4 प्रकार की खरीदारी: आधुनिक खरीद के लिए एक रणनीतिक और सामरिक गाइड​

पूछें "चार प्रकार की खरीद क्या हैं?" और आपको अक्सर दो उत्तरों में से एक मिलेगा: खरीद श्रेणियों की एक सूची या खरीद आदेश प्रकार की सूची। सच्चाई यह है कि, खरीदारी करने के लिए, आपको दोनों को समझने की आवश्यकता है।

क्रय एक ही कार्य नहीं है; यह एक दोहरी स्तरित कार्य है। रणनीतिक परत ( क्या आप खरीद रहे हैं और क्यों ) आपूर्तिकर्ताओं और जोखिम के लिए आपके दृष्टिकोण को निर्धारित करता है। सामरिक परत ( कैसे आप खरीद को निष्पादित करते हैं) आपकी परिचालन दक्षता और नियंत्रण निर्धारित करता है।

यह गाइड दोनों परतों को विच्छेदित करेगा, चार रणनीतिक प्रकार की खरीद और चार प्रकार के खरीद आदेशों की व्याख्या करेगा जो उन्हें कार्रवाई करने के लिए उपयोग किए जाते हैं। अंत तक, आपको पता होगा कि वे न केवल वे क्या हैं, बल्कि उन्हें पैसे बचाने, जोखिम को कम करने और अपने संचालन को सुव्यवस्थित करने के लिए रणनीतिक रूप से कैसे पेयर करें।

​चाबी छीनना:​​

प्रोक्योरमेंट रणनीति को चार कोर प्रकारों में विभाजित किया जाता है: प्रत्यक्ष, अप्रत्यक्ष, सेवाएं और पूंजी।

खरीद निष्पादन को चार प्राथमिक खरीद आदेशों के माध्यम से प्रबंधित किया जाता है: मानक, नियोजित, कंबल और अनुबंध।

अपनी खरीद रणनीति के साथ सही पीओ प्रकार को संरेखित करना परिचालन उत्कृष्टता की कुंजी है।

अप्रत्यक्ष खरीद और सेवाओं की खरीद लागत-बचत और प्रक्रिया स्वचालन के लिए प्रमुख लक्ष्य हैं।

पूंजी खरीद को मानक पीओएस से परे एक अद्वितीय, कठोर प्रक्रिया की आवश्यकता होती है।

 

भाग 1: द फाउंडेशन: प्रोक्योरमेंट स्ट्रैटेजी बनाम टैक्टिकल एग्जिक्यूशन

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इससे पहले कि हम प्रकारों को सूचीबद्ध करें, हमें एक महत्वपूर्ण अंतर को स्पष्ट करना चाहिए।

​खरीद की व्यापक, एंड-टू-एंड रणनीतिक प्रक्रिया है वस्तुओं और सेवाओं को प्राप्त करना संचालित करने और बढ़ने के लिए एक संगठन के लिए आवश्यक है। यह जरूरतों की पहचान करने, आपूर्तिकर्ताओं को सोर्सिंग करने, अनुबंधों पर बातचीत करने, संबंधों का प्रबंधन करने और मूल्य सुनिश्चित करने के लिए शामिल है। यह एक प्रबंधन समारोह है।

एक खरीद आदेश (पीओ) एक विशिष्ट सामरिक उपकरण है​ अंदर खरीद प्रक्रिया। यह एक आपूर्तिकर्ता को जारी किया गया औपचारिक, कानूनी रूप से बाध्यकारी दस्तावेज है, जो सहमत शर्तों के तहत खरीदारी को निष्पादित करता है। यह एक लेन -देन दस्तावेज है।

इसे इस तरह से सोचें: खरीद संपूर्ण अभियान योजना (रणनीति) है, जबकि एक खरीद आदेश एक पहाड़ी (रणनीति) को पकड़ने के लिए सैनिकों को दिया गया विशिष्ट आदेश है। आपको जीतने के लिए दोनों की जरूरत है।

 

भाग 2: 4 रणनीतिक प्रकार की खरीद ("क्या और क्यों")​

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यह वर्गीकरण इस बात पर आधारित है कि आप क्या खरीद रहे हैं और आपके व्यवसाय पर इसका प्रभाव है।

 

​1। प्रत्यक्ष खरीद: उत्पादन का जीवनकाल​

​यह क्या है: का अधिग्रहण कच्चे माल, घटक , और सामान जो सीधे आपके द्वारा निर्मित और बेचने वाले उत्पादों में शामिल हैं।

​गहन विवरण:​​

​प्रभाव: सीधे बेचे गए सामानों (COGS) और सकल लाभ मार्जिन की आपकी लागत से संबंधित है। यहां 10% की बचत सीधे आपकी निचली रेखा पर जाती है।

​प्रबंधन फोकस: आपूर्ति श्रृंखला प्रबंधन (SCM) पर भारी निर्भर। प्रमुख प्राथमिकताएं आपूर्तिकर्ता विश्वसनीयता, गुणवत्ता आश्वासन, मात्रा मूल्य निर्धारण, और आपूर्ति श्रृंखला व्यवधान जोखिम को कम करने के लिए हैं। जस्ट-इन-टाइम (JIT) इन्वेंट्री मॉडल अक्सर यहां उपयोग किए जाते हैं।

​वास्तविक दुनिया का उदाहरण: एक मोटर वाहन निर्माता खरीद स्टील, इंजन, और इलेक्ट्रॉनिक नियंत्रण इकाइयों (ईसीयू)। आटा, चीनी और खमीर खरीदने वाली एक बेकरी।

​यह अद्वितीय क्यों है: यह खर्च मिशन-क्रिटिकल है। प्रत्यक्ष खरीद में विफलता उत्पादन लाइनों को पूरी तरह से रोक सकती है।

 

​2। अप्रत्यक्ष खरीद: संचालन का इंजन​

​यह क्या है: माल और सेवाओं का अधिग्रहण जो दिन-प्रतिदिन के संचालन का समर्थन करता है, लेकिन तैयार उत्पाद का हिस्सा नहीं है। MRO (रखरखाव, मरम्मत और संचालन) के रूप में भी जाना जाता है।

​गहन विवरण:​​

​प्रभाव: जबकि सीधे राजस्व से बंधा नहीं है, यहाँ अक्षमता यहाँ बड़े पैमाने पर मावेरिक खर्च और प्रशासनिक कचरे के माध्यम से लाभप्रदता को नष्ट कर देती है।

​प्रबंधन फोकस: यह श्रेणी अक्सर विभागों (आईटी, सुविधाओं, एचआर) में खंडित होती है। लक्ष्य कार्यालय की आपूर्ति या सॉफ़्टवेयर लाइसेंस जैसी सामान्य वस्तुओं के लिए खर्च को समेकित करना, नीति लागू करना और वॉल्यूम छूट का लाभ उठाना है।

​वास्तविक दुनिया का उदाहरण: नए किराए के लिए लैपटॉप, कार्यालयों के लिए चौकीदार सेवाएं, मशीन रखरखाव के लिए औद्योगिक स्नेहक, SAAS सदस्यता जैसे Salesforce या Microsoft कार्यालय।

​यह अद्वितीय क्यों है: यह अक्सर अदृश्य है। एक 100overpaymentondirectmaterialsiscaughtimediately.a100 एक मासिक सास सदस्यता पर ओवरपेमेंट वर्षों तक किसी का ध्यान नहीं जा सकता है।

 

​3। सेवाओं की खरीद: विशेषज्ञता प्राप्त करना, उत्पाद नहीं​

​यह क्या है: तीसरे पक्ष की विशेषज्ञता, श्रम और विशेष सेवाओं का रणनीतिक सोर्सिंग और प्रबंधन।

​गहन विवरण:​​

​प्रभाव: यह परिणामों और बौद्धिक पूंजी के बारे में है, भौतिक संपत्ति नहीं। इस अच्छी तरह से प्रबंधित करने का मतलब है कि पूर्णकालिक कर्मचारी के ओवरहेड के बिना सही समय पर सही विशेषज्ञता प्राप्त करना।

​प्रबंधन फोकस: आधारशिला सेवा स्तर समझौता (SLA) है। प्रदर्शन को एसएलए में परिभाषित केपीआई के खिलाफ मापा जाता है, न कि केवल एक भौतिक इकाई की डिलीवरी। इसके लिए मजबूत विक्रेता प्रदर्शन प्रबंधन की आवश्यकता होती है।

​वास्तविक दुनिया का उदाहरण: एक प्रबंधन परामर्श फर्म (जैसे, मैकिन्से) को किराए पर लेना, एक डिजिटल मार्केटिंग एजेंसी को उलझाना, फ्रीलांस सॉफ्टवेयर डेवलपर्स को अनुबंधित करना, या कानूनी वकील को आउटसोर्स करना।

​यह अद्वितीय क्यों है: मूल्य अमूर्त है और गुणवत्ता व्यक्तिपरक है। एक खराब लिखित बोना (काम का बयान) या एसएलए विवाद, ओवरबिलिंग और असंतोषजनक परिणामों की ओर जाता है।

 

​4। पूंजी खरीद: दीर्घकालिक निवेश​

​यह क्या है: उच्च-मूल्य, लंबे जीवन की परिसंपत्तियों का अधिग्रहण जो बैलेंस शीट पर कैपिटल किया जाता है और उनके उपयोगी जीवन पर मूल्यह्रास होता है।

 

​गहन विवरण:​​

​प्रभाव: यह एक पूंजीगत व्यय (CAPEX) है जो वर्षों से कंपनी के वित्तीय विवरणों को प्रभावित करता है। निर्णयों में कठोर वित्तीय विश्लेषण और उच्च-स्तरीय अनुमोदन की आवश्यकता होती है।

​प्रबंधन फोकस: मूल्यांकन स्वामित्व की कुल लागत (TCO) पर आधारित है, केवल खरीद मूल्य, लेकिन स्थापना, रखरखाव, ऊर्जा की खपत और निपटान लागत पर आधारित है। ROI गणना अनिवार्य है।

​वास्तविक दुनिया का उदाहरण: एक कारखाने के लिए एक सीएनसी मशीन खरीदना, कंपनी के वाहन बेड़े को खरीदना, एक नया गोदाम का निर्माण करना, या बड़े पैमाने पर उद्यम सर्वर में निवेश करना।

​यह अद्वितीय क्यों है: प्रक्रिया पीओएस के बारे में कम है और एक औपचारिक पूंजी अनुमोदन प्रक्रिया के बारे में अधिक है, जिसमें अक्सर आरएफपी, बोर्ड अनुमोदन और जटिल वित्तपोषण या पट्टे पर समझौतों को शामिल किया जाता है।

 

​ एक नज़र में रणनीतिक खरीद प्रकार​

 

प्रकार	केंद्र	प्रभाव	प्रमुख मीट्रिक
​प्रत्यक्ष​	उत्पादन के लिए कच्चे माल	बेची गई वस्तुओं की लागत (cogs)	आपूर्तिकर्ता विश्वसनीयता, गुणवत्ता
​अप्रत्यक्ष​	माल चलाने के लिए माल (एमआरओ)	परिचालन दक्षता	प्रबंधन के तहत खर्च करना
​सेवाएं​	विशेषज्ञता और श्रम	परियोजना परिणाम	एसएलए प्रदर्शन, आरओआई
​पूंजी​	दीर्घकालिक परिसंपत्तियां	बैलेंस शीट, कैपेक्स	स्वामित्व की कुल लागत (TCO)

 

 

भाग 3: 4 सामरिक खरीद आदेश प्रकार ("कैसे")​

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ये आपके खरीद टूलकिट में उपकरण हैं। आप एक को चुनते हैं कि आप खरीद के बारे में कितना जानते हैं पहले आप प्रतिबद्ध हैं।

 

​1। मानक खरीद आदेश (पीओ)​​

​यह क्या है: सबसे आम, विशिष्ट और निश्चित प्रकार का आदेश। जब सभी विवरण ज्ञात होते हैं और तय किए जाते हैं तो उपयोग किया जाता है।

​इसका उपयोग कब करें: एक बार के लिए, तत्काल खरीदारी जहां आइटम, मात्रा, मूल्य और वितरण अनुसूची/ स्थान 100% निश्चित हैं।

​पेशेवर की बढ़त: यह अधिकतम नियंत्रण प्रदान करता है और खरीदार के लिए जोखिम को कम करता है क्योंकि सब कुछ निर्दिष्ट है। हालाँकि, यह प्रशासनिक रूप से भारी है। दोहराव के लिए इसका उपयोग करना, कम-मूल्य वाली वस्तुएं अक्षम हैं।

​उदाहरण: 15 जून को एक पुष्ट उत्पादन के लिए $ 10/यूनिट पर 500 विशिष्ट ब्रांडेड सर्किट बोर्डों का ऑर्डर करना।

 

​2। नियोजित खरीद आदेश (पीपीओ)​​

​यह क्या है: एक निर्धारित मूल्य पर एक विशिष्ट मात्रा में वस्तुओं को खरीदने के लिए एक प्रतिबद्धता, लेकिन के साथ ​ वितरण विवरण अपरिभाषित छोड़ दिया ​ बाद में।

​इसका उपयोग कब करें: जब आप जानते हैं क्या आपको जरूरत है और कितना यह खर्च होगा, लेकिन आप सटीक नहीं जानते हैं कब या कहाँ प्रसव के लिए।

​पेशेवर की बढ़त: एक पीपीओ बजट एन्कम्ब्रांस के लिए एक शक्तिशाली उपकरण है। यह वित्त बताता है कि आप $ x खर्च करने का इरादा रखते हैं, इसलिए वे धनराशि आरक्षित कर सकते हैं। बाद में, आप एक विशिष्ट डिलीवरी को ट्रिगर करने के लिए पीपीओ के खिलाफ एक शेड्यूल रिलीज जारी करते हैं। यह लंबे-लीड आइटम के लिए विनिर्माण में आम है।

​उदाहरण: वर्ष के लिए $ 800/टन पर 10,000 टन स्टील खरीदने के लिए प्रतिबद्ध। फिर आप प्रत्येक तिमाही में ओहियो प्लांट में 2,500 टन के लिए रिलीज़ जारी करते हैं।

 

​3। कंबल खरीद आदेश (BPO) / स्थायी आदेश​

​यह क्या है: एक आपूर्तिकर्ता के साथ एक समझौता एक अवधि में माल या सेवाओं की एक अनिर्दिष्ट मात्रा प्रदान करने के लिए, अधिकतम खर्च सीमा तक। अक्सर, यहां तक ​​कि सटीक मूल्य निर्धारण पर रिलीज के समय बातचीत की जाती है।

​इसका उपयोग कब करें: दोहराव के लिए, कम-मूल्य की खरीदारी जहां मांग निरंतर लेकिन अप्रत्याशित है। अप्रत्यक्ष खरीद (जैसे, कार्यालय की आपूर्ति, एमआरओ भागों) के लिए बिल्कुल सही।

​पेशेवर की बढ़त: बीपीओ दक्षता के लिए अंतिम उपकरण है। यह एक आपूर्तिकर्ता और शर्तों को पूर्व-अनुमोदित करता है, जिससे विभागों को हर बार एक पूर्ण पीओ अनुमोदन चक्र से गुजरने के बिना आवश्यकतानुसार सामान "खींच" करने की अनुमति मिलती है। प्रत्येक खरीद एक कंबल रिलीज के माध्यम से की जाती है।

​उदाहरण: MRO आपूर्ति के लिए Grainger के साथ एक BPO की स्थापना 50,000limit.amantenancetechniciancanthencanthencallandordordora50 50 प्रतिस्थापन मोटर के साथ BPO नंबर के तहत बिना किसी कागजी कार्रवाई के।

 

​4। अनुबंध खरीद आदेश (सीपीओ)​​

​यह क्या है: यह माल के लिए खरीद आदेश नहीं है। यह एक मास्टर लीगल फ्रेमवर्क समझौता है जो एक आपूर्तिकर्ता के साथ भविष्य के सभी लेनदेन के लिए नियम और शर्तें स्थापित करता है।

​इसका उपयोग कब करें: एक प्रमुख आपूर्तिकर्ता के साथ दीर्घकालिक रणनीतिक साझेदारी स्थापित करते समय। CPO ही कुछ भी नहीं खरीदता है।

​पेशेवर की बढ़त: सभी बाद के मानक या नियोजित पीओएस जो सीपीओ नंबर का संदर्भ देते हैं, वे स्वचालित रूप से इसके बातचीत के कानूनी और मूल्य निर्धारण की शर्तों द्वारा शासित होते हैं। यह दोहराने वाले व्यवसाय के लिए अनुबंध प्रक्रिया को सुव्यवस्थित करता है और महत्वपूर्ण कानूनी सुरक्षा प्रदान करता है।

​उदाहरण: एक लॉजिस्टिक्स कंपनी के साथ 3 साल के सीपीओ पर बातचीत करना जिसमें देयता क्लॉज़, बीमा आवश्यकताएं और रियायती दर शेड्यूल शामिल हैं। हर बार जब आपको कुछ जहाज करने की आवश्यकता होती है, तो आप एक मानक पीओ जारी करते हैं जो कहता है कि "सीपीओ #xyz के तहत," और सभी मास्टर शब्द लागू होते हैं।

 

​एक नज़र में सामरिक खरीद आदेश प्रकार​

 

पीओ प्रकार	परिभाषित विवरण	लचीला विवरण	प्राथमिक उपयोग केस
​मानक पीओ​	आइटम, qty, मूल्य, वितरण	कोई नहीं	एक बार, विशिष्ट खरीद
​नियोजित पीओ (पीपीओ)​​	आइटम, qty, मूल्य	वितरण कार्यक्रम	ज्ञात जरूरतों के लिए बजट
​कंबल पीओ (बीपीओ)​​	आपूर्तिकर्ता, आइटम, शर्तें	Qty, मूल्य, वितरण	दोहराव, तदर्थ की जरूरत है
​अनुबंध पीओ (सीपीओ)​​	कानूनी नियम और शर्तें	सबकुछ दूसरा	मास्टर समझौतों की स्थापना

 

भाग 4: द स्ट्रेटेजिक पेयरिंग: पीओ प्रकारों के साथ प्रोक्योरमेंट प्रकार का मिलान

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यह वह जगह है जहां सिद्धांत अभ्यास से मिलता है। यहां बताया गया है कि कैसे एक पेशेवर खरीद टीम निष्पादन के लिए रणनीति को जोड़ती है।

 

​रणनीतिक आवश्यकता (खरीद प्रकार)​​	​अनुशंसित सामरिक उपकरण (पीओ प्रकार)​​	​यह युग्मन क्यों काम करता है​
​प्रत्यक्ष खरीद ​ (जैसे, कच्चा माल)	​नियोजित खरीद आदेश (पीपीओ)​​	आप उत्पादन पूर्वानुमानों के लिए सामग्री और लागत को जानते हैं, लेकिन उत्पादन अनुसूची में गठबंधन किए गए लचीले वितरण की आवश्यकता है। रिलीज़ को सिर्फ-इन-टाइम जारी किया जाता है।
​परोक्ष खरीद ​ (जैसे, कार्यालय की आपूर्ति)	​कंबल खरीद आदेश​​	मांग अप्रत्याशित लेकिन निरंतर है। एक बीपीओ कर्मचारियों को सशक्त बनाता है कि कुल खर्च को नियंत्रित करते हुए उन्हें नौकरशाही देरी के बिना तुरंत क्या चाहिए।
​सेवाओं की खरीद ​ (जैसे, परामर्श)	​अनुबंध पीओ + मानक पीओएस​	CPO मास्टर कानूनी शर्तें निर्धारित करता है। प्रत्येक परियोजना या चरण के लिए एक बाद के मानक पीओ का उपयोग किया जाता है, जो विशिष्ट एसओडब्ल्यू, डिलिवरेबल्स और भुगतान मील के पत्थर का विवरण देता है।
​पूँजी खरीद ​ (जैसे, मशीनरी)	​अक्सर मानक पीओएस को बायपास करता है​	इसमें आम तौर पर एक औपचारिक आरएफपी प्रक्रिया, एक बातचीत की गई संपत्ति खरीद समझौता, और एक परियोजना या पूंजी अनुरोध फॉर्म का उपयोग शामिल होता है, न कि एक मानक पीओ।

 

भाग 5: सर्वोत्तम प्रथाओं और सामान्य नुकसान से बचने के लिए

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​आधुनिक खरीद के लिए सर्वोत्तम अभ्यास:​​

​अप्रत्यक्ष खर्च को केंद्रीकृत करें: सबसे बड़ी बचत अक्सर प्रबंधित बीपीओ और पसंदीदा आपूर्तिकर्ताओं के तहत खंडित अप्रत्यक्ष खर्च को समेकित करने से आती है।

​एक खरीद-से-भुगतान (पी 2 पी) प्रणाली लागू करें: आवश्यकता से भुगतान तक प्रवाह को स्वचालित करें। यह नीति लागू करता है, मैनुअल पीओ निर्माण को समाप्त करता है, और अनमोल खर्च एनालिटिक्स प्रदान करता है।

​SLA मास्टर: सेवाओं की खरीद के लिए, SLA आपकी बाइबल है। KPI को परिभाषित करें, आवृत्ति की रिपोर्टिंग, और क्रूर स्पष्टता के साथ गैर-प्रदर्शन के लिए दंड।

​TCO की गणना करें, न कि केवल यूनिट मूल्य: विशेष रूप से पूंजी और प्रत्यक्ष खरीद के लिए। सबसे सस्ते विकल्प में अक्सर सबसे अधिक दीर्घकालिक लागत होती है।

 

​मूल्य जो मूल्य को नष्ट करते हैं:​​

​Maverick खर्च: कर्मचारियों को अनुमोदित सिस्टम और आपूर्तिकर्ताओं के बाहर खरीदने की अनुमति देना। यह बातचीत की छूट को नष्ट कर देता है और अनुपालन बुरे सपने बनाता है।

​सब कुछ के लिए एक मानक पीओ का उपयोग करना: यह एक अपरिपक्व खरीद फ़ंक्शन की पहचान है। यह कम-मूल्य वाली वस्तुओं के लिए अपार प्रशासनिक कचरा बनाता है।

​उपेक्षा आपूर्तिकर्ता संबंध प्रबंधन (SRM): आपके प्रमुख आपूर्तिकर्ता रणनीतिक भागीदार हैं। प्रदर्शन समीक्षा और संयुक्त व्यवसाय योजना के अनुसार उन्हें प्रबंधित करें।

​गरीब अनुबंध प्रबंधन: एक सीपीओ पर हस्ताक्षर करना और फिर इसे दाखिल करना। अनुपालन सुनिश्चित करने और पुनर्जागरण के अवसरों की पहचान करने के लिए नियमित रूप से अनुबंधों की समीक्षा करें।

 

निष्कर्ष: दोहरी परतों में महारत हासिल करना

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यह समझते हुए कि "क्रय" में दो परतें हैं - रणनीतिक खरीद प्रकार और सामरिक खरीद आदेश - जो अलग हो जाता है पेशेवर खरीदार एक ऑर्डर-प्लेसर से।

लक्ष्य केवल प्रत्येक के चार प्रकारों को जानने से परे जाना है। यह जानबूझकर अपने रणनीतिक इरादे को सबसे कुशल सामरिक उपकरण के साथ मिलान करने के बारे में है। अपने उत्पादन सूची का प्रबंधन करने के लिए पीपीओ का उपयोग करें, अपने कर्मचारियों को सशक्त बनाने के लिए बीपीओ और अप्रत्यक्ष खर्च को नियंत्रित करने के लिए, और मजबूत, संरक्षित आपूर्तिकर्ता भागीदारी बनाने के लिए सीपीओ।

ऐसा करने से, आप एक लागत केंद्र से खरीद को दक्षता, जोखिम शमन और रणनीतिक मूल्य के लिए एक शक्तिशाली इंजन में बदल देते हैं।

 

अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न (FAQs)​

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​Q1: कौन सा खरीद प्रकार धोखाधड़ी के लिए सबसे कमजोर है और क्यों?​​

​एक: अप्रत्यक्ष खरीद अक्सर सबसे कमजोर होती है। इसकी विकेन्द्रीकृत प्रकृति, कम-मूल्य लेनदेन की उच्च मात्रा, और मावरिक खर्च की निगरानी करना कठिन हो जाता है। धोखाधड़ी कार्यालय की आपूर्ति या सेवाओं के लिए नकली आपूर्तिकर्ता चालान के माध्यम से प्रकट हो सकती है, कभी भी प्रदान की जाती है, अक्सर वैध खर्चों के बीच किसी का ध्यान नहीं जाता है।

 

​Q2: क्या एकल खरीद में कई प्रकार की खरीद शामिल हो सकती है?​​

​A: बिल्कुल। एक नए कारखाने के निर्माण पर विचार करें। निर्माण ही पूंजी खरीद है। अंदर किए गए उत्पादों के लिए कच्चे माल प्रत्यक्ष खरीद हैं। नए कार्यालयों के लिए लैपटॉप अप्रत्यक्ष खरीद हैं, और किराए पर लिए गए आर्किटेक्ट सेवा खरीद हैं। एक प्रमुख परियोजना को अक्सर एक साथ सभी प्रकार के प्रबंधन की आवश्यकता होती है।

 

​Q3: वैश्विक आपूर्ति श्रृंखलाएं पीओ प्रकार की पसंद को कैसे प्रभावित करती हैं?​​

​A: वे इसे बहुत प्रभावित करते हैं। लंबे समय तक, अंतरराष्ट्रीय स्तर पर सौरित प्रत्यक्ष सामग्री के लिए, एक नियोजित पीओ (पीपीओ) को सुरक्षित क्षमता और मूल्य निर्धारण के लिए आवश्यक है, जिसमें जटिल रसद का प्रबंधन किया जाता है। देरी और सीमा शुल्क के मुद्दों का जोखिम अक्सर एक डिलीवरी की तारीख के साथ एक दृढ़ मानक पीओ बनाता है।

 

​Q4: क्या एक कंबल पीओ एक विक्रेता के साथ कॉर्पोरेट क्रेडिट कार्ड के समान है?​​

​A: बिल्कुल नहीं। वे विकेंद्रीकृत खर्च के लिए एक समान उद्देश्य की सेवा करते हैं, लेकिन एक कंबल पीओ बेहतर नियंत्रण प्रदान करता है। यह पूर्व-उपेक्षित शर्तों और कीमतों को अनिवार्य करता है और एक कठिन वित्तीय टोपी सेट करता है। एक क्रेडिट कार्ड की एक सीमा होती है, लेकिन संविदात्मक मूल्य निर्धारण और शर्तों का अभाव होता है, जिससे खर्च विश्लेषण होता है और तथ्य के बाद अधिक कठिन होता है।

 

​Q5: आमतौर पर एक अनुबंध पीओ बनाम एक मानक पीओ को मंजूरी देने का अधिकार किसके पास होता है?​​

​A: अनुमोदन प्राधिकरण को टियर किया गया है। एक अनुबंध पीओ, जो दीर्घकालिक कानूनी और वित्तीय प्रतिबद्धताओं को निर्धारित करता है, लगभग हमेशा खरीद या सीएफओ के निदेशक जैसे वरिष्ठ नेतृत्व से कानूनी समीक्षा और अनुमोदन की आवश्यकता होती है। एक मौजूदा अनुबंध के खिलाफ एक मानक पीओ को केवल विभाग प्रबंधक की मंजूरी की आवश्यकता हो सकती है, क्योंकि प्रमुख शर्तें पहले से ही तय हो चुकी हैं।

 

​Q6: यदि कोई आपूर्तिकर्ता एक सेवा खरीद अनुबंध में सेवा स्तर समझौते (SLA) की शर्तों को पूरा नहीं करता है तो क्या होगा?​​

​A: SLA को स्पष्ट रूप से उपचारों को रेखांकित करना चाहिए। इसमें आम तौर पर वित्तीय दंड शामिल होते हैं, जिन्हें अक्सर "सेवा क्रेडिट" कहा जाता है, जो चालान से काट दिए जाते हैं। क्रोनिक अंडरपरफॉर्मेंस के लिए, अनुबंध में क्लॉज़ शामिल होना चाहिए जो कारण के लिए समाप्ति की अनुमति देते हैं, खरीदार को एक शिथिल संबंध में बंद होने से बचाते हैं।

 

​Q7: एक स्टार्टअप के लिए, किस खरीद प्रकार को पहले औपचारिक रूप दिया जाना चाहिए?​​

​A: पहले अप्रत्यक्ष खरीद पर ध्यान केंद्रित करें। प्रारंभिक चरण के स्टार्टअप सास उपकरण, विपणन एजेंसियों और उपकरणों पर अराजक खर्च का अनुभव करते हैं। सॉफ्टवेयर जैसे प्रमुख क्षेत्रों के लिए एक साधारण नीति और एक प्रबंधित बीपीओ को लागू करना बेकार खर्च को रोकता है और स्केलिंग असहनीय बनने से पहले वित्तीय नियंत्रण की संस्कृति स्थापित करता है।

 

​Q8: खरीद प्रकारों का चयन करने में स्थिरता/ईएसजी कारक कैसे करता है?​​

​A: यह एक रणनीतिक परत है। प्रत्यक्ष खरीद के लिए, इसका अर्थ है नैतिक सोर्सिंग और पर्यावरण प्रथाओं के लिए आपूर्तिकर्ताओं को वीटिंग। पूंजी खरीद के लिए, इसमें संपत्ति की ऊर्जा दक्षता और जीवनकाल का मूल्यांकन करना शामिल है। एक मजबूत ईएसजी नीति का मतलब थोड़ा अधिक महंगा आपूर्तिकर्ता चुनना हो सकता है जो कॉर्पोरेट मूल्यों के साथ संरेखित करता है, सभी क्रय निर्णयों को प्रभावित करता है।

 

​Q9: गैर-पीओ खरीद की क्या भूमिका है और यह कब स्वीकार्य है?​​

​A: एक गैर-पीओ खरीद, जैसे कि एक क्षुद्र नकद लेनदेन या कॉरपोरेट कार्ड एक पूर्व-जारी पीओ के बिना खर्च, एक आवश्यक बुराई है। यह केवल एक सख्त मौद्रिक सीमा (जैसे, $ 100 के तहत) के नीचे तुच्छ, तत्काल खर्चों के लिए स्वीकार्य है। हालांकि, ऑडिट ट्रेल्स को बनाए रखने और दुर्व्यवहार को रोकने के लिए इसे स्पष्ट रूप से विस्तार की रिपोर्टिंग और सामंजस्य की आवश्यकता होती है।

 

​Q10: आप लागत बचत से परे अपनी खरीद रणनीति की सफलता को कैसे मापते हैं?​​

​ए: प्रमुख मेट्रिक्स में आपूर्तिकर्ता प्रदर्शन (ऑन-टाइम डिलीवरी, गुणवत्ता दोष दर), प्रक्रिया दक्षता (आवश्यकता से आदेश तक चक्र का समय, प्रबंधन के तहत खर्च का प्रतिशत), और जोखिम शमन (एकमात्र-स्रोत आपूर्तिकर्ताओं की संख्या, अनुपालन ऑडिट परिणाम) शामिल हैं। सच्ची सफलता लागत, दक्षता और लचीलापन का एक संतुलन है।