KPI क्या खरीद रहे हैं? | उदाहरण और मैट्रिक्स के साथ अंतिम गाइड

​यदि आपकी खरीद टीम को अभी भी पूरी तरह से लागत बचत पर मापा जाता है, तो आप केवल अंधा नहीं उड़ रहे हैं - आप मेज पर अपार मूल्य छोड़ रहे हैं। आधुनिक खरीद नेताओं के लिए, फ़ंक्शन मौलिक रूप से एक सामरिक लागत केंद्र से एक रणनीतिक मूल्य चालक तक विकसित हुआ है। लेकिन आप प्रबंधित नहीं कर सकते कि आप क्या नहीं मापते हैं।

तो, KPI क्या खरीद रहे हैं? खरीदारी प्रमुख प्रदर्शन संकेतक (KPI) एक संगठन की खरीद गतिविधियों की दक्षता, प्रभावशीलता और रणनीतिक संरेखण का मूल्यांकन करने और निगरानी करने के लिए उपयोग किए जाने वाले मात्रात्मक मेट्रिक्स का एक सेट है। वे जटिल खरीद संचालन को स्पष्ट, डेटा-संचालित अंतर्दृष्टि में अनुवाद करते हैं, जो नेताओं को खर्च करने, आपूर्तिकर्ता जोखिम को कम करने, गुणवत्ता सुनिश्चित करने के लिए सक्षम करने के लिए सक्षम करते हैं, और प्रदर्शन करते हैं।

यह निश्चित मार्गदर्शिका बुनियादी परिभाषाओं से परे है। हम खरीद KPI के एक व्यापक ढांचे का पता लगाएंगे, यह बताएंगे कि उन्हें वास्तविक दुनिया के उदाहरणों के साथ कैसे लागू किया जाए, और यह पता चलता है कि उन्हें एक मुख्य रणनीतिक संपत्ति के रूप में अपने खरीद फ़ंक्शन को स्थिति देने के लिए कैसे लाभ उठाना है।

 

 

​क्यों खरीद KPI आपके रणनीतिक उत्तर सितारा हैं

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"क्या" को समझना "क्यों" के बिना निरर्थक है। एक मजबूत KPI ढांचा लागू करना micromanagement के बारे में नहीं है; यह सशक्तिकरण और रणनीतिक संरेखण के बारे में है।

​प्रतिक्रियाशील से सक्रिय प्रबंधन तक: केपीआई प्रारंभिक चेतावनी संकेत प्रदान करते हैं। एक आपूर्तिकर्ता की ऑन-टाइम डिलीवरी दर में अचानक डुबकी या गुणवत्ता में एक स्पाइक आपको महंगे में बढ़ने से पहले मुद्दों को संबोधित करने की अनुमति देता है आपूर्ति श्रृंखला विघटन.

​डेटा-संचालित निर्णय लेने: आंत की भावना का आधुनिक खरीद में कोई जगह नहीं है। KPI हार्ड डेटा के साथ अंतर्ज्ञान को बदलते हैं, अपनी स्थिति को मजबूत करते हैं देने वाला बातचीत, नई तकनीक में निवेश को सही ठहराना, और रणनीतिक सोर्सिंग निर्णयों का मार्गदर्शन करना।

​बढ़ी हुई जवाबदेही और प्रदर्शन: स्पष्ट मैट्रिक्स आपकी आंतरिक टीम और अपने बाहरी आपूर्तिकर्ताओं दोनों के लिए अस्पष्ट अपेक्षाएं निर्धारित करते हैं। यह निरंतर सुधार और प्रदर्शन उत्कृष्टता की संस्कृति को बढ़ावा देता है।

​खरीद के मूल्य का प्रदर्शन: मूर्त KPI डेटा सी-सूट में खरीद के योगदान को संप्रेषित करने के लिए आपका सबसे शक्तिशाली उपकरण है। जोखिम में कमी, नवाचार और परिचालन दक्षता पर अपना प्रभाव दिखाने के लिए "मनी सेव्ड" से आगे बढ़ना रणनीतिक तालिका में आपकी सीट को सुरक्षित करता है।

 

आर्किटेक्टिंग सफलता: कैसे सेट करें खरीद KPIS

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असफल खरीद रणनीतियों की कब्रिस्तान टीमों से अटे पड़े हैं जिन्होंने सब कुछ मापा लेकिन कुछ भी हासिल नहीं किया। लक्ष्य हर संभव मीट्रिक को ट्रैक करना नहीं है, बल्कि ट्रैक करने के लिए है सही हैं।

 

​1। व्यावसायिक उद्देश्यों के साथ संरेखित करें:​​

आपका KPI आपकी कंपनी की रणनीति का दर्पण होना चाहिए। यदि कॉर्पोरेट लक्ष्य बाजार विस्तार है, तो आपके KPI को आपूर्तिकर्ता क्षमता, लीड समय और नवाचार पर ध्यान केंद्रित करना चाहिए। यदि लक्ष्य परिचालन लचीलापन है, तो आपूर्तिकर्ता जोखिम प्रबंधन और विविधीकरण को प्राथमिकता दें। यह सुनिश्चित करता है कि खरीद एक पृथक कार्य नहीं है, बल्कि व्यावसायिक सफलता का एक अभिन्न चालक है।

 

​2। स्मार्ट फ्रेमवर्क लागू करें:​​

आपके द्वारा अपनाई जाने वाली प्रत्येक kpi होना चाहिए

​विशिष्ट: एक सटीक क्षेत्र को लक्षित करें (जैसे, "आपूर्तिकर्ता लीड समय को कम करें," "आपूर्तिकर्ताओं में सुधार नहीं")।

​मापने योग्य: एक सूत्र के साथ परिणाम की मात्रा निर्धारित करें।

​प्राप्त करने योग्य: महत्वाकांक्षी लेकिन यथार्थवादी लक्ष्य सेट करें।

​प्रासंगिक: सीधे एक रणनीतिक उद्देश्य से जुड़ा हुआ है।

​टाइम-बाउंड: उपलब्धि के लिए एक स्पष्ट समय सीमा निर्धारित करें।

 

​3। KPI अधिभार से बचें:​​

5-8 सही मायने में रणनीतिक KPI के एक केंद्रित सेट के साथ शुरू करें। दर्जनों मेट्रिक्स के साथ एक डैशबोर्ड पर ध्यान केंद्रित किया गया है और ध्यान केंद्रित करता है कि वास्तव में क्या मायने रखता है। जैसे -जैसे आपकी डेटा परिपक्वता बढ़ती है, आप बाद में विस्तार कर सकते हैं।

 

खरीद KPI पुस्तकालय: एक रणनीतिक वर्गीकरण​

प्रदर्शन को प्रभावी ढंग से प्रबंधित करने के लिए, आपको कई आयामों में मापना होगा। यहां सूत्र और रणनीतिक संदर्भ के साथ पूरा आवश्यक खरीद KPI का एक वर्गीकृत ब्रेकडाउन है।

 

​श्रेणी 1: लागत और बचत KPI​

फोकस: प्रत्यक्ष वित्तीय प्रभाव और मूल्य कैप्चर।

 

KPI	सूत्र और उदाहरण	रणनीतिक अंतर्दृष्टि
​लागत बचत​	(Old Price - New Price) x Quantity	वार्ता, समेकन और रणनीतिक सोर्सिंग से मूर्त "कठिन बचत" को ट्रैक करता है। ​उदाहरण:​ ​ "H2 में खर्च की गई प्रत्यक्ष सामग्रियों पर 7% लागत में कमी प्राप्त करें।"
​लागत से बचाव​	Value of Avoided Price Increase	भविष्य की लागत मुद्रास्फीति को रोककर "सॉफ्ट सेविंग" उपाय। ​ उदाहरण:​ ​ "3 साल के फिक्स्ड-प्राइस कॉन्ट्रैक्ट पर बातचीत करके, हमने 12% बाजार मूल्य में वृद्धि से परहेज किया।"
​प्रोक्योरमेंट आरओआई​	(Annual Cost Savings + Cost Avoidance - Annual Operating Cost) / Annual Operating Cost	खरीद फ़ंक्शन की दक्षता का अंतिम माप। 5: 1 या उच्चतर का अनुपात एक उच्च प्रदर्शन करने वाली टीम को इंगित करता है।

 

​श्रेणी 2: आपूर्तिकर्ता प्रदर्शन KPI​

फोकस: गुणवत्ता, विश्वसनीयता और साझेदारी मूल्य।

 

KPI	सूत्र और उदाहरण	रणनीतिक अंतर्दृष्टि
​आपूर्तिकर्ता दोष दर​	(Number of Defective Units / Total Units Received) x 100%	आने वाली गुणवत्ता का एक सीधा उपाय। एक बढ़ती दर आपूर्तिकर्ता पर उत्पादन के मुद्दों का संकेत देती है और आपके उत्पाद की गुणवत्ता को जोखिम में डालती है।
​समय पर वितरण (ओटीडी) दर​	(Number of On-Time Deliveries / Total Deliveries) x 100%	दुबला विनिर्माण और इन्वेंट्री प्रबंधन के लिए महत्वपूर्ण। उत्पादन में देरी और सुरक्षा स्टॉक लागत में वृद्धि।
​आपूर्तिकर्ता उपलब्धता​	(Number of Times Item was Available / Total Order Requests) x 100%	एक आपूर्तिकर्ता की आपातकालीन या वृद्धि की मांगों का जवाब देने की क्षमता का आकलन करता है, एक प्रमुख लचीलापन मीट्रिक।

 

​श्रेणी 3: परिचालन दक्षता KPI​

फोकस: आंतरिक प्रक्रिया उत्कृष्टता और चपलता।

 

KPI	सूत्र और उदाहरण	रणनीतिक अंतर्दृष्टि
​खरीद आदेश चक्र काल​	Average Time from Requisition to PO Approval	आपके आंतरिक वर्कफ़्लो की दक्षता को मापता है। लंबे समय तक चक्र समय में देरी और मावरिक खर्च को मजबूर कर सकता है।
​आपातकालीन खरीद अनुपात​	(Value of Emergency Purchases / Total Procurement Spend) x 100%	खराब योजना और पूर्वानुमान का एक संकेतक। एक उच्च प्रतिशत अनियंत्रित मावेरिक खर्च और उच्च लागत के लिए इंगित करता है।
​प्रबंधन के तहत खर्च (SUM)​​	(Managed Spend / Total Addressable Spend) x 100%	शायद सबसे महत्वपूर्ण समग्र KPI। यह कुल खर्च पर आपके नियंत्रण की सीमा को मापता है। कम राशि का अर्थ है उच्च मावेरिक खर्च और मिस्ड बचत के अवसरों।

 

​श्रेणी 4: अनुपालन और जोखिम KPI​

फोकस: एक्सपोज़र को कम करना और पालन सुनिश्चित करना।

 

KPI	सूत्र और उदाहरण	रणनीतिक अंतर्दृष्टि
​संविदा अनुपालन दर​	(Spend in Compliance with Contract Terms / Total Spend with Contracted Suppliers) x 100%	अगर आप महान शर्तों पर बातचीत करें लेकिन कोई भी उनका उपयोग नहीं करता है, आप कुछ भी नहीं बचाते हैं। यह आपके अनुबंध रोलआउट और प्रबंधन की प्रभावशीलता को मापता है।
​एकल-स्रोत आपूर्तिकर्ताओं की संख्या​	Count of Suppliers who are the sole source for a category	महत्वपूर्ण निर्भरता जोखिमों की पहचान करता है। एक उच्च संख्या के लिए एक शमन रणनीति (जैसे, दोहरी-स्रोत, सुरक्षा स्टॉक) की आवश्यकता होती है।

 

​श्रेणी 5: फॉरवर्ड-लुकिंग और ईएसजी केपीआई​

फोकस: स्थायी और नैतिक मूल्य निर्माण।

 

KPI	उदाहरण	रणनीतिक अंतर्दृष्टि
​आपूर्तिकर्ता विविधता खर्च​	(Spend with Diverse-Owned Businesses / Total Spend) x 100%	ड्राइव इनोवेशन, सामाजिक मूल्यों को दर्शाता है, और अक्सर एक अधिक लचीला और प्रतिस्पर्धी आपूर्ति आधार प्रदान कर सकता है।
​ईएसजी अनुपालन दर​	% of Strategic Suppliers that have completed a sustainability self-assessment	प्रतिष्ठित जोखिम को कम करता है और भविष्य के प्रूफों को पर्यावरणीय नियमों को कसने के खिलाफ आपकी आपूर्ति श्रृंखला।

 

​डेटा से कार्रवाई: कार्यान्वयन के लिए एक 4-चरण ढांचा

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​चरण 1: डेटा समेकन​

आप वह नहीं माप सकते जो आप नहीं देख सकते। अपने ईआरपी, पी 2 पी सिस्टम, आपूर्तिकर्ता पोर्टल, और यहां तक ​​कि चालान से सत्य के एकल स्रोत में डेटा को एकीकृत करें। मैनुअल एक्सेल ट्रैकिंग त्रुटि के लिए प्रवण है और स्केलेबल नहीं है। स्वचालित डेटा एकत्रीकरण के लिए एक समर्पित खरीद एनालिटिक्स या खर्च प्रबंधन मंच (जैसे, Sievo, Precoro) में निवेश करें।

 

​चरण 2: विज़ुअलाइज़ेशन और डैशबोर्डिंग​

कच्चे डेटा को अंतर्दृष्टि में बदल दें। अपने कोर केपीआई के वास्तविक समय, एक-ए-ग्लेंस दृश्य बनाने के लिए डैशबोर्ड (पावर बीआई, झांकी, या अपने खरीद सॉफ्टवेयर में) का उपयोग करें। यह तत्काल ट्रेंड स्पॉटिंग और विसंगति का पता लगाने की अनुमति देता है।

 

​चरण 3: एक समीक्षा ताल स्थापित करें​

चर्चा के बिना डेटा बेकार है। आपकी टीम के साथ मासिक मासिक परिचालन समीक्षा और प्रमुख हितधारकों के साथ त्रैमासिक रणनीतिक समीक्षा। सिर्फ संख्याओं की रिपोर्ट न करें; क्यों पूछना?" हर महत्वपूर्ण बदलाव के पीछे।

 

​चरण 4: प्रतिक्रिया लूप बंद करें​

कार्रवाई को चलाने के लिए अपने KPI अंतर्दृष्टि का उपयोग करें। उन आपूर्तिकर्ताओं का जश्न मनाएं जो सुधारात्मक कार्य योजना बनाने के लिए उन लोगों के साथ उत्कृष्ट प्रदर्शन कर रहे हैं जो कमज़ोर हैं। आंतरिक रूप से, प्रक्रियाओं को परिष्कृत करने, नीतियों को अद्यतन करने और ट्रेन कर्मचारियों के लिए डेटा का उपयोग करें।

 

​बचने के लिए नुकसान: पेशेवर की वॉच-आउट

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​वैनिटी मेट्रिक्स: मेट्रिक्स से बचें जो कागज पर अच्छे लगते हैं, लेकिन निर्णय नहीं लेते हैं (जैसे, पीओएस संसाधित की संख्या)। प्रत्येक KPI में एक स्पष्ट मालिक और एक परिभाषित कार्रवाई होनी चाहिए।

​संदर्भ की कमी: अलगाव में एक संख्या अर्थहीन है। 95% OTD दर अच्छी है, लेकिन अगर उद्योग बेंचमार्क 98% है, तो यह एक समस्या है। हमेशा पिछले प्रदर्शन, उद्योग मानकों और बताए गए लक्ष्यों के खिलाफ बेंचमार्क।

​एक हथियार के रूप में केपीआई का उपयोग करना: लक्ष्य सुधार है, सजा नहीं। एक दोष-मुक्त वातावरण को फोस्टर करें जहां डेटा का उपयोग मूल कारणों का निदान करने और सहयोगात्मक रूप से आपकी टीम और आपूर्तिकर्ताओं के साथ समाधान खोजने के लिए किया जाता है।

 

​निष्कर्ष: अपने खरीद फ़ंक्शन को बदलें​

केपीआई खरीदना आधुनिक रणनीतिक खरीद की भाषा है। वे सामरिक निष्पादन और मूल्य-चालित नेतृत्व के बीच का पुल हैं। सरलीकृत लागत मेट्रिक्स से आगे बढ़ने और एक संतुलित अपनाने से, सामरिक स्कोरकार्ड , आप अपनी टीम को न केवल पैसे बचाने के लिए, बल्कि नवाचार को चलाने, लचीला आपूर्ति श्रृंखला का निर्माण करने के लिए, और कॉरपोरेट उद्देश्यों को प्राप्त करने में खरीद की अपरिहार्य भूमिका को असमान रूप से साबित करने के लिए सशक्त बनाते हैं।

ब्लाइंड फ्लाइंग स्टॉप। क्या मायने रखता है मापना शुरू करें।

 

अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न (FAQs)​

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​Q1: हमें कितनी बार समीक्षा करनी चाहिए और संभावित रूप से हमारी खरीद KPI को बदलना चाहिए?​​

​A: कम से कम सालाना अपने KPI ढांचे की एक औपचारिक समीक्षा करें। हालांकि, यदि आपकी कंपनी एक महत्वपूर्ण रणनीतिक बदलाव से गुजरती है, जैसे कि नए बाजारों में प्रवेश करना, एक प्रमुख विलय या अधिग्रहण, या कोर उत्पाद लाइनों में बदलाव के लिए तैयार होना जल्द से जल्द अनुकूलन करने के लिए तैयार रहें। आपके KPI को हमेशा वर्तमान व्यावसायिक उद्देश्यों को प्रतिबिंबित करना चाहिए।

 

​Q2: पहली बार केपीआई प्रणाली को लागू करने पर सबसे बड़ी बाधा क्या है, और हम इसे कैसे दूर कर सकते हैं?​​

​A: सबसे आम बाधा डेटा विखंडन है। खर्च और आपूर्तिकर्ता डेटा अक्सर विभिन्न प्रारूपों में विभिन्न विभागों (आईटी, विपणन, संचालन) में चुप हो जाते हैं। इसे दूर करने के लिए, एक एकल, उच्च-प्रभाव श्रेणी के साथ शुरू करें जहां डेटा अपेक्षाकृत सुलभ है। मूल्य प्रदर्शित करने और केंद्रीकृत खरीद एनालिटिक्स टूल के लिए मामले का निर्माण करने के लिए एक पायलट परियोजना के रूप में इसका उपयोग करें।

 

​Q3: हम अन्य विभागों से खरीद-इन कैसे प्राप्त करते हैं जो नए KPI पर मापा जाने के लिए प्रतिरोधी हैं?​​

​A: फ्रेम KPIS सशक्तिकरण के लिए एक उपकरण के रूप में, नियंत्रण नहीं। विभागों को दिखाएं कि डेटा कैसे मदद कर सकता है उन्हें : विपणन अपने सॉफ़्टवेयर खर्च के आरओआई को साबित कर सकता है, संचालन उनकी परियोजनाओं के लिए आपूर्ति की गारंटी दे सकता है। केपीआई को यह सुनिश्चित करने के लिए उन्हें लक्ष्य-निर्धारण प्रक्रिया में शामिल करें कि वे उनकी सफलता के लिए प्रासंगिक हैं, जिससे उन्हें माप के विषयों के बजाय सहयोगी बनाएं।

 

​Q4: क्या उद्योग-विशिष्ट KPI हैं जो विनिर्माण कंपनियों को दूसरों पर प्राथमिकता देनी चाहिए?​​

​A: बिल्कुल। जबकि लागत मेट्रिक्स सार्वभौमिक हैं, निर्माताओं को आपूर्तिकर्ता लीड समय विचरण और सही आदेश पूर्ति पर अत्यधिक जोर देना चाहिए। लीड टाइम स्टेबिलिटी, JIT (जस्ट-इन-टाइम) जैसी दुबली इन्वेंट्री प्रथाओं के लिए महत्वपूर्ण है, और समय पर आने वाले आदेशों के प्रतिशत को पूर्ण, अप्रकाशित और सही प्रलेखन के साथ सीधे उत्पादन लाइन दक्षता को प्रभावित करती है।

 

​Q5: सीमित संसाधनों के साथ एक छोटे व्यवसाय के लिए, किस 3 kpis के साथ उन्हें शुरू करना चाहिए?​​

​ए: फंडामेंटल पर ध्यान केंद्रित करें: (1) प्रबंधन के तहत खर्च करें (कुल खर्च आप सक्रिय रूप से नियंत्रित करें), (2) औसत भुगतान अवधि सटीकता (क्या आप फीस या छूटे हुए छूट से बचने के लिए सहमत शर्तों के अनुसार भुगतान कर रहे हैं?), और (3) शीर्ष आपूर्तिकर्ता एकाग्रता जोखिम (आपके खर्च का क्या % आपके शीर्ष 3 आपूर्तिकर्ताओं के साथ है?)। ये तीनों न्यूनतम ट्रैकिंग प्रयास के लिए अधिकतम अंतर्दृष्टि प्रदान करते हैं।

 

​Q6: हम खरीद के "नरम" लाभों को प्रभावी ढंग से कैसे माप सकते हैं, जैसे कि नवाचार या जोखिम शमन?​​

​A: इन क्षेत्रों को निर्धारित करने के लिए गुणात्मक KPI का उपयोग करें। नवाचार के लिए, "नए विचारों की संख्या या प्रक्रिया में सुधार जैसे कि आपूर्तिकर्ताओं से सालाना खट्टे होते हैं।" जोखिम के लिए, "पूर्ण और अप-टू-डेट जोखिम आकलन के साथ महत्वपूर्ण आपूर्तिकर्ताओं का प्रतिशत मापें।" यह अमूर्त अवधारणाओं को ट्रैक करने योग्य, प्रबंधनीय मैट्रिक्स में बदल देता है।

 

​Q7: हमारे आपूर्तिकर्ता प्रदर्शन स्कोरकार्ड को नजरअंदाज कर दिया जाता है। हम उन्हें और अधिक कार्रवाई कैसे कर सकते हैं?​​

​A: एक रिपोर्ट कार्ड से एक सहयोग उपकरण पर जाएं। केवल एक स्कोरकार्ड भेजने के बजाय, रणनीतिक आपूर्तिकर्ताओं के साथ एक त्रैमासिक व्यापार समीक्षा (QBR) शेड्यूल करें। मुद्दों के मूल कारणों और सह-निर्माण सुधार योजनाओं पर चर्चा करने के लिए एजेंडा के रूप में KPI डेटा का उपयोग करें। यह गतिशील को दंडात्मक से साझेदारी-केंद्रित, वास्तविक परिवर्तन चलाने में बदल देता है।

 

​Q8: एक सामान्य KPI गलती क्या है जो परिपक्व खरीद टीमों को भी बनाती है?​​

​A: एक सामान्य गलती केवल संकेतक को पिछड़ने पर ध्यान केंद्रित कर रही है (जैसे, लागत बचत प्राप्त की गई)। प्रमुख संकेतक भविष्य कहनेवाला हैं। उदाहरण के लिए, "अनुबंध समाप्त होने से पहले किए गए सोर्सिंग घटनाओं की संख्या" को ट्रैक करना एक प्रमुख संकेतक है जो लगातार मावरिक खर्च को रोकता है और भविष्य की बचत सुनिश्चित करता है। अपने डैशबोर्ड को दोनों प्रकारों के साथ संतुलित करें।

 

​Q9: हमें ऐसी स्थिति को कैसे संभालना चाहिए जहां एक केपीआई का सुझाव है कि एक आपूर्तिकर्ता विफल हो रहा है, लेकिन हमारा गुणात्मक अनुभव सकारात्मक है?​​

​A: डेटा एक संकेत है, फैसला नहीं। बातचीत शुरू करने के लिए इसका उपयोग करें। अपने आपूर्तिकर्ता को KPI डेटा प्रस्तुत करें और उनके परिप्रेक्ष्य के लिए पूछें। एक वैध कारण हो सकता है (एक बार की घटना, आपके अंत में एक डेटा त्रुटि) जिसके बारे में आपको पता नहीं था। यह दृष्टिकोण सम्मानजनक है और अक्सर गहरी परिचालन अंतर्दृष्टि का पता चलता है जो शुद्ध डेटा याद कर सकते हैं।

 

​Q10: क्या खरीद टीम की दक्षता को मापने के लिए एक KPI है?​​

​A: हाँ, सोर्सिंग साइकिल समय पर नज़र रखने पर विचार करें - अनुबंध पर हस्ताक्षर करने की आवश्यकता की पहचान करने से दिनों की औसत संख्या। एक छोटा चक्र समय बेहतर आंतरिक प्रक्रियाओं, बेहतर हितधारक प्रबंधन और अधिक प्रभावी बातचीत को इंगित करता है, टीम को दिखाते हुए कि टीम होशियार काम कर रही है, न कि केवल कठिन है।