधियों को नियंत्रित करते हैं - भुगतान तक - विभिन्न क्षेत्रों और व्यावसायिक इकाइयों को प्राप्त करने तक।
यह क्यों मायने रखता है: मानकीकरण स्थिरता, नियंत्रण, दक्षता और अनुपालन सुनिश्चित करता है। यह अराजकता को रोकता है और विविध परिचालन वातावरण में स्केलेबिलिटी के लिए अनुमति देता है।
कैसे लागू करें और आरंभ करें: दस्तावेज़ और मानचित्र कोर प्रक्रियाएं, वैश्विक खरीद नीतियों (स्वीकार्य स्थानीय विविधताओं के साथ) को लागू करें, और त्रुटियों और देरी को कम करने के लिए वर्कफ़्लो को स्वचालित करें।
यह क्या है: डिजिटल टूल्स का सूट जो ईआरपी मॉड्यूल, आपूर्तिकर्ता संबंध प्रबंधन (एसआरएम) सॉफ्टवेयर, खर्च एनालिटिक्स प्लेटफॉर्म और डिजिटल खरीद कैटलॉग सहित वैश्विक खरीद को सक्षम करता है।
यह क्यों मायने रखता है: प्रौद्योगिकी निर्णय लेने के लिए आवश्यक वैश्विक खर्च दृश्यता प्रदान करती है। यह प्रक्रियाओं को स्वचालित करता है, बहु-मुद्रा और बहु-भाषा आवश्यकताओं का प्रबंधन करता है, और डेटा-संचालित अंतर्दृष्टि प्रदान करता है।
कैसे लागू करें और आरंभ करें: एकीकृत खरीद सूट का मूल्यांकन करें, पहुंच के लिए क्लाउड-आधारित समाधानों को प्राथमिकता दें, और सुनिश्चित करें कि मजबूत डेटा एनालिटिक्स और रिपोर्टिंग क्षमताएं मुख्य विशेषताएं हैं।
यह क्या है: आपके आपूर्तिकर्ता के आपूर्तिकर्ता से आपके ग्राहक के लिए माल, सूचना और वित्त के पूरे प्रवाह का सक्रिय प्रबंधन। यह लॉजिस्टिक्स, इन्वेंट्री मैनेजमेंट और रिस्क शमन को शामिल करता है।
यह क्यों मायने रखता है: वैश्विक आपूर्ति श्रृंखला स्वाभाविक रूप से नाजुक हैं। इस स्तंभ का प्रबंधन सीधे लागत, विश्वसनीयता और लचीलापन को प्रभावित करता है। दुनिया के एक हिस्से में व्यवधान दूसरे में उत्पादन को रोक सकता है।
कैसे लागू करें और शुरू करें: पूरी तरह से आचरण करें आपूर्ति श्रृंखला मानचित्रण , अपने आपूर्तिकर्ता आधार को भौगोलिक रूप से विविधता लाते हैं, लॉजिस्टिक्स भागीदारों के साथ मजबूत संबंध विकसित करते हैं, और मजबूत व्यापार निरंतरता योजनाएं बनाते हैं।
स्तंभों को समझना एक बात है; उन्हें लागू करना एक और है। यहां बताया गया है कि उन्हें एक साथ कैसे काम किया जाए।
रणनीतिक से शुरू करें सोर्सिंग : अधिकांश संगठनों के लिए, पहला कदम आंतरिक रूप से नियंत्रण हासिल करना है। बचत उत्पन्न करने और एक मजबूत आपूर्तिकर्ता आधार बनाने के लिए मास्टर खर्च विश्लेषण और सोर्सिंग। यह फंड और आगे के निवेश को सही ठहराता है।
वैश्विक खरीद के साथ विस्तार करें: जैसा कि आप विश्व स्तर पर बढ़ते हैं, लोगों पर परत, प्रक्रिया, प्रौद्योगिकी और आपूर्ति श्रृंखला विषयों पर प्रभावी ढंग से प्रबंधन करने के लिए।
तालमेल बनाएं:
आपके खर्च विश्लेषण (सोर्सिंग के स्तंभ 1) का डेटा प्रौद्योगिकी (वैश्विक के पिलर 3) को सूचित करता है जिसे आपको लागू करने की आवश्यकता है।
आपके SRM प्रयास (सोर्सिंग के स्तंभ 4) एक लचीला आपूर्ति श्रृंखला (वैश्विक के पिलर 4) की नींव हैं।
वैश्विक प्रक्रियाएं (वैश्विक के स्तंभ 2) सुनिश्चित करें कि आपकी रणनीतिक सोर्सिंग रणनीतियों को दुनिया भर में लगातार निष्पादित किया जाता है।
अपनी प्रगति को ट्रैक करने के लिए, दोनों फ्रेमवर्क में इन मैट्रिक्स की निगरानी करें:
लागत बचत: बेसलाइन के खिलाफ प्राप्त बचत का प्रतिशत।
आपूर्तिकर्ता प्रदर्शन: ऑन-टाइम डिलीवरी (ओटीडी) और परफेक्ट ऑर्डर पूर्ति दर।
प्रक्रिया दक्षता: खरीद चक्र समय।
अनुपालन: अनुबंध अनुपालन दर और मावरिक प्रतिशत प्रतिशत खर्च करते हैं।
नवाचार: आपूर्तिकर्ताओं द्वारा शुरू किए गए मूल्य-स्तरीय विचारों या परियोजनाओं की संख्या।
Q1: "क्रय" और "खरीद" के बीच वास्तविक अंतर क्या है? मैंने सुना है कि वे परस्पर उपयोग करते हैं।
A: इस तरह से सोचें: खरीद विशिष्ट है खरीदने का कार्य —लेन -देन ही। खरीद संपूर्ण है प्रक्रिया , चालान का भुगतान करने की आवश्यकता की पहचान करने से। इसमें सोर्सिंग, बातचीत और अनुबंध प्रबंधन शामिल हैं। खरीद रणनीति है; क्रय अंतिम सामरिक कदम है।
Q2: हम एक सीमित बजट के साथ एक एसएमई हैं। क्या हम इस "चार स्तंभों" दृष्टिकोण को भी लागू कर सकते हैं?
A: बिल्कुल। आपको बड़े पैमाने पर बजट की आवश्यकता नहीं है, बस मानसिकता में एक बदलाव। छोटा शुरू करो। एक स्तंभ पर ध्यान केंद्रित करें, जैसे खर्च विश्लेषण। यहां तक कि एक स्प्रेडशीट में अपने पिछले साल के खर्चों को वर्गीकृत करने से भारी अवसर मिल सकते हैं। फ्रेमवर्क स्केलेबल हैं; प्रतिक्रिया प्रतिक्रियाशील के बजाय जानबूझकर होना है।
Q3: यदि हम शून्य से शुरू कर रहे हैं तो हमें किस स्तंभ से पहले निपटना चाहिए?
A: यह लगभग हमेशा खर्च विश्लेषण के साथ शुरू होता है। आप अंधेरे में एक स्मार्ट रणनीति नहीं बना सकते। यह जानना कि आपका पैसा कहाँ जाता है, वह टॉर्च है जो आपको दिखाती है कि कौन से आपूर्तिकर्ताओं के साथ पुनर्जागरण करने के लिए, किस श्रेणियों को समेकित करने के लिए, और जहां आपके सबसे बड़े जोखिम छिपे हो सकते हैं।
Q4: इस संरचित दृष्टिकोण में खरीदने के लिए हमें अन्य विभाग (जैसे वित्त या संचालन) कैसे मिलते हैं?
A: उनकी भाषा बोलें। "प्रोक्योरमेंट पिलर्स" के बारे में बात न करें। लागत बचत और अनुपालन के बारे में वित्त से बात करें। आपूर्ति विश्वसनीयता और गुणवत्ता के बारे में संचालन के लिए बात करें। उन्हें दिखाएं कि यह प्रक्रिया कैसे हल करती है उनका समस्याएं, और वे आपके सबसे बड़े सहयोगी बन जाएंगे।
Q5: क्या यह दृष्टिकोण केवल कच्चे माल खरीदने वाली कंपनियों के लिए है?
A: बिल्कुल नहीं! सिद्धांत सार्वभौमिक हैं। एक टेक कंपनी सॉफ्टवेयर लाइसेंस और क्लाउड सेवाओं के लिए इसका उपयोग कर सकती है। एक अस्पताल इसका उपयोग चिकित्सा आपूर्ति और उपकरणों के लिए कर सकता है। एक विपणन एजेंसी इसका उपयोग फ्रीलांस प्रतिभा और विज्ञापन स्थान के लिए कर सकती है। कोई भी संगठन जो पैसा खर्च करता है, वह लाभान्वित हो सकता है।
Q6: खरीद में सुधार करने की कोशिश करते समय एक सामान्य "बदमाश गलती" क्या है?
एक: पूरी तरह से यूनिट मूल्य पर ध्यान केंद्रित करना। यह क्लासिक त्रुटि है। सबसे सस्ता उत्पाद अक्सर छिपी हुई लागतों के साथ आता है: खराब गुणवत्ता, अविश्वसनीय वितरण, भयानक सेवा या उच्च जोखिम। हमेशा स्वामित्व की कुल लागत (TCO) का मूल्यांकन करें, जिसमें ये छिपे हुए कारक शामिल हैं।
Q7: हमें अपने आपूर्तिकर्ताओं और अनुबंधों का कितनी बार पुनर्मूल्यांकन करना चाहिए?
A: यह "इसे सेट करें और इसे भूल जाएं" सौदा नहीं है। महत्वपूर्ण आपूर्तिकर्ताओं के लिए, औपचारिक समीक्षा कम से कम सालाना होनी चाहिए। लेकिन आपको लगातार प्रदर्शन (जैसे डिलीवरी के समय) की निगरानी करनी चाहिए। बाजार बदल जाता है, और इसलिए आपके रिश्ते चाहिए। यह देखने के लिए समाप्त होने के लिए एक अनुबंध की प्रतीक्षा न करें कि क्या आपको अभी भी एक अच्छा सौदा मिल रहा है।
Q8: हमारे लंबे समय के आपूर्तिकर्ताओं के साथ महान संबंध हैं। हमें एक औपचारिक प्रक्रिया के साथ नाव को क्यों रॉक करना चाहिए?
एक: एक औपचारिक प्रक्रिया ट्रस्ट को बदलने के बारे में नहीं है; यह इस पर निर्माण के बारे में है। एक अच्छा अनुबंध और नियमित प्रदर्शन समीक्षा आप दोनों की रक्षा करती है। यह सुनिश्चित करता है कि अपेक्षाएं स्पष्ट हैं और एक गलतफहमी की संभावना को कम करती है जो उस महान संबंध को नुकसान पहुंचा सकती है जिसे आपने बनाने के लिए कड़ी मेहनत की है।
Q9: आधुनिक खरीद में स्थिरता क्या भूमिका निभाती है?
A: एक विशाल और बढ़ता हुआ। यह अब जोखिम प्रबंधन और ब्रांड प्रतिष्ठा का एक मुख्य घटक है। कंपनियों को उनके पर्यावरण, सामाजिक और शासन (ईएसजी) प्रथाओं पर तेजी से मूल्यांकन किया जाता है। इसका मतलब है कि केवल लागत और गुणवत्ता नहीं, उनके नैतिक श्रम प्रथाओं, पर्यावरणीय प्रभाव और कार्बन पदचिह्न पर आपूर्तिकर्ताओं का आकलन करना।
Q10: क्या AI और स्वचालन वास्तव में मदद कर सकते हैं, या यह सिर्फ एक चर्चा है?
A: यह वास्तविक है और एक गेम-चेंजर है, विशेष रूप से पहले स्तंभ (खर्च विश्लेषण) के लिए। एआई स्वचालित रूप से मिनटों में हजारों चालान को साफ और वर्गीकृत कर सकता है, एक मानव को याद करने वाले पैटर्न को उजागर कर सकता है। यह वैश्विक जोखिमों की निगरानी भी कर सकता है और यहां तक कि आपूर्तिकर्ता व्यवहार्यता की भविष्यवाणी कर सकता है। यह आपकी टीम को बातचीत और संबंध निर्माण जैसे रणनीतिक काम पर ध्यान केंद्रित करने के लिए मुक्त करता है।
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